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用绿色笔制作“Excel1”的框架。空格数为16或32，根据工作量自由调整。左上角的空格内填写日期和主题，主题为“今天要做的事？”。
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②填写“今天要做的事”
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用蓝色笔填写今天要做的事。想到什么就写什么，越详细越好。
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③给“重要的事情”（最多三个）画○
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花两分钟填完空格之后，接下来用红色笔给“最重要的三件事”画○。
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用“Excel1”给工作排序
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④给“紧急的事情”（最多三个）画△
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③完成之后，接下来给“紧急的事情”（最多三个）画△（可以是画过○的）。
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⑤给“可以交给其他人做的事情”画斜线
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前四步完成之后，接下来思考哪些事情可以交给别人做并画斜线，不限数量。
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“画○和△且没画斜线”的就是优先度最高的工作。优先度第二高的就是“画○或△且没画斜线”的工作。“画○或△且画了斜线”的就可以找其他人来做。
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本节是以“工作非常忙”的人为前提进行讲解的，这些人的特征就是喜欢“包揽”所有工作。画斜线的工作就尽可能地交给其他人办。
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顺便一提，上一本书中介绍的“给工作排序”的方法中，换成红色笔之后，要问自己以下三个问题：
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（1）最重要的事情是？
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（2）必须要解决的事情是？
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（3）不能不做的事情是？
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这次你要问自己以下三个问题：
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（1）最重要的事情是？
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（2）最紧急的事情是？
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（3）可以找其他人做的事情是？
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也就是说，（1）是重要程度，（2）是紧急程度，只有（3）不同。
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史蒂芬·柯维的《成功人士的7个习惯》一书中也提到了在考虑工作优先顺序时，重要程度和紧急程度的重要性。