1702306726
一年前，当翠斯特·哈里斯在明尼苏达州明尼阿波利斯市海德沃特斯公平正义基金会开始执行董事的工作时，她问了自己同样的问题。在管理7名员工，并利用150万美元的预算解决贫困和支持各项正义事业的过程中，她一直想找到可以将重要但非核心竞争力的工作最小化的策略。她得出如下两个结论。
1702306727
1702306728
首先，她努力将危机扼杀在萌芽阶段。鉴于冗长的多人会议效率一般不高，哈里斯定期安排简短的一对一谈话，让员工直接向她汇报工作。这些谈话都有一个议程表。因为她的员工都知道谈话很经常，所以，“他们大多都能把重大的、急迫的问题留到谈话时再告诉我。”她说。这样做不需要很多时间的投入。每周7个员工各自两个15分钟的直接汇报总共需要210分钟，而这不到4小时的时间，却大大降低了员工打断她工作的次数。海德沃特斯还在努力将工作环境转变为只问结果的环境——一个几年前在百思买率先实行的工作模式，即不管员工何处、何时、用多长时间工作，只要完成工作就行。这样一个模式需要设定非常具体的工作目标、截止日期和责任分工，即使每个人就坐在自己的工作隔间里，此模式也需要一个实现有效管理的技巧。模糊的任务提交时间规定会导致时间的浪费，而且这之后还需要任务的再明确。
1702306729
1702306730
其次，将花在价值相对低的事务上的时间最小化。为实现这一点，你的周工作时间应该有一个上限目标。翠斯特· 哈里斯设定的是40小时。帕洛平托综合医院CEO哈里斯·布鲁克斯的目标是每天下午5点下班，和卡罗·法斯宾德–奥斯一样。东西融合发展基金会的领导约翰·安纳，每天都力争5点30分下班。不管你的工作级别是什么，每周30~50小时（最多60小时）的工作时间最为合理。
1702306731
1702306732
接下来，限定你的工作时间后，承诺把这段时间中的大部分投入具有更高价值的工作。翠斯特·哈里斯将周一、周三和周五上午的绝大部分时间划为策略思考时间。在这段时间之前，她会选好自己要思考的问题，并且汇集她所有的调查研究资料。在这几个小时内，她会关上办公室的门，不查邮件，仔细考虑集资的策略，10年内慈善事业的趋势，海德沃特斯应该进入、退出哪些领域。如果你需要和同事分享各自的电子日程表，以便在大家都空闲的时间里安排会议，那么你应该在日程表上将具有更高价值工作的时间标为“没时间”。如果这段时间内真有什么重要的事，别人会来找你。但一般情况下都没有。
1702306733
1702306734
你可以安排特定的时间段来解决工作中的琐事。哈里斯经常在下午2∶30~3∶30处理邮件。其他时间她也会查看是否有紧急邮件，但都会等到在这段时间回复。前段时间一个正在静修的女人告诉我，她周五上午答复那些友善但不紧要的电话。当有人找她时，她会重复助理的话说：“我们一定会解决这个问题，周五怎么样？”她助理说这话，就暗示这件事不是急事，而后她就可以把这些电话事务一个个摞起来，留到周五上午再处理。
1702306735
1702306736
还有很多其他方式能使不具有核心竞争力的工作最小化。除非必须，否则尽量不出差。我相信你是个有趣的人，但你的客户很可能没有你想象中那么想见你，特别是让他们担负你的行程费用时。有人甚至还会担心，你在去他们总部的飞机上看的是电影而不是他们给你的项目计划。可以尝试一下电话会议软件。使用过最高端版本电话会议软件的人说，它让人感觉对方就坐在对面。有机会就在家工作，并且抑制自己仅仅因为有老板出席或提供甜甜圈就想去参加那些次要会议的欲望。实际上，可以学习约翰·安纳与东西融合发展基金会的做法，努力创建一种公司文化，使每个会议都有重点，有议程，有极其严格的时间控制制度，有明显的成果，而且涉及的人员越少越好。改改你的思维模式吧。你被请去开会，不是因为你有多么重要——而是人们觉得你没有更好的事情去做！
1702306737
1702306738
综上所述，如果你达到了良好的平衡状态，就不会在真正重要的事情上投入不足。有些时候，为了追求较高的目标，我甚至没有投入足够的时间在阅读中寻找启发我的观点，也没有努力寻找更新更大的市场。我跳过那些行业内部的大型活动，因为在类似于鸡尾酒会的场合我总是很害羞，而且我认为研讨会所占用的时间与它们提供的信息量成正比的几率只有5%。对于一些我很久没说过话的作家和编辑，我总是推迟给他们写“最近怎么样” 之类的寒暄邮件。之后我会安排两个小时来专门做这些事情，或者请人吃午饭，并且通过吃饭，找到之前没有预料到的很棒的新计划或者其他努力方向。所以我一直想聪明地应对这方面，有选择地参加几个最有前途的活动，为自己设立类似于结识5个陌生人（第五章会详细介绍）的目标。
