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如果你的推测是12个小时，那就采用4个小时x3格的区分方法，也就是说，按一天4个小时，这个策划案的准备工作需要花费3天时间来完成。
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然后准备3张可撕式贴纸。
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3张贴纸上都写上“策划会准备”。不需要写细化的任务，因为那些会写在记事笔记本上。日程笔记本上只要留下简要的关键信息，让你可以想起具体细节都写在了记事笔记本上就行。
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然后把贴纸贴到日程笔记本上，确保用来准备策划会的时间不被耽误。
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如此一来，就按照3天，每天4个小时进行工作量的分配。之后，只需要一边参照记事笔记本上列出的任务清单，一边认真完成每一项工作就可以了。
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如果这件事需要作为一个策划项目来做，就得把列出的任务清单撕下贴到航母笔记本上，然后以此为基础，再添加必要的信息。
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之前设想所定的时间是12小时，结果是提前完成了还是比计划晚了？如果晚了，是什么地方出了问题？这些都需要明确记录。为了和设想内容相区别，结果要改换字的颜色记录。如果事后想到其他任务等，也可以改换笔的种类不断添加。
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为准备策划会而安排了12个小时（3小时x3天），一旦遇到紧急事件，就得变动一下，如果事先想到这一点，在日程笔记本上做好方便变更的准备就更完美了。
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为了达到这个目的，我使用可撕式贴纸书写计划，一旦有约会或紧急事件，就把贴纸撕掉换新的日程安排。
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如果自己可以调整计划，自然可以调到其他时间去执行。如果事先安排了缓冲时间，就更没有问题了。之后只要按照计划执行，依然能够朝着最初计划的目标迈进。
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为完成任务确定的时间表，如果一开始就写进日程笔记本，一旦有变化，常常无法更改，最后不得不被时间追着跑。若采用可撕式贴纸，更改起来很
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方便，变更过的贴纸也一定要有贴的地方，这样可以确保任务完成的时间不被耽误。
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定期开展的活动，日程安排大有学问
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对于定期开展的活动，我也会使用前面提到的可撕式贴纸来安排日程。
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比如每周或每月开的例会就属于这类活动。但是，这些都是粗略的决定，时间上经常会随着该周或该月的情况变化多少有些变动。此时，可撕式贴纸就成了不可或缺的宝贝。
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对于要多次举办的有固定名称的活动，如每月实施，一年举办12次的会议，或一年举办6次的系列研讨会，或每月举办的学习研讨会等，都可以将活动名称写在可撕式贴纸上，制作独具特色的贴纸。
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如此一来，不但可以随时移动贴纸变换日期，就连写得一手烂字的我也能制作出精美的日程笔记本，更不会忘了定期活动的大小事宜。独具特色的贴纸的做法，我将在第六章详细介绍。
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这种贴纸具有可撕可贴的优点，所以大致的日程定下来以后，就可以先贴上作标记。就算活动之前日期有所变更，因为贴纸可以移动，所以并不会妨碍什么，可以轻松地拟定长期计划。
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另外，对于每月召开的例会，具体的日期也总要到开会前几天才能确定。有时候定下来的日期还会因为上级的安排而有所变化。
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对于迟迟无法确定日期的例会，可以把贴纸贴在月历型日程表的页面栏外。因为贴在栏外会觉得特别碍眼，让你觉得不将之具体化并归至某个时间栏就很别扭，总想赶紧决定个日期付诸行动。
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顺便说一句，我以前举办过一个叫“山手会”的读书会活动，就是每月一次在JR山手线的不同车站设定不同的主题供上班族学习的一个活动。即使没有确定主题，也必定会每月召开一次，所以我会将写有“上野”、“新桥”、“东京”等站名的贴纸贴在月历型日程表上的栏外，一旦决定下日程，就贴至相应的栏里。
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我们完成了在山手线29个车站附近举办读书会的活动，而贴纸在日程安排上帮了我大忙，功不可没。我模仿JR站名标志而设计的独具特色的日程贴纸，大大提高了我参加活动的积极性。
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在电脑上使用Outlook或者谷歌日历等工具，重复记录同样的活动或变更的日期都很容易完成。而在日程笔记本上，若能活用可撕式贴纸，也能和电脑一样，在笔记本上实施“拖放”的操作，轻松安排日程。笔记本是实物工具，但只要下工夫，也可以发挥和电子产品一样的功能。
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