1702229620
通过电子邮件决定日程安排
1702229621
1702229622
如今通过电子邮件来确定日程安排的人越来越多。双方约定碰面常常如此，开会前通过电子邮件通知大家的情况越来越普遍。
1702229623
1702229624
由电子邮件通知的日程安排，一旦确定要马上写到日程笔记本上去。在读完邮件以后一定要马上做这件事，这是提高工作效率的重点所在。
1702229625
1702229626
仅记录重点即可，因为详细内容在邮件中已有保存。日程笔记本上，记录时间、事件、地点的信息就足够了。
1702229627
1702229628
1702229629
1702229630
1702229631
【加上标签转发至手机邮箱】
1702229632
1702229633
电子邮件的信息属于笔记本之外的信息，如果不记录在记亊本或日程表上，就可能忘记。而且，如果邮件中涉及工作任务，也要如前所述，用记事笔记本和航母笔记本记录下来。
1702229634
1702229635
此外，邮件发送的信息，多半有详细说明，这一点也可以灵活运用，既可以作为数据保存，也可以打印出来贴到航母笔记本上，用于日后检索回顾。
1702229636
1702229637
这种情况下，保持信息读取方便是很重要的丨
1702229638
1702229639
我会在别人发给我的电子邮件上加标签，然后转发到自己的手机邮箱里。加标签是活用电子邮件的重点。
1702229640
1702229641
现在的手机都有将邮件分类存储在特定文件夹里的功能，只要加上其他邮件没有的独特标签来发送，事后利用检索功能査找就会非常简单。
1702229642
1702229643
我个人的做法是，有关日程安排的工作邮件，我都会加上“美崎站”这个标签。
1702229644
1702229645
因为美崎站这个车站并不存在，所以跟其他杂七杂八的邮件混在一起的概率很小。只要在手机上设定好，以后就不用再费工夫，凡是跟日程安排有关的电子邮件，手机都会自动把含有“美崎站”这个标签的邮件分发到特定的文件夹里。经过数字化管理的信息，可以进行一键捜索，再也不需要在邮件堆里费力寻找了。如果时间充裕的话，还可以把转发的邮件标题设置为“日期+事件”，这样做在日后查找起来更为便利。
1702229646
1702229647
有时候我们需要在原先的邮件上添加内容。比如，别人发过来一封邀请聚餐的邮件，如果邮件中没有聚餐地点的地图或餐厅的电话号码、最近的车站信息等内容，就可以自己查找并添加上去，然后发送一封带有如“美崎站”之类的标签的邮件给自己。如此一来，以后可以通过手机检索功能找到这封邮件，不仅能看到邮件中的信息，连餐厅的电话号码和地图也能一并看到。
1702229648
1702229649
用日程笔记本管理日程的总原则不变，但对于别人发送过来的电子邮件也刻意去记一遍，实在是太麻烦了，只要把邮件保存在手机里，做到灵活使用即可。
1702229650
1702229651
即使记不住详细的约会内容，只要大脑中有印象，收到过电子邮件，约会已经安排好了，再看一下日程笔记本的记录，用记事笔记本确认一下约会事项，在约会当天打开手机特定的文件夹浏览一遍，这样就一淸二楚了。这是电子产品和纸质笔记本的完美结合。
1702229652
1702229653
如何管理好团队的日程安排?
1702229654
1702229655
很多公司为了轻松掌握同一策划团队或部门其他成员的动向，建立了资源共享平台（用同一个服务器管理团队资料以达到团队资源共享的目的），通过网络就能看到他人的日程安排，以便更好地掌握团队的工作进度。
1702229656
1702229657
这种情况下，自己的行程也被要求放在资源共享平台上，以便他人浏览。
1702229658
1702229659
做策划工作的成员之间是相互关联的。也就是说，整个工作团队就如同一支接力赛队伍，所以能够看到团队其他成员的工作计划可以让接力棒的交接更为顺畅。同样，为了让上级更容易掌握下属的工作计划，共享日程安排也是必要的。
1702229660
1702229661
此时，为了帮助自己把握好日程安排，建议使用纸张。为更好地管理资源共享平台上的日程安排，使用纸张也很重要。
1702229662
1702229663
之所以这么说，是因为通过资源共享平台确认日程是需要花费时间的。当然，无论采用哪种方法，都要花时间，但是总体比较来看，没有什么方法比纸张更快更简便了。没有用资源共享平台管理过日程安排的人不妨尝试一下，你会发现，速度远没有我们想象的那么快。
1702229664
1702229665
利用资源共享平台管理团队日程安排时，每天早上或晚上，把3个月左右的日程安排打印出来，会方便很多。把纸张夹在日程笔记本里，可以随时翻看。
1702229666
1702229667
如果能将每天的工作进度整理出来，并形成习惯，那么接下来的工作会很高效。
1702229668
1702229669
例如，每天下班离开公司前，将更新在纸张上的日程安排的内容输入电脑保存，这是每天的必修课。电脑内容更新后，就用碎纸机把纸张作废处理，然后把更新过的日程安排重新打印出来，夹在日程笔记本里，结束一天的工作。把这个过程形成习惯固定下来，是防止丢三落四的最佳方法。