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1702225806 但是,正因为没有明文规定,所以丰田员工的日常业务中才出现了几个“思维整理=总结小贴士”的做法。
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1702225808 接下来我将介绍我在丰田学到的三个小贴士。
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1702225810 第一个是“要将信息或资料整理成可以向别人解释说明的形式”。
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1702225812 “会工作”的人有一个共同点。
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1702225814 不管是计划书、报告书、会议记录,还是汇报的资料等,他们的目的都是向别人解释说明,而不是为了自己看。
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1702225816 这也可以使“整理信息=整理思维”变得更加轻松。
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1702225818 第一个告诉我“要将信息或资料整理成可以向别人解释说明的形式”的是我以前的一位上司。
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1702225820 不管什么时间、什么场合、什么主题,只要别人问他问题,他都能条理清晰地回答上来。
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1702225822 有一天,一个同事问他:“为什么所有问题你都能毫不犹豫地回答上来呢?”
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1702225824 上司告诉他:“我为了能随时跟我的上司解释说明,平时很注意听别人说话和读资料。”紧接着又说,“不管是否有紧急情况,我一直在这样做。”
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1702225826 听完之后,我恍然大悟。
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1702225828 因为当时的我觉得“总结”是为了自己而做。
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1702225830 但是上司告诉我,“总结”要做到“领导或其他人问你时,你能回答上来”。这时我才知道原来是“为了其他人进行总结=整理自我”。
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1702225832 并且之后我也知道了“以向别人解释说明为前提进行思维整理”,可以使整理信息和思维更加轻松。
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1702225834 举个例子,比如我们现在要写一个处理投诉的报告书。
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1702225836 有位顾客投诉我们公司的商品“不好用”,我们需要总结处理情况。
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1702225838 你是否觉得很难下手呢?
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1702225840 那么假设现在的前提是“让上司理解情况”。
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1702225842 为了满足这个前提,我们脑中就会浮现出几个疑问,比如上司想知道什么、为了让上司满意应该写到何种程度、以什么顺序书写,等等。
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1702225844 只要顺着这几个问题研究下去,报告就自然整理出来了。
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1702225846 比如,什么时候接到的投诉,什么产品,投诉内容是什么,又是如何解决的,对今后解决类似事件有什么帮助,等等。
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1702225848 甚至有的时候需要对前来“投诉的客户”进行解释说明。
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1702225850 如此一来,你就有很多可以写的内容。比如如何才能让客户满意以及今后的对策,等等。
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1702225852 总结来说就是,以“让别人理解”为前提,就能看见“总结”的方向,从而选择和筛选信息,进而再去“整理”。
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1702225854 如果你发现自己一旦改变视角就不知道如何思考,大脑中一片混乱,那很可能是因为自己大脑中的对象是你“自己”而不是“对方”。
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