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当你的日程表还处于白纸状态时，就在笔记本上画出缓冲时间，这是秘诀。只要预留出这个时间，之后就可以轻松自如地安排自己的时间了。
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列出任务清单,科学确定日程安排
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简单地说，我做笔记的方法就是把笔记做成一个任务集来管理，并明确记录每一项任务的设想和结果。.
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想要把一项任务当成一项作业来完成，就必须把它具体细分为能够操作的多项小任务，并确保每一项任务的完成时间。
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日程笔记本就是用来安排时间的。
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通常任务清单是列在记事笔记本或者航母笔记本上的，日程笔记本上只按照3W的模式记录计划。如此一来，很难确保完成任务的时间，而无法执行的任务就会在不知不觉中累积下来。如此累积，需要加班处理的亊情就会越来越多。
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为了顺利完成每一项工作，有必要把作业细化为多项小任务，因此记事笔记本上也要记上多项任务，而日程笔记本也要与之配合，留下任务记号。
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举个例子，如果决定某月某日要开策划会，针对此事，在记事笔记本上列出任务清单，如收集资料、构思会议内容、制作演示文件、预先演示、与上级确认内容等，把所有你想到的事项都列出来。
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然后是预估时间。要估算出花费在这一会议上的准备工作的累计时间。这一步骤的重点是要根据当前自己的实力来推测可能要花费的时间，处于设想阶段。
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如果你的推测是12个小时，那就采用4个小时x3格的区分方法，也就是说，按一天4个小时，这个策划案的准备工作需要花费3天时间来完成。
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然后准备3张可撕式贴纸。
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3张贴纸上都写上“策划会准备”。不需要写细化的任务，因为那些会写在记事笔记本上。日程笔记本上只要留下简要的关键信息，让你可以想起具体细节都写在了记事笔记本上就行。
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然后把贴纸贴到日程笔记本上，确保用来准备策划会的时间不被耽误。
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如此一来，就按照3天，每天4个小时进行工作量的分配。之后，只需要一边参照记事笔记本上列出的任务清单，一边认真完成每一项工作就可以了。
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如果这件事需要作为一个策划项目来做，就得把列出的任务清单撕下贴到航母笔记本上，然后以此为基础，再添加必要的信息。
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之前设想所定的时间是12小时，结果是提前完成了还是比计划晚了？如果晚了，是什么地方出了问题？这些都需要明确记录。为了和设想内容相区别，结果要改换字的颜色记录。如果事后想到其他任务等，也可以改换笔的种类不断添加。
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为准备策划会而安排了12个小时（3小时x3天），一旦遇到紧急事件，就得变动一下，如果事先想到这一点，在日程笔记本上做好方便变更的准备就更完美了。
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为了达到这个目的，我使用可撕式贴纸书写计划，一旦有约会或紧急事件，就把贴纸撕掉换新的日程安排。
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如果自己可以调整计划，自然可以调到其他时间去执行。如果事先安排了缓冲时间，就更没有问题了。之后只要按照计划执行，依然能够朝着最初计划的目标迈进。
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为完成任务确定的时间表，如果一开始就写进日程笔记本，一旦有变化，常常无法更改，最后不得不被时间追着跑。若采用可撕式贴纸，更改起来很
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方便，变更过的贴纸也一定要有贴的地方，这样可以确保任务完成的时间不被耽误。
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定期开展的活动，日程安排大有学问
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对于定期开展的活动，我也会使用前面提到的可撕式贴纸来安排日程。
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比如每周或每月开的例会就属于这类活动。但是，这些都是粗略的决定，时间上经常会随着该周或该月的情况变化多少有些变动。此时，可撕式贴纸就成了不可或缺的宝贝。
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对于要多次举办的有固定名称的活动，如每月实施，一年举办12次的会议，或一年举办6次的系列研讨会，或每月举办的学习研讨会等，都可以将活动名称写在可撕式贴纸上，制作独具特色的贴纸。
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