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组织在开始储存知识以备将来检索之前，必须甄别出重要信息和决定最佳的保留方法。组织通过反思、研究和试验赋予知识意义。知识储存需要利用相应的技术手段，如档案、数据库、人事管理流程、集体和个人回忆及共识。知识储存系统必须具备：
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·快速而准确发现和提交信息的结构。
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·根据学习需要按事实、政策和流程等编辑的目录。
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·按需要提供简明扼要信息的能力。
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·精确、及时和一致的内容。
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知识储存并不是新兴事物，这一概念诞生于20世纪80年代。一般人会认为，当知识被采集且编入目录后，管理者就能够从中取得他们所需要的特定信息，这听起来很不错，然而，现实情况是：信息数据库的规模和复杂性带来的高昂的维护成本并不是谁都能承受的，恐怕只有少数银行和航空公司才能够做到。
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在过去几年中，知识储存概念再度兴起并很快风行世界。为什么？答案不外乎竞争所迫、成本降低和计算机技术的进步，因而，基于计算机的在线综合性储存技术在全球方兴未艾，使得各种来源的专业知识、信息数据、实践经验得以收集、总结和综合。更加便宜的Unix系统正在取代昂贵的第一代数据库的专属性，ActiveX，GGI和JavaScript网络技术和GB Oracle数据库也已经崭露头角。
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伴随着知识储存系统的建立，组织知识得以保存并成为公司的财产。组织知识不会在晚上下班回家或随着员工离职而流失。遗憾的是，尽管知识（也称为智力资本）远不如实体资产重要，但如果不将其储存起来，知识将会到处撒落、难于发现和稍纵即逝。知识储存的重要性如此显而易见，但是，需要储存哪些知识呢？
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储存什么知识
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斯图尔特（Stewart，1997）建议储存六类知识：
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·公司黄页：员工、咨询师和顾问的才能，谁会说泰语，谁懂JavaScript，谁曾经和某位顾客一起工作过……
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·经验教训：包括成功、失误和失败的清单，为其他项目提供借鉴作用。
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·竞争对手和供应商资料：随时更新的公司介绍和消息，包括从商业和公众资源获取的信息、销售人员的电话、呼叫中心报告、参加专业研讨会的记录、专家电话簿和政策法规新闻等。
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·公司制度和政策：工作流程及流程图、计划、程序、原则和方针、标准、政策、绩效指标、股东和客户资料、产品和服务（包括特征、性能、定价、销售和售后维修）。
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·公司产品和流程：技术、发明、数据、出版物、战略和文化、结构和系统、有效的日常管理规定和程序。
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如何储存知识
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除非以对个人和组织有用的方式对知识进行编码和储存，否则知识只不过是一堆无用的数据。许多企业被绝望地淹没在海量的数据信息中，致使信息高速公路上狼藉不堪。毫无关联、扭曲的、碎片化和不准确的知识不能带来学习。要决定什么数据有用，企业必须以学习需求和组织运营为依据首先确定什么数据有价值，然后对有价值的数据编码归档。另外，组织还必须建立良好的标准来甄别新知识，制订规划来阐明知识和选择合适地点储存知识。
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储存组织知识的方法应能够帮助员工做到：
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·确定哪一位同事可能具备特定工作所需要的知识。
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·确定那位同事对所学到的经验教训感兴趣。
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·将所学到的经验教训注入公司“内存”中。
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美国信诺（Cigna）是一家领先的保险公司，该公司知道卓越来源于明智的选择。信诺公司意识到意义重大的隐性知识和专业技能遍布整个企业，但是，公司早期并不能够汲取到这些知识并将其传播。公司将建立和维护知识库的工作交给了“居家办公”（Home office）管理人员，知识库囊括了工作清单、常规惯例、风险管理纲要和专家名单等内容，这些知识安装在软件中，供核保人员在处理投保申请时使用。现在，如果位于加利福尼亚的一家养老院需要买保险，保单定制软件会告知代理人离养老院最近的地震断裂带的位置和来自公司专家对该断裂带可能形成威胁等级的预测。当信息到来时，管理人员会评估其真实可靠性后再录入数据库。
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知识储存的难点
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储存知识既涉及技术也事关人员，再一次说明这一点很重要。随着组织从物理和地理位置上日益分散，变得更加专业化和分权化，组织知识储存系统很可能变得支离破碎，作为整体的组织可能得不到由知识产生的利益。由于工作越来越依赖计算机，来源于不同专门领域的信息可以跨越职能鸿沟得到沟通和传播，网络信息传输技术必须得到充分利用，从而使碎片化的信息能够被重新解读和在公司内外交流。
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即使新技术能够储存和提供更多的信息，我们也必须思考数据泛滥或信息过载的潜在问题。组织储存信息的量不应该超过组织成员掌控信息的能力范围。
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