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1701799092 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 [:1701797123]
1701799093 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 提前分享信息
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1701799095 报告应该在会前发出,如果可能,给沟通对象3天以上的时间用于阅读报告。如果他们可以在会前阅读材料,正式会议上你们就能开展一次双向的对话。在会前交付报告可以让他们充分准备问题。如果他们在会议中才第一次看到最终分析结果,那么他们对信息的接受程度会比较低,因此第一次听到汇报就通过方案的可能性也会很低。
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1701799097 当他们有几天的时间用来思考方案,他们会在会议中做出一个更成熟的决定。在实际情况中,你甚至有可能完全取消会议。有一次,我在会议前一周发送了报告,所有的利益相关人都写邮件回复我,告诉我他们支持我的建议。当最后一位利益相关人通过邮件告知我他同意我的建议时,我便取消了这次会议,约定了一个时间用以讨论方案的执行事宜。
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1701799099 如果你的建议没有被提前采纳,报告如期进行,那么你需要记住,报告不是为了炫耀幻灯片制作技巧,而是为了分享信息和令方案获得通过。不要让沟通对象只能呆板地审阅你做的每一张幻灯片。首先,削减幻灯片数量,只保留会议所需的关键内容。这样做的好处在于,你的沟通对象不需要重复阅读那些他们熟知的内容。你最终很可能会有几份不同版本的报告,它们是根据沟通对象的需要而为其量身定做的。如果你要将想法分享给供应团队,你需要将市场分析包括在内。当你将相同的方案向市场营销团队阐述时,你便不需要在主体部分中包括市场分析,而应该将其置于附录部分,因为你的沟通对象不仅对这部分分析非常熟悉,而且他们正是这份分析的创造者!报告的主体部分应该呈现的是沟通对象需要的信息,并让你的沟通对象可以通过这部分信息得出你的结论。
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1701799101 在展示幻灯片和分析时,请不要对着沟通对象朗读。相信我,这样只会让他们的注意力集中在你的声音上。虽然报告者朗读幻灯片上的内容的原因是焦虑,而阅读可以减缓焦虑。但是相比于大声朗读,你更应该只讲出幻灯片中的要点,留一些时间让沟通对象自行阅读。在他们阅读时,你可能会因为暂时的安静而感到不安,但是我向你保证,沟通对象不会注意到四周的安静,因为他们正忙着阅读幻灯片。当他们结束阅读时会将注意力转向你,然后你就可以继续讲述了。
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1701799107 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 答疑
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1701799109 你的沟通对象一定会有疑问。你需要仔细聆听他们说什么,当你不确定他们的问题时,应该直接询问他们,直到确定了他们的问题。你可以换一种句式进行询问,以确定自己是否理解了内容。一旦你明确了问题所在,就可以直接解答。在回答时,你不应该涉及分析,也不应该过度分享细节。如果你的答案是3.25,那么就告诉他们3.25这个数字——不要解释你的计算方法,也不要提及得到3.25这个数字所使用的数据。因为这些都不是他们的问题,而且你的任务只是令对话聚焦在目标问题之上。当你回答了问题,你还应该确认自己是否满足了其需求。你可以这样问:“我是否回答了你的问题?”然后等待他们的回答。如果他们说“是的”,你就可以继续你的报告。如果他们给出了否定的回答,你则需要再次询问,以便得知答案中不清楚的部分,或者他们是否有补充问题。
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1701799111 在答疑时,附录会成为得力的备用数据库,你可以用它来获得沟通对象的关注。但是,在你进行汇报时,不要翻到附录部分。你之前所做的一切努力,都是为了让报告变得简练。如果你递交的方案有完美、简洁的10页报告,外加40页附录,人们在你做自我介绍之前就会埋头研究每一页的内容。当你讲述方案时,可能会有人突然提出了一个位于第四十七页上的问题——一个关于市场份额预估的标准方差。你会为此感到灰心丧气。你已经失去了对报告的控制,而且你再也无法掌控这场会议了。相反,你应该只在自己的幻灯片中保留附录部分。如果有人向你提出一个问题,而解答它需要附录部分的信息,你可以直接跳到附录中的相关页面,回答问题后再回到报告的主体部分。如果你严格遵循结构化思维过程的步骤,你基本上不太需要太多的附录信息就可以顺利阐述方案,因为最为重要的信息已经在报告的主体部分中了。
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1701799117 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 结案
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1701799119 你做方案的首要目的就是得到批准。一旦你结束了演示并解答了每个人的疑问,你应该主动寻求方案的批准,让会议室中的决策者承诺可以将建议推动到下一步。如果你不主动,会议结束时人们会有不同的判断:有的人可能认为它被通过了,有的人则认为它尚未成熟。你可以在会后通过邮件向与会者再次概括会谈要点,并确认他们是否同意推进方案。一份清晰的获准文件可以避免很多可能存在的误解。
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1701799125 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 后续步骤
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1701799127 结构化思维过程是一种能够制定有说服力的建议的方法,它会令你的方案更容易被通过。经常使用它,能让你更好地掌握这一方法。我建议你选取一个你正在操作的、中等规模的项目,来使用该方法。最理想的情况是,你在截止日期前有2~4个月的时间可用于准备方案,这会让你更熟悉这一方法:一个中等规模的项目的优势在于其适中的复杂程度;2~4个月的时间期限则给你的失误提供了缓冲区,让你不必手忙脚乱地去弥补错误。
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1701799129 将结构化思维应用于小型的沟通中,也会令你获得更多的锻炼。比如写邮件时,在明确核心建议之后,你可以决定邮件的结构应当是层形的还是列形的,以此让邮件的内容清晰有条理。你可以查看以前你所撰写的邮件,针对那些你没有收到积极响应的邮件,运用结构化思维重写一遍。你越经常使用该方法,也就越能轻松地把它运用于沟通中。
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1701799131 你必须有节制、有条不紊地运用该方法!在搭建结构或撰写内容前,你必须抑制住探索数据的冲动。遵循步骤的次序并在过程中不断迭代也是必需的。刚开始使用此方法时,你可能会对此感到不适。但熟能生巧,你最终会适应这种方法,你会在不知不觉中用结构化的方式思考问题,而不是让细枝末节掩盖了思路。一旦你能灵活运用该方法,你会意识到自己能够以更快的速度提出建议,会议的频率会大幅度降低,无关的分析也相对减少,你也更擅长于让想法得到通过。
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1701799137 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 后记
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1701799139 在过去的12年中,指导他人运用结构化思维便是我的日常工作。我向数以千计的学员传授这一方法,这些学员来自全球各地,来自各行各业。我的传授方式是通过课堂教学、视频课程、个人指导或者通过这本书。我非常热衷于向他人展示如何高效、高通过率地做出方案,关于我的公司所能够提供的帮助,你可以访问www.elegantpitch.com/course/,该网页展示了更多细节。方法本身很简单,但是应用起来并不容易,它需要自制力、练习、指导和反馈。我期待着你能将结构化思维融入日常工作中,因为这一方法将为你节省大量的时间和精力。
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