1702229570
1702229571
让自己的日程安排被别人看到，开始时的确会有抵触。但是你摊开笔记本后，并不表示对方可以看到你所有的日程安排，而且如果你采用前面讲述的简略记号记录法，即使对方看到，也不一定看得懂。
1702229572
1702229573
对方所能看到的仅仅是你一个月的日程表，而且记录的内容并不具体，对方未必看得懂。之所以要让对方看，是为了让对方知道你会严格遵守工作进度安排并在截止日期前完成。
1702229574
1702229575
另外，把自己一个月的日程安排摊开给对方看，其他工作任务和日程安排也会让对方看到，这样他就会明白你的实际情况，不会提出不合理的要求，双方比较容易沟通。
1702229576
1702229577
1702229578
1702229579
1702229580
【三个笔记本配合使用来进行日程安排】
1702229581
1702229582
对方一般都会尽量避开你已经安排好的日程，很少会有人故意打乱你的计划。就算两个任务在时间上有冲突而导致某项任务最后无法如期完成，只要对方了解你的情况，事前与对方沟通过，通常也能获得谅解。只要工作按照日程安排顺利进行，我自己也会觉得很有干劲儿。
1702229583
1702229584
开会是面对面的交流，下一次开会前要准备什么，必须当面确定好。将彼此该做的事情确认好以后，作为任务，马上记录在记事笔记本上。
1702229585
1702229586
之后查看记亊笔记本，整理工作任务时，将这些资料剪下贴在航母笔记本上，然后进入策划阶段。在把握策划整体进度时，按月进行日程安排，明确各项任务的截止日期，并将这些资料整理到航母笔记本上。
1702229587
1702229588
对干紧急任务或重要的任务，可以制作日期便利贴，贴于航母笔记本页面的右侧，露出截止日期，让自己随时可以看到。
1702229589
1702229590
日程笔记本、记事笔记本、航母笔记本，还有便利贴，就是这样分开使用的。
1702229591
1702229592
通过电话决定日程安排
1702229593
1702229594
现在用电话预约或决定行程的情况也不少，通常要用到记亊笔记本和日程笔记本。
1702229595
1702229596
这么做是为了防止以后出现错误。通常直接打电话决定行程要比发电子邮件速度快得多，但打电话不好保留通话内容，所以必须防止日期等细节方面的内容出错。
1702229597
1702229598
打电话联络时，要将决定下来的3W内容当场记录在日程笔记本上，而详细内容则记录在记亊笔记本上。
1702229599
1702229600
此外，要将会议内容的重点逐条列出，大家达成共识。如果在会议之前还有可能出现需要完成的任务，就将记事笔记本上的任务移到航母笔记本上转化为策划案。
1702229601
1702229602
此外，一旦电话里确认了会议时间，马上以电子邮件的方式把要点发给对方再次确认。因为只需要发送要点，所以不会花费很多时间。
1702229603
1702229604
发送电子邮件既可以事先完成双方对内容的确认工作，又可以作为记录保存，还可以顺便将邮件内容打印出来贴到航母笔记本上。
1702229605
1702229606
邮件内容不仅可以确认时间，还可以将记在笔记本上的任务与截止日期一并发送过去。如下例所示：
1702229607
1702229608
有关刚才电话联络之事，为了谨慎起见，请确认以下要点。时间：2009年4月30日（周四）、9点开始地点：N公司涉及事项：
1702229609
1702229610
A任务的处理之事（截止日期6月6日）
1702229611
1702229612
与B公司协调一事
1702229613
1702229614
这个过程不要花费太多时间，否则就是本末倒置。因为打电话的速度比较快才选择通过电话商量这些事情的，只是事后为了防止遗漏或者出现错误才使用邮件方式再次确认的。打完电话立刻发邮件，记忆清晰，写起来也比较快。对方也只需要通过关键词就可以确认，可以节省不少时间。
1702229615
1702229616
另外，发邮件还有一个好处，就是万二对方在日程安排上有所变化或者要回绝时，你也可以通过这封邮件得到答复。通过邮件婉拒对方比在电话中直接拒绝对方更容易获得对方的谅解，避免尴尬。特别是初次见面的人，交换彼此的邮箱是有必要的。
1702229617
1702229618
电话之后发送电子邮件有积极的意义。这一点和开头所叙述的观点——摊开自己的日程笔记本让对方看，有异曲同工之妙。换句话说，通过打电话记录在日程笔记本上的日程安排只有自己能看到，而使用电子邮件这种方式交流，双方都可以看到，有利于达成共识。
1702229619