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【确认函类邮件的管理方法】
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安排”缓冲时间”处理临时任务
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俗话说，计划常常赶不上变化。所以我们在作日程安排时，一开始就要考虑到变化因素，这才是聪明的做法。作日程安排时不可太过紧凑，而要留有余地，这一点很重要。
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日程安排上的“缓冲时间”，就是指事先安排一段可以做任何亊情的空白时间段。
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工作不可能百分之百地按照自己的预期进行。可能在意想不到的地方会耽搁很多时间，也可能有人临时请你帮他做一些工作，这些都是事先预料不到的。
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举个例子，大家现在是否有要请人帮忙的工作？我想肯定有。那么，现在请你站在你想求助的人的角度想一想，是不是完全无法预料到你何时会请他帮忙呢？
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另外，当工作量过大的时候，日程安排也会出现破绽，无法按预定计划进行，结果落得被工作追着跑的下场。我以前就是这样的。
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但现在的我却游刃有余。之所以有这种转变，是因为我事先在日程安排里设置了缓冲时间。如此一来，即使遇到突发状况，也能很好地应对。
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在日程安排里事先要设置多少缓冲时间，这个因人而异。可以将一天当中的最后一个小时当做缓冲时间，也可以是半天时间。总而言之，一开始就不要在这个时间段里作任何安排，设置一个空白的时间段出来，这一点很重要。
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我的做法是，把每周四一整天都设为缓冲时间，基本上这一天我不会安排任何工作上的洽谈。这样一来，一旦遇到突如其来、意想不到的工作任务，就可以在不影响预定计划的情况下轻松完成。
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一开始就设定好缓冲时间，之后只要在日程笔记本上用荧光笔把这个时间段圈出来就可以了。以后在打开日程笔记本安排工作计划时，基本上就不会把计划写到那个圈里去了。
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比如，有一次我们公司新产品的新闻发布会过后，电视和杂志又不断地要求作采访，事先谁也没有想到会有这种情况发生，但因为我早就安排了缓冲时间，因此得以利用那个时间段来接受采访。
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应对顾客投诉或工作上的问题也是如此，这些都是无法预料的。没有当然最好，一旦发生了，就必须积极应对。处理这些事情需要花费一定的时间，如果列为优先处理事项，就会影响一开始的工作安排。如果事先作了安排，就可以利用缓冲时间段来处理临时任务。
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刚开始你可能会对设置缓冲时间有所抵触，请你一定试试看。特别是对那些总是抱怨忙的人来说，这是一个非常有效的手段。缓冲时间的长短，可以根据个人情况而定，容易延误计划的人可以安排长一些的缓冲时间。
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我们的工作就是给目标对象提供价值，工作时间就是用来完成这个任务的。而这种任务常常在意想不到的情况下出现。要想在意想不到的情况下也能圆满完成工作，就必须事先设置缓冲时间。
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正因为对方对你有期待，所以才会突然找上门来。妥善地处理这些亊情，才能提高你的工作价值。所以，为了应对这种情况，一定要在一开始就预留出处理这些情况的时间。
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当你的日程表还处于白纸状态时，就在笔记本上画出缓冲时间，这是秘诀。只要预留出这个时间，之后就可以轻松自如地安排自己的时间了。
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列出任务清单,科学确定日程安排
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简单地说，我做笔记的方法就是把笔记做成一个任务集来管理，并明确记录每一项任务的设想和结果。.
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想要把一项任务当成一项作业来完成，就必须把它具体细分为能够操作的多项小任务，并确保每一项任务的完成时间。
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日程笔记本就是用来安排时间的。
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通常任务清单是列在记事笔记本或者航母笔记本上的，日程笔记本上只按照3W的模式记录计划。如此一来，很难确保完成任务的时间，而无法执行的任务就会在不知不觉中累积下来。如此累积，需要加班处理的亊情就会越来越多。
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为了顺利完成每一项工作，有必要把作业细化为多项小任务，因此记事笔记本上也要记上多项任务，而日程笔记本也要与之配合，留下任务记号。
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举个例子，如果决定某月某日要开策划会，针对此事，在记事笔记本上列出任务清单，如收集资料、构思会议内容、制作演示文件、预先演示、与上级确认内容等，把所有你想到的事项都列出来。
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然后是预估时间。要估算出花费在这一会议上的准备工作的累计时间。这一步骤的重点是要根据当前自己的实力来推测可能要花费的时间，处于设想阶段。
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