1702306739
1702306740
同样，哈里斯也在为一些不是非常有效率但是却很重要的事情寻找时间。她的长期目标是增强慈善领域从业人员的多样性，因此她会花时间为年轻女性和非白种人群体作顾问，帮助他们在各种基金会找到工作。尽管如此，由于她发现在咨询访谈的过程中自己总是在重复回答同样的问题，所以她设计了人们可以事先阅览的列有各种资源的手册，还要求她的咨询对象在咨询前将问题及参加访谈的人员列表先发给她，以便在正式访谈过程中介绍他们。这个方法可以使她在访谈时专注于增加其价值，而且大大降低了她不断重复同一个问题的次数，例如应聘基金会对简历的要求。
1702306741
1702306742
把工作外包。如果你有一个负责任的助理，或者和他人共有一个助理的话，这非常好。可以找一个不仅有管理能力，且解决问题的能力也很强，以及将推进你的工作看成使命的助理。
1702306743
1702306744
然而，在当今这个讲究高效率、高科技的经济环境中，想找到这样的助理更难。哈里斯曾有一位女助理。后来这个助理移居印度，所以哈里斯决定把省下来的资金用在事业规划上面，而不是再找一位助理。当人们都习惯留存语音信息，找人帮你接电话也就没那么重要了。我们现在都自己用电脑打出邮件。不管怎么说，事实上，把工作外包出去并不是消灭一切你不想做的工作。如果这项任务真的十分耗时且无聊的话，也许根本就没必要完成它，也许这个过程可以自动完成。例如，以前助理的一个繁重的任务就是四处打电话，赶在最后一分钟订到饭店的餐位，而现在如果你在OpenTable.com订餐的话，只需要将时间和宴会的人数输进去，就可以看见哪个饭店有空位。
1702306745
1702306746
聪明的外包意味着时刻牢记哈里斯所说的话：“一些事情我可以做，但并不是我应该做。把时间投入在能使事业发展的地方才是重要的。”如果经营一个致力于实现公平正义的基金会，你会很快发现不公平随处可见，相对简单的解决办法也手到擒来，但这样做可能会导致“一千个其他机会的丧失”。你不能解决所有的事情。这不仅是要给个人生活留下时间的问题，而且你应该意识到，如果自己忙于其他事情的话，最重要的活动就没有充足的精力投入。
1702306747
1702306748
想要最大化地利用你的168小时，你需要拥有一个专注于各自核心竞争力的工作团队和一个家庭团队。只有这样，你才可以专注于自己的核心竞争力。工作方面，某些人可能为了整个团队工作，有些人可能不是。哈里斯将实现基金会从业人员多样化作为自己使命的一部分，于是她建了一个与海德沃特斯分离的博客，名叫“慈善新声音”。她以个人的名义在外包服务站点eLance雇人来设计她的网页。之后她雇用了一个虚拟助理来为她做职位调查。这种外包在节省时间的同时，还能扩大人际网。她自认为不擅长在会议上或在同行中发言，在被邀请参加这些活动时，她有时还会在基金会宣传之时增加慈善业的机会。“工作上我有一个非常宽广的人际网。”她说。为这些人提供机会，不仅为海德沃特斯带来声誉，也提高了她个人的名望。
1702306749
1702306750
显然，她也会把工作外包给自己的员工。这样做也是为了提高员工的技能和专长。因为她是基金会的首脑，数不清的基金会外部会议和社区活动邀请她参加，而这些活动也能带来不少好项目。但有些活动的主题更多地和其他人的业务有关，同时她又想让员工对工作充分地负起责任来。于是她把“除了我有没有更合适的人选”的想法单独传达给一个员工，试图抗拒与会的大人物对她的诱惑，或者，抗拒可以胜任此任务所带来的快感的诱惑。经济领域的相对优势表明，即使交易一方在任何方面都比另一方更优秀，但由于时间和资源的有限性，有时两者必须要进行分工。
1702306751
1702306752
