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做事的常识：事情一来，马上就知道怎么做 05 例行工作和杂事，想睡觉时再做
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前几天，我在研讨会上认识了一位很了不起的家庭主妇胁田弥辉女士。她不但要照顾两个小孩，还必须完成所有家事。在这种忙碌的情况下，她却能通过难度相当高的税理士资格考试（编按：相当于中国的注册税务师考试）。我向她请教关于准备考试的诀窍，她也很大方地和我分享，其中有一点让我非常有同感，就是：洗衣服和扫地等这些例行家务，等到想睡觉的时候再做就好。除此之外，她一定会利用早上的时间把进度看完，她说：“因为这个时间是头脑最清醒的时间，比较容易集中精神，全力以赴。”因为她每天坚持这个方法，最后用成绩证明了自己的实力。
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这位女士选择的做法和时间规划和我的主张非常接近。只要你能确实按部就班地执行进度，自然就能把黄金工作时间拿来做想做的事，帮助自己成功达成目标，改变自己的人生。
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习惯让你做事有如反射动作
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重要的工作，现在，它已经成为我的习惯。不过，这项工作曾被我列在不急却重要的工作清单里。说起这段过去，要追溯到2009年电子报创报的那一年，本来那时候发布专栏的次数为一个星期一篇，工作量几乎是现在的十分之一；后来我建议改为一天一次，其他人也没有任何意见，于是就这样决定了。我会提出这个建议的原因，是因为我认定这份工作是帮助我宣传自我品牌的重要方式。
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如果按照原来的时间来看，它也不算是急件，所以我把它分配在黄金工作时间内完成。不过，因为我已经养成写专栏的习惯，即使改变交稿时间，我也能轻松地准时截稿。就像是反射动作一样自然，不会造成自己额外的负担。
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但是，请记得，好习惯还是必须靠坚定的意志力才能坚持下去。
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当我利用黄金工作时间写谢卡的习惯维持了半年左右，我自信地以为自己能不用刻意安排，就能把这份工作做好。于是，我决定把写谢卡的时间改到傍晚去做。但是，当我改变工作时间后，我竟然像完全没发生过这回事一样，又回到之前重复拖延的状态。当我再次注意到这个问题时，才发现自己已经将近一个月没写谢卡了。
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我觉得继续这样下去不是办法，最后还是决定把写谢卡这项工作再度列入黄金工作时间内，希望把这份工作变成一种习惯，并确实执行。
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从这里你应该就能了解，无论工作时间分配得多仔细，都应该随时检验实践成果，并有弹性地分配时间，这才是真正有效率的规划方式。
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毕竟，一天中的黄金工作时间错过就没了。所以，你得经常思考怎么安排工作，才能让工作进行得更顺利。
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做事的常识：事情一来，马上就知道怎么做 06 不要停下来，每天都要有进度
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大约二十年前，我曾经在工作上捅了一个大漏子，那次的糗事，可作为本书宗旨的负面示范。
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有一天，主管对我说：“小仓，等你把资料做好，我们来开个会，还有，别忘了向我报告资料的准备进度。”我接到指示后，立刻精神饱满，大声回答：“好的，没问题！”到了下个星期，主管开始问我：“小仓，上星期要你交的资料现在做得如何？”我因为其他工作太忙，几乎忘了这件事。
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后来，主管又问了我好几次，我还是因为手上太多工作，没办法完成主管交代的工作。结果，主管已经没耐心再等了，因此决定直接召开下个阶段的会议。为了配合这次会议，我只好勉强挤出一些资料应付场面。后来，我足足花了三个星期才把主管要的资料做完，整个项目也因为我而无法顺利进行。
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从这里就能了解，先拿到资料再决定什么时候开会的做法，很容易让员工缺乏目标，能拖就拖，可以说是最没效率的做事方式。因此，不管做什么事，都应该先确定出明确的目标，然后为达成目标全力以赴，这样才能算是有效率的工作方法。
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一周至少开一次会
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过了几年后，我升为项目主管，也改变了团队的工作方式。我和部属每个星期至少开一次会，在会议中讨论，并直接决定一到两个月后所有项目计划的进度。至于开会要用的资料，我会要求部属无论如何都要赶在会议前完成。至此之后，为了每个星期的例行会议，大家都上紧发条，专心做事，无形中提高了团队的工作效率，也解决了进度一再拖延的问题。
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就像上面说的这个例子一样，在完成目标的过程中，必须经过多次确认和检讨的程序，也就是所谓的阶段目标，是项目管理的基本概念。另外，所有执行面的工作都必须配合阶段目标进行。绝不可能只用最终目标期限作为所有工作的完成期限。
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再举个例子，如果你手上接了一个开发新产品的案子，不可能只为了做出一份项目策划书和营运计划而设定目标期限。在达成项目目标前，你必须先分配执行细节，并针对每项工作明确规定完成期限，以便确认和检讨。这些工作项目像：决定产品概念、产品特色、听取业务简报、依业务意见更改产品规格、设定价格、文宣制作、决定业务计划等。等资料完成再讨论，通常已经错过达成目标的时机。但只要定下明确的阶段目标，部属不用别人盯，也能按部就班把工作做好。
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总之，为了达成工作目标自动自发地积极工作，不但能增加工作动力，也是实现坚持到底的最佳方法。
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先设定截止日期，工作不拖延
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“等资料交齐，再宣布下次的会议时间！”这句话不但没有目标，也容易让员工产生时间还很充裕的错觉。正确的做法是，先合理地设定收齐资料的截止日期，接着排定会议日程，确保每个阶段都有明确的目标，让所有人都能抓紧时间，并配合进度努力完成目标。
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