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做事的常识:事情一来,马上就知道怎么做 05 例行工作和杂事,想睡觉时再做
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前几天,我在研讨会上认识了一位很了不起的家庭主妇胁田弥辉女士。她不但要照顾两个小孩,还必须完成所有家事。在这种忙碌的情况下,她却能通过难度相当高的税理士资格考试(编按:相当于中国的注册税务师考试)。我向她请教关于准备考试的诀窍,她也很大方地和我分享,其中有一点让我非常有同感,就是:洗衣服和扫地等这些例行家务,等到想睡觉的时候再做就好。除此之外,她一定会利用早上的时间把进度看完,她说:“因为这个时间是头脑最清醒的时间,比较容易集中精神,全力以赴。”因为她每天坚持这个方法,最后用成绩证明了自己的实力。
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这位女士选择的做法和时间规划和我的主张非常接近。只要你能确实按部就班地执行进度,自然就能把黄金工作时间拿来做想做的事,帮助自己成功达成目标,改变自己的人生。
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习惯让你做事有如反射动作
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重要的工作,现在,它已经成为我的习惯。不过,这项工作曾被我列在不急却重要的工作清单里。说起这段过去,要追溯到2009年电子报创报的那一年,本来那时候发布专栏的次数为一个星期一篇,工作量几乎是现在的十分之一;后来我建议改为一天一次,其他人也没有任何意见,于是就这样决定了。我会提出这个建议的原因,是因为我认定这份工作是帮助我宣传自我品牌的重要方式。
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如果按照原来的时间来看,它也不算是急件,所以我把它分配在黄金工作时间内完成。不过,因为我已经养成写专栏的习惯,即使改变交稿时间,我也能轻松地准时截稿。就像是反射动作一样自然,不会造成自己额外的负担。
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但是,请记得,好习惯还是必须靠坚定的意志力才能坚持下去。
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当我利用黄金工作时间写谢卡的习惯维持了半年左右,我自信地以为自己能不用刻意安排,就能把这份工作做好。于是,我决定把写谢卡的时间改到傍晚去做。但是,当我改变工作时间后,我竟然像完全没发生过这回事一样,又回到之前重复拖延的状态。当我再次注意到这个问题时,才发现自己已经将近一个月没写谢卡了。
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我觉得继续这样下去不是办法,最后还是决定把写谢卡这项工作再度列入黄金工作时间内,希望把这份工作变成一种习惯,并确实执行。
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从这里你应该就能了解,无论工作时间分配得多仔细,都应该随时检验实践成果,并有弹性地分配时间,这才是真正有效率的规划方式。
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毕竟,一天中的黄金工作时间错过就没了。所以,你得经常思考怎么安排工作,才能让工作进行得更顺利。
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做事的常识:事情一来,马上就知道怎么做 06 不要停下来,每天都要有进度
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大约二十年前,我曾经在工作上捅了一个大漏子,那次的糗事,可作为本书宗旨的负面示范。
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有一天,主管对我说:“小仓,等你把资料做好,我们来开个会,还有,别忘了向我报告资料的准备进度。”我接到指示后,立刻精神饱满,大声回答:“好的,没问题!”到了下个星期,主管开始问我:“小仓,上星期要你交的资料现在做得如何?”我因为其他工作太忙,几乎忘了这件事。
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后来,主管又问了我好几次,我还是因为手上太多工作,没办法完成主管交代的工作。结果,主管已经没耐心再等了,因此决定直接召开下个阶段的会议。为了配合这次会议,我只好勉强挤出一些资料应付场面。后来,我足足花了三个星期才把主管要的资料做完,整个项目也因为我而无法顺利进行。
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从这里就能了解,先拿到资料再决定什么时候开会的做法,很容易让员工缺乏目标,能拖就拖,可以说是最没效率的做事方式。因此,不管做什么事,都应该先确定出明确的目标,然后为达成目标全力以赴,这样才能算是有效率的工作方法。
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一周至少开一次会
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过了几年后,我升为项目主管,也改变了团队的工作方式。我和部属每个星期至少开一次会,在会议中讨论,并直接决定一到两个月后所有项目计划的进度。至于开会要用的资料,我会要求部属无论如何都要赶在会议前完成。至此之后,为了每个星期的例行会议,大家都上紧发条,专心做事,无形中提高了团队的工作效率,也解决了进度一再拖延的问题。
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就像上面说的这个例子一样,在完成目标的过程中,必须经过多次确认和检讨的程序,也就是所谓的阶段目标,是项目管理的基本概念。另外,所有执行面的工作都必须配合阶段目标进行。绝不可能只用最终目标期限作为所有工作的完成期限。
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再举个例子,如果你手上接了一个开发新产品的案子,不可能只为了做出一份项目策划书和营运计划而设定目标期限。在达成项目目标前,你必须先分配执行细节,并针对每项工作明确规定完成期限,以便确认和检讨。这些工作项目像:决定产品概念、产品特色、听取业务简报、依业务意见更改产品规格、设定价格、文宣制作、决定业务计划等。等资料完成再讨论,通常已经错过达成目标的时机。但只要定下明确的阶段目标,部属不用别人盯,也能按部就班把工作做好。
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总之,为了达成工作目标自动自发地积极工作,不但能增加工作动力,也是实现坚持到底的最佳方法。
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先设定截止日期,工作不拖延
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“等资料交齐,再宣布下次的会议时间!”这句话不但没有目标,也容易让员工产生时间还很充裕的错觉。正确的做法是,先合理地设定收齐资料的截止日期,接着排定会议日程,确保每个阶段都有明确的目标,让所有人都能抓紧时间,并配合进度努力完成目标。
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