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培训师接着说：“大家有没有分析过，有效分派下属工作时遇到的困难，其原因究竟是什么？”
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大家纷纷发言，原因集中在如下几点。
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•下属主动意识差。
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•下属技能不够。
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•下属懒散。
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•公司氛围不好。
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培训师笑了笑，说：“你们提出的这些原因，居然没有一个是属于你们自己的，你们太‘优秀’了！”
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在座的学员一阵大笑。
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培训师接着说：“大家的笑声告诉我，导致有效分派下属工作时遇到问题，其实也有我们自己的原因，对吧？”
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学员们都点了点头。
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培训师继续说：“为什么大家没有发现和提出来呢？因为这是人性的弱点——很容易发现自己的优点，不容易发现自己的缺点；很容易发现别人的缺点，不容易发现别人的优点。”
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培训师说：“既然问题出现了，就一定有它的原因；既然有它的原因，就一定可以找到消除这些原因的方法和途径。只要我们把导致问题产生的这些原因消除了，情况自然就会得到改善。那么，接下来我们用半小时的时间，以小组为单位，大家先认真剖析导致工作分派结果不理想的原因，然后开发出有效分派工作的流程。注意，这个流程要能消除我们所发现的这些原因。”
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半小时之后，各小组都“高效”（这里说“高效”是指工作效率不错，能在规定的时间提交成果，但质量嘛——难说！）提交了自己的工作成果。
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培训师鼓励大家说：“各小组提交的成果都不错，接下来我们一起讨论讨论吧。”
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李元芳发现，培训师大都很会激励人，一般不会说学员差。
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李元芳虽然在如何有效分派下属的工作任务上有一些套路和经验，但毕竟不全面，这次他们小组开发出来的流程也没有得到大家的一致推举。
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在培训师和大家的共同努力下，最终开发出了一个不错的“工作任务分派流程”（如图10所示）。李元芳把自己小组开发的工作流程和最后成型的“工作任务分派流程”一对比，发现差距确实有点大，这让他再一次真切地体会到在团队中“集思广益”的重要作用和现实意义。
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图10 工作任务分派流程
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第一步 了解下属的性格和能力：清楚了解每一位下属的性格特点和所具备的能力，根据他们的性格特点和能力素质“因人派事”。
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第二步 与下属明确工作内容、意义、工作时限及合格标准：和下属详细沟通被分派的工作为什么要做、做什么、需要多长时间完成及做到什么程度才算完成。判断下属是否清楚这些信息的唯一标准是让他们复述，看他们所复述的意思与我们所表达的意思是否一致。
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第三步 明确下属的权利范围和责任：让下属明确，要他们完成这些工作时，他们可以动用的资源、权利及必须承担的责任是什么。
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第四步 确认下属具有完成工作所需要的能力：确认下属具有完成被分派的工作所需要的能力，如果能力不够，一定要及时给予培训和辅导。
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第五步 定期检查和监督下属的工作：通过检查、监督，了解工作进展和质量及存在的问题，以便有机会及时改进。
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