有趣的是，她一直在家与两个孩子一起温习功课。我们谈话的那天，她开车送10岁的女儿去上学。上路很久，孩子才发现自己忘带作业了。要是过去，哈里斯很可能掉头回去再花上45分钟为孩子拿作业。“我不想看到孩子失望。”她说，但是她觉得这是很好的机会，让孩子学会对自己的事情负责，而不是总依靠妈妈。哈里斯和女儿讨论了怎样去和老师解释，并且最终找到一个解决途径。这一提建议的过程运用了她作为母亲的核心竞争力，而不是像玩扔飞碟这样的低价值技巧。
1702306753
1702306754
通过增强职业技能来提升效率
1702306755
1702306756
尽管通过严格管理日程表、清除非核心竞争力的事务能为你节省大量时间，但从长远来讲，争取更多时间的办法其实是增强你的职业技能。
1702306757
1702306758
我不喜欢用“多年的经验”这个说法来为人们做补充，因为很多人在底层劳累了好几年，最后也没什么提高。然而不管怎么说，通过时间的打磨，你确实可以提升自己的工作技能。有时候，尽管意识不到，你在一些小事情上所取得的成绩能够对工作效率产生巨大的影响。技艺熟练的厨师总是能将煎蛋以完美的弧线抛向空中，而不落到地上。我第一次作为职业作家写作时，我的任务是写一则1 000字的故事。我打了个草稿，点了下“字数统计”，发现一共写了1 600字——而想削减字数只能改变故事主题。8年后，我再也没遇到过这种情况。如果要写一篇1 000字的文章，我的初稿字数会在900到1 100字之间。我并没有一边写一边数，而是靠感觉。我知道当我按部就班地写作时，某个主题能写多长，以及需要做多少调查。
1702306759
1702306760
每个人的天赋不同，而你选择的工作应该与你最擅长的事情相契合。而最擅长并不是说你就不能再有提高。杰夫·科尔文在他的《哪来的天才》中明确提出，想要提高职业技能的唯一办法是通过集中的“刻意练习”。
1702306761
1702306762
科尔文说，深入探索你的技能，并且辩证地研究他人的例子来进行学习，才能达到“刻意练习”的效果。不仅自己要分析，别人也要分析你完成的工作，专注于你的弱点，之后作出努力改善工作。不管做什么，你都要付出大量的努力。如果你想个人生活不受影响，那么工作时间的安排就要以提高职业技能作为重点。此外，要把每一项任务都看作获得自身提升的机会。
1702306763
1702306764
过去的一年间，在写这本书的过程中，我努力把上述经验运用到我的工作当中。现在，我每月计划看一本小说和多篇长篇写实文学，以此来研究写作。看到文学界的伟大作家也不总是写得很好，对我是个安慰；我明白了重要的不是完美无缺，而是用说服力弥补缺点。我已经雇用了辅导老师来分析我的写作。我自己也会分析。我用“实际上”这个词次数太多了吗？我学会了再看一遍自己的稿子，并且换掉一半的“实际上”。除了工作， 我计划再拿出相当于工作一半以上的时间来写作。如果没有写作任务，我会写博客、写日记，或者为我的下本小说描写场景。比起查看Facebook或者写主题我根本不关注的小短文，上述所有的方面都是对时间的更好利用。
1702306765
1702306766
专心提高水平的同时，记录下你获得提高的标志。也许你的建议更多被采纳了，腾出空来让你放松一下，或者放长线钓大鱼。客户主动和你联系了，备课、准备菜单或设计园林比原来花的时间少了，你变得越来越走运，而好运气都是你自己创造的。当这些事情频繁地发生时，对于其他人和事的打扰，你就有能力说不了。而无论什么时候，情况都这么好时——也就是说你的工作已相当顺畅，你就可以进入事业的下个阶段。
1702306767
1702306768
管理你的日程表
1702306769
1702306770
“我的100个梦想”列表当中包括了在个人喜好、职业生涯等方面你对生活的期待。本章的主题是怎样运用168小时的工作时间实现你的事业目标。有的大目标可能需要几十年去完成，但即使是这样的目标，也可以分解成多个小单位——1小时的目标去完成。提问自己如下几个问题：
1702306771
1702306772
• 明年我对事业的目标是什么？即我在年终回顾中可以说什么，或者在写给圣诞老人的信中对明年有什么期待？
1702306773
1702306774
• 这些目标需要采取怎样可行的步骤？这些步骤会花费多少时间？
1702306775
[
上一页 ]
[ :1.702306726e+09 ]
[
下一页 ]