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极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 风险和机遇
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在呈现所有论证所需要的内容后,我建议你用一页幻灯片讲述方案的风险和机遇。没有哪个方案不存在风险,同样,也没有哪个方案不包含机遇,你需要把这两方面的因素都阐述出来。你应当列出最重要的3~6个风险以及3~6个机遇——如果你说得太多,就会增加沟通对象理解的难度,而这部分只是顺带阐述的。在谈及风险时,你需要解释风险的源头,如果确实发生会带来什么样的影响,以及你计划如何避免或降低风险。在谈及机遇时,你应该定义机遇是什么,它有什么价值,以及你将如何抓住机遇。如果你不阐述风险和机遇,你的对手就会列举出你建议中的每项风险。当他们说出这些隐患时,其他利益相关人就会犹豫是否要批准你的方案。他们会认为你没有应对风险的计划,因此他们会延迟批准方案,直到你将这部分计划呈现给他们。相反,如果你客观且主动地指出建议中存在的问题,沟通对象会更满意你的方案。他们知道你已经提前进行了思考,一旦在建议实施的过程中发生了意外情况,你准备的应对方案将会起到作用。
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极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 计划
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在制定方案时,你应相信它会被批准。你需要让沟通对象知道你在批准之后会做什么,这并不意味着你需要做一张进度图来展示项目进度。你只需要列举出3~10个标志事件,并具体说明行动内容和计划时间。如果你没有完成某项任务必需的特定资源,你可以在此说明。这样,你的利益相关人会预期到在未来的这一环节,你会向他们寻求这项在方案通过时他们所承诺的资源。当你今后向他们寻求资源时,与没有预期相比,他们给你提供帮助的可能性会更高。
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极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 附录
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在证明或推翻假设的过程中,你会执行大量分析,如果完全将其摒弃则非常浪费。人们常常试着把所有分析都填到报告的主体部分之中,试着用大量数据去展示结论的严谨性以及他们工作的努力程度。然而事与愿违,过度的细节只会让沟通对象感到疑惑。你对这些分析非常感兴趣,但你的沟通对象却并不一定这么认为。这样的矛盾是可以解决的——将这些信息放入附录中。
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附录是你的备用资料库,它所储备的信息可以帮你应对在报告时遇到的细节问题。你不需要向你的沟通对象呈现附录部分的信息,只需在他们向你询问其中的内容时将其运用到讲解之中。有时人们会询问图表中基础材料的分析细节;有时你会被问到那些你没有考虑或已经推翻的假设;你还会遇到一些只是单纯出于好奇的提问,或是为了自己的利益而提出的问题。但无论提问是出于什么目的,附录中的信息都能回答出它们中的大部分。一旦你能将这些材料组织起来,你的报告就完整了。正如你在图13-1中所看到的,报告的页数并不是很多——在这个例子中,这份报告一共10页,而且包括了标题页!这10页展示了完整的内容,并包含了备用的分析资料。如果人们想了解有关方案的更多细节论据,你可以从附录中将其提取出来并分享给他们。现在,你已经安排好了所有的信息,可以前去分享方案了!
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极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 第十四章 分享信息:决定方案是否通过的最后一步
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展示方案是你的努力得到回报的时候,你需要在那些有决策权的利益相关人面前陈述充分的理由。无论是由指导委员来决定该项目的生死,还是由你的上司来批复你的重组提议,抑或是客户负责审核营销方案,你都必须以清晰且有说服力的方式分享想法。65%的人是视觉型学习者,接近30%的人是听觉型学习者——他们在聆听时能很好地接受你的信息。报告时,你展现的视觉元素和说出的句子,基本上符合大部分决策者接收信息的习惯。
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报告的基本原则之一是避免在决策者面前说“嗯”“啊”。而结构化思维过程提供的技巧能令方案更精确、易懂和有趣。最重要的是,这能让你以沟通对象为中心分享信息以及回答问题。
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极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 读懂沟通对象
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做方案的目的是满足沟通对象的需求,所以你应该把注意力集中在他们身上,留意他们的反应,而非全神贯注地盯着你的幻灯片。你要读懂他们的身体语言:如果他们有力地点头,你就不需要再解释细节,应该进入下一项内容,因为他们已经同意你的观点。如果他们盯着某一页幻灯片,你就应该花时间去了解他们的关注点,询问他们的想法。如果他们疑惑地看着幻灯片,你可以放慢讲解速度,询问他们是否有疑问。
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你越能在特定的时刻了解沟通对象的问题,就越能进行有效的沟通,并用自己的想法影响对方。我所认识的最好的演讲者很少看他们的幻灯片,相反,他们能很好地与沟通对象建立联系。他们的幻灯片可以将复杂的信息视觉化,或者让沟通对象关注到某一特定观点;他们更愿意和沟通对象讨论,而非单纯地解释幻灯片页面上的信息。
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我的一位客户的例子可以说明读懂沟通对象的重要性。有一次,她要给公司高管进行一次一对一的汇报,并且应该高管的要求,她在会面前的一周将报告发送给他。当她出现在高管的办公室门口时,她看到他读完了报告的最后一页并将报告合上。他拍了拍这份报告,然后示意她到会议桌前就座。我的客户清楚她的沟通对象已经读完了报告的所有内容,此刻,她有两个选择:把这份他刚刚读完的报告再阐述一遍,或者做一些其他相关的举措。她选择了后者。我的客户看着高管问道:“您对此有什么疑问吗?”
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她的利益相关人笑着说:“谢谢你注意到我已经读完了报告,没有让我再听一遍。大部分人会迫使我重读一遍内容,而你是少有的、会和我直接进行对话的人之一。是的,我有一些问题,我们来看第七页。”他们的会谈非常融洽,他高度赞扬了她的工作完整度。讨论进行得非常顺利,因为她非常聪明,注意到了沟通对象的举动并据此做出了回应。汇报方案时你可以以此为参考。
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