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一开始就设定好缓冲时间，之后只要在日程笔记本上用荧光笔把这个时间段圈出来就可以了。以后在打开日程笔记本安排工作计划时，基本上就不会把计划写到那个圈里去了。
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比如，有一次我们公司新产品的新闻发布会过后，电视和杂志又不断地要求作采访，事先谁也没有想到会有这种情况发生，但因为我早就安排了缓冲时间，因此得以利用那个时间段来接受采访。
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应对顾客投诉或工作上的问题也是如此，这些都是无法预料的。没有当然最好，一旦发生了，就必须积极应对。处理这些事情需要花费一定的时间，如果列为优先处理事项，就会影响一开始的工作安排。如果事先作了安排，就可以利用缓冲时间段来处理临时任务。
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刚开始你可能会对设置缓冲时间有所抵触，请你一定试试看。特别是对那些总是抱怨忙的人来说，这是一个非常有效的手段。缓冲时间的长短，可以根据个人情况而定，容易延误计划的人可以安排长一些的缓冲时间。
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我们的工作就是给目标对象提供价值，工作时间就是用来完成这个任务的。而这种任务常常在意想不到的情况下出现。要想在意想不到的情况下也能圆满完成工作，就必须事先设置缓冲时间。
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正因为对方对你有期待，所以才会突然找上门来。妥善地处理这些亊情，才能提高你的工作价值。所以，为了应对这种情况，一定要在一开始就预留出处理这些情况的时间。
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当你的日程表还处于白纸状态时，就在笔记本上画出缓冲时间，这是秘诀。只要预留出这个时间，之后就可以轻松自如地安排自己的时间了。
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列出任务清单,科学确定日程安排
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简单地说，我做笔记的方法就是把笔记做成一个任务集来管理，并明确记录每一项任务的设想和结果。.
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想要把一项任务当成一项作业来完成，就必须把它具体细分为能够操作的多项小任务，并确保每一项任务的完成时间。
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日程笔记本就是用来安排时间的。
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通常任务清单是列在记事笔记本或者航母笔记本上的，日程笔记本上只按照3W的模式记录计划。如此一来，很难确保完成任务的时间，而无法执行的任务就会在不知不觉中累积下来。如此累积，需要加班处理的亊情就会越来越多。
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为了顺利完成每一项工作，有必要把作业细化为多项小任务，因此记事笔记本上也要记上多项任务，而日程笔记本也要与之配合，留下任务记号。
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举个例子，如果决定某月某日要开策划会，针对此事，在记事笔记本上列出任务清单，如收集资料、构思会议内容、制作演示文件、预先演示、与上级确认内容等，把所有你想到的事项都列出来。
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然后是预估时间。要估算出花费在这一会议上的准备工作的累计时间。这一步骤的重点是要根据当前自己的实力来推测可能要花费的时间，处于设想阶段。
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如果你的推测是12个小时，那就采用4个小时x3格的区分方法，也就是说，按一天4个小时，这个策划案的准备工作需要花费3天时间来完成。
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然后准备3张可撕式贴纸。
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3张贴纸上都写上“策划会准备”。不需要写细化的任务，因为那些会写在记事笔记本上。日程笔记本上只要留下简要的关键信息，让你可以想起具体细节都写在了记事笔记本上就行。
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然后把贴纸贴到日程笔记本上，确保用来准备策划会的时间不被耽误。
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如此一来，就按照3天，每天4个小时进行工作量的分配。之后，只需要一边参照记事笔记本上列出的任务清单，一边认真完成每一项工作就可以了。
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如果这件事需要作为一个策划项目来做，就得把列出的任务清单撕下贴到航母笔记本上，然后以此为基础，再添加必要的信息。
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之前设想所定的时间是12小时，结果是提前完成了还是比计划晚了？如果晚了，是什么地方出了问题？这些都需要明确记录。为了和设想内容相区别，结果要改换字的颜色记录。如果事后想到其他任务等，也可以改换笔的种类不断添加。
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为准备策划会而安排了12个小时（3小时x3天），一旦遇到紧急事件，就得变动一下，如果事先想到这一点，在日程笔记本上做好方便变更的准备就更完美了。
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为了达到这个目的，我使用可撕式贴纸书写计划，一旦有约会或紧急事件，就把贴纸撕掉换新的日程安排。
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如果自己可以调整计划，自然可以调到其他时间去执行。如果事先安排了缓冲时间，就更没有问题了。之后只要按照计划执行，依然能够朝着最初计划的目标迈进。
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