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记录方法上，遵照3W原则进行。这三个因素，就是日程笔记本发挥作用的关键所在。
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开会时当场决定任务的日程安排
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在决定工作日程或者个人行程时，双方在同时打开日程笔记本的状态下进行确认是最快的方法。但是现在越来越多的人用电脑安排日程，在这种情况下，自然无法马上作出决定，只好说：“我回去查看一下日程表，然后再发邮件……”
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如果双方都要这样确认行程，实在是太没有效率了，我们应该尽量避免这种情况发生。
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在开会时，必须当场决定截止日期及下一次碰头的日期，以此为准绳。如果不能决定截止日期，就不能有效地推进工作。“随时都行”最后往往会变成“何时做完都没关系”。
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我的做法是，在双方面对面的状态下，辩开自己的日程笔记本给对方参考，将日程确定下来。
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让自己的日程安排被别人看到，开始时的确会有抵触。但是你摊开笔记本后，并不表示对方可以看到你所有的日程安排，而且如果你采用前面讲述的简略记号记录法，即使对方看到，也不一定看得懂。
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对方所能看到的仅仅是你一个月的日程表，而且记录的内容并不具体，对方未必看得懂。之所以要让对方看，是为了让对方知道你会严格遵守工作进度安排并在截止日期前完成。
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另外，把自己一个月的日程安排摊开给对方看，其他工作任务和日程安排也会让对方看到，这样他就会明白你的实际情况，不会提出不合理的要求，双方比较容易沟通。
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【三个笔记本配合使用来进行日程安排】
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对方一般都会尽量避开你已经安排好的日程，很少会有人故意打乱你的计划。就算两个任务在时间上有冲突而导致某项任务最后无法如期完成，只要对方了解你的情况，事前与对方沟通过，通常也能获得谅解。只要工作按照日程安排顺利进行，我自己也会觉得很有干劲儿。
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开会是面对面的交流，下一次开会前要准备什么，必须当面确定好。将彼此该做的事情确认好以后，作为任务，马上记录在记事笔记本上。
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之后查看记亊笔记本，整理工作任务时，将这些资料剪下贴在航母笔记本上，然后进入策划阶段。在把握策划整体进度时，按月进行日程安排，明确各项任务的截止日期，并将这些资料整理到航母笔记本上。
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对干紧急任务或重要的任务，可以制作日期便利贴，贴于航母笔记本页面的右侧，露出截止日期，让自己随时可以看到。
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日程笔记本、记事笔记本、航母笔记本，还有便利贴，就是这样分开使用的。
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通过电话决定日程安排
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现在用电话预约或决定行程的情况也不少，通常要用到记亊笔记本和日程笔记本。
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这么做是为了防止以后出现错误。通常直接打电话决定行程要比发电子邮件速度快得多，但打电话不好保留通话内容，所以必须防止日期等细节方面的内容出错。
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打电话联络时，要将决定下来的3W内容当场记录在日程笔记本上，而详细内容则记录在记亊笔记本上。
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此外，要将会议内容的重点逐条列出，大家达成共识。如果在会议之前还有可能出现需要完成的任务，就将记事笔记本上的任务移到航母笔记本上转化为策划案。
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此外，一旦电话里确认了会议时间，马上以电子邮件的方式把要点发给对方再次确认。因为只需要发送要点，所以不会花费很多时间。
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发送电子邮件既可以事先完成双方对内容的确认工作，又可以作为记录保存，还可以顺便将邮件内容打印出来贴到航母笔记本上。
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邮件内容不仅可以确认时间，还可以将记在笔记本上的任务与截止日期一并发送过去。如下例所示：
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