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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 提前分享信息
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报告应该在会前发出，如果可能，给沟通对象3天以上的时间用于阅读报告。如果他们可以在会前阅读材料，正式会议上你们就能开展一次双向的对话。在会前交付报告可以让他们充分准备问题。如果他们在会议中才第一次看到最终分析结果，那么他们对信息的接受程度会比较低，因此第一次听到汇报就通过方案的可能性也会很低。
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当他们有几天的时间用来思考方案，他们会在会议中做出一个更成熟的决定。在实际情况中，你甚至有可能完全取消会议。有一次，我在会议前一周发送了报告，所有的利益相关人都写邮件回复我，告诉我他们支持我的建议。当最后一位利益相关人通过邮件告知我他同意我的建议时，我便取消了这次会议，约定了一个时间用以讨论方案的执行事宜。
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如果你的建议没有被提前采纳，报告如期进行，那么你需要记住，报告不是为了炫耀幻灯片制作技巧，而是为了分享信息和令方案获得通过。不要让沟通对象只能呆板地审阅你做的每一张幻灯片。首先，削减幻灯片数量，只保留会议所需的关键内容。这样做的好处在于，你的沟通对象不需要重复阅读那些他们熟知的内容。你最终很可能会有几份不同版本的报告，它们是根据沟通对象的需要而为其量身定做的。如果你要将想法分享给供应团队，你需要将市场分析包括在内。当你将相同的方案向市场营销团队阐述时，你便不需要在主体部分中包括市场分析，而应该将其置于附录部分，因为你的沟通对象不仅对这部分分析非常熟悉，而且他们正是这份分析的创造者！报告的主体部分应该呈现的是沟通对象需要的信息，并让你的沟通对象可以通过这部分信息得出你的结论。
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在展示幻灯片和分析时，请不要对着沟通对象朗读。相信我，这样只会让他们的注意力集中在你的声音上。虽然报告者朗读幻灯片上的内容的原因是焦虑，而阅读可以减缓焦虑。但是相比于大声朗读，你更应该只讲出幻灯片中的要点，留一些时间让沟通对象自行阅读。在他们阅读时，你可能会因为暂时的安静而感到不安，但是我向你保证，沟通对象不会注意到四周的安静，因为他们正忙着阅读幻灯片。当他们结束阅读时会将注意力转向你，然后你就可以继续讲述了。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 答疑
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你的沟通对象一定会有疑问。你需要仔细聆听他们说什么，当你不确定他们的问题时，应该直接询问他们，直到确定了他们的问题。你可以换一种句式进行询问，以确定自己是否理解了内容。一旦你明确了问题所在，就可以直接解答。在回答时，你不应该涉及分析，也不应该过度分享细节。如果你的答案是3.25，那么就告诉他们3.25这个数字——不要解释你的计算方法，也不要提及得到3.25这个数字所使用的数据。因为这些都不是他们的问题，而且你的任务只是令对话聚焦在目标问题之上。当你回答了问题，你还应该确认自己是否满足了其需求。你可以这样问：“我是否回答了你的问题？”然后等待他们的回答。如果他们说“是的”，你就可以继续你的报告。如果他们给出了否定的回答，你则需要再次询问，以便得知答案中不清楚的部分，或者他们是否有补充问题。
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在答疑时，附录会成为得力的备用数据库，你可以用它来获得沟通对象的关注。但是，在你进行汇报时，不要翻到附录部分。你之前所做的一切努力，都是为了让报告变得简练。如果你递交的方案有完美、简洁的10页报告，外加40页附录，人们在你做自我介绍之前就会埋头研究每一页的内容。当你讲述方案时，可能会有人突然提出了一个位于第四十七页上的问题——一个关于市场份额预估的标准方差。你会为此感到灰心丧气。你已经失去了对报告的控制，而且你再也无法掌控这场会议了。相反，你应该只在自己的幻灯片中保留附录部分。如果有人向你提出一个问题，而解答它需要附录部分的信息，你可以直接跳到附录中的相关页面，回答问题后再回到报告的主体部分。如果你严格遵循结构化思维过程的步骤，你基本上不太需要太多的附录信息就可以顺利阐述方案，因为最为重要的信息已经在报告的主体部分中了。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 结案
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你做方案的首要目的就是得到批准。一旦你结束了演示并解答了每个人的疑问，你应该主动寻求方案的批准，让会议室中的决策者承诺可以将建议推动到下一步。如果你不主动，会议结束时人们会有不同的判断：有的人可能认为它被通过了，有的人则认为它尚未成熟。你可以在会后通过邮件向与会者再次概括会谈要点，并确认他们是否同意推进方案。一份清晰的获准文件可以避免很多可能存在的误解。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 后续步骤
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结构化思维过程是一种能够制定有说服力的建议的方法，它会令你的方案更容易被通过。经常使用它，能让你更好地掌握这一方法。我建议你选取一个你正在操作的、中等规模的项目，来使用该方法。最理想的情况是，你在截止日期前有2～4个月的时间可用于准备方案，这会让你更熟悉这一方法：一个中等规模的项目的优势在于其适中的复杂程度；2～4个月的时间期限则给你的失误提供了缓冲区，让你不必手忙脚乱地去弥补错误。
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将结构化思维应用于小型的沟通中，也会令你获得更多的锻炼。比如写邮件时，在明确核心建议之后，你可以决定邮件的结构应当是层形的还是列形的，以此让邮件的内容清晰有条理。你可以查看以前你所撰写的邮件，针对那些你没有收到积极响应的邮件，运用结构化思维重写一遍。你越经常使用该方法，也就越能轻松地把它运用于沟通中。
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你必须有节制、有条不紊地运用该方法！在搭建结构或撰写内容前，你必须抑制住探索数据的冲动。遵循步骤的次序并在过程中不断迭代也是必需的。刚开始使用此方法时，你可能会对此感到不适。但熟能生巧，你最终会适应这种方法，你会在不知不觉中用结构化的方式思考问题，而不是让细枝末节掩盖了思路。一旦你能灵活运用该方法，你会意识到自己能够以更快的速度提出建议，会议的频率会大幅度降低，无关的分析也相对减少，你也更擅长于让想法得到通过。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 后记
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在过去的12年中，指导他人运用结构化思维便是我的日常工作。我向数以千计的学员传授这一方法，这些学员来自全球各地，来自各行各业。我的传授方式是通过课堂教学、视频课程、个人指导或者通过这本书。我非常热衷于向他人展示如何高效、高通过率地做出方案，关于我的公司所能够提供的帮助，你可以访问www.elegantpitch.com/course/，该网页展示了更多细节。方法本身很简单，但是应用起来并不容易，它需要自制力、练习、指导和反馈。我期待着你能将结构化思维融入日常工作中，因为这一方法将为你节省大量的时间和精力。
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