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虽然我不是职业作家，但一年大概还是可以写五本书。这就表示，扣掉上班的时间，我还是有很多空当可以利用。像是搭新干线出差的时间，虽然只有短短一两个小时，也能让我写好几页。另外，我还会用拜访客户和开会中间的一小时空当多写几页。
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但是，计划赶不上变化，这些零碎时间经常会被突发状况打扰，搅乱我默认的工作进度。所以，经常是一个字都没写。不只如此，工作空当的时间即使不做什么也很快就过了，因此，我总是觉得时间不够用。例如，本来想用下班的时间在电车上写个几页，却不小心睡着了，结果一个字都没写。不过，我要特别说明，我不觉得小睡片刻是浪费时间的事，因为短暂的休息的确能舒缓整天的工作压力。真正让我困扰的是，我不懂得如何控制时间，所以不但没有效率，还常常在不知不觉中把时间浪费掉。
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后来，我找到一个完美的方法。为了提升自己的效率，我会先把一周内必须完成的工作全部写在日程本上，这么一来，我就能一眼看出有哪些时间可以自由运用。当我养成把工作写在日程本上的习惯之后，我发现自然而然就找到自己的工作节奏，而且让我更有时间感，做事也更有效率。
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连小睡时间也要登记
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我在日程本上写的工作内容包括：约定好时间的会议、处理文件、申请费用等。我的做法是，只要会用到自己时间的工作，就要写在日程本上。
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另外，我会固定在每周一上午，大概用半小时安排好整个星期的工作。当然，把工作写在日程本上也是工作项目之一。通常，我会把一周的工作安排好之后再打开计算机，并且把刚刚写好的一周工作计划备份到计算机里，这么一来，即使随身的日程本不小心弄掉了，也不用花时间重写。
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而且，我做的一周工作计划内容非常仔细，不管是工作或娱乐的时间，我都会明确记录，甚至包括起床和睡觉的时间都会写在上面，例如上下班时间、洗澡、用餐、小睡片刻、阅读、睡觉和朋友聚餐等。把这些都写上去之后，如果还有剩余的时间，就能拿来写作或是做自己想做的事。当然，这些事也要写进计划表里。
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自从开始动手填写日程本后，我可以明确掌握工作和生活中大小事情的时间分配状态。当我能有效率地分配自己的时间之后，我才知道，能够让自己放松的时间其实少得可怜。正因如此，我更觉得应该要把握时间，提高自己的工作效率，这么一来，我才会有更多时间好好休息。
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建议各位不妨也试着写写看。当你能够完全掌握自己的时间，你就会发现，只要事先把自己的时间规划好，就能用自己的节奏工作，得到更多自由运用的空间，并且让工作更轻松、更愉快。
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我认为，能掌握自己的工作节奏，就是上班族把事情做出成绩的常识。
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用日程本安排一周工作计划
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有使用日程本习惯的人，经常只记载事前约定好的拜访行程和开会日期，很少有人会把交通时间和制作报告的时间也写上去。所以，很多人会产生还有很多时间的错觉。现在，请参考下面这两张图，重新安排你的一周工作计划。只要能够正确安排时间，你就能提升自己的工作效率，不浪费任何时间。
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做事的常识：事情一来，马上就知道怎么做 [:1702303713]
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做事的常识：事情一来，马上就知道怎么做 12 学画甘特图，进度不糊涂
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只要是从事系统开发，以及制造业的技术工作者，对甘特图应该非常熟悉。在甘特图上，横排写上日期，纵列记载工作项目，并用拉长的箭头表示工作开始和结束的时间，所以图表中经常会出现几十条平行的横向箭头。从甘特图上，我们只要先从横排中找到指定的日期，再从纵列找出该日的工作项目，就能清楚了解自己今天必须完成哪些事，或是知道其他工作的截止日期。
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过去，我还在人力资源咨询公司工作时，手上经常同时处理好几个案子，但通过甘特图管理进度，让我每天虽然非常忙碌，却非常有效率，并且都能按照进度准时把工作做完。其实，甘特图的好处就在于，比起用一堆文字叙述，甘特图更方便且容易理解。因此，我强烈推荐大家可以试着用甘特图管理工作进度。像我自己就在工作桌前挂一面白板，并利用甘特图记录各项工作进度。
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而且，我不只会在甘特图上写上日期、工作内容和画出箭头，还会在每个箭头下方标上更详细的进度范围，例如：第一章第一节、第一章第二节等，只要进度提前或延后，磁铁制成的箭头标志就会被我移动到另一个位置。这种做法的好处是，能减少工作目标与实际状况的落差，并能随时提醒自己小心不切实际的幻想。
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永远准备好：万一落后怎么办？
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当然，工作不一定可以每次都按照计划走。因此，过去我总是每天抱着一大本甘特图涂涂改改；现在，我改用白板和磁铁取代纸上作业，不但省去修改和打印的麻烦，而且只要轻巧地移动磁铁，就能修改进度。当然，也可以利用计算机管理工作进度。
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其实，只要适合自己，任何一种方式都是好的选择。只是，修改进度时必须特别注意的一个重点就是：保持平常心。把修改进度视为理所当然的工作，才能轻松面对，避免出现愤怒急躁，或悲伤消沉的情绪。除此之外，不管怎么调整工作进度，都应该竭尽全力专心把事情做好。
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话虽这么说，当工作进度无法按照计划完成时，最好先思考补救的方法。我的方法是，先跳过落后的部分，继续完成下一个进度。例如：第二章无法如期写完，那就略过第二章，直接写第三章，让工作随时按照进度走，才能确保继续往前迈进的动力。
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很多人喜欢把落后的进度延到隔天再做，一不小心就让自己的工作量像滚雪球一样越积越多，害得自己的工作效率越来越差，工作压力也越来越大。其实，只要每天都有进度，你也可以等所有工作都做完之后，再回过头把落后的进度补齐，这才是聪明又有效率的工作方式。
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