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• 外包给其他人
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下面我们逐一看看。
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忽略不计。在工作日程表上，有的时间你本来可以投入具有核心竞争力的事务上，但却被一些计划和责任左右，这时你应该果断清理掉。你也可以在最初就不参与到这些计划中。
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这个战略可以让你节省出不可预估的时间量。但无论你是为自己还是为别人工作，这一战略同样会让人感到提心吊胆。在一个我经常光顾的自由写作网站上，每隔几周就会有人记述他/她是如何拒绝一项任务的。他们的薪水可能会变少，状况可能很糟糕，但毫无疑问，发帖者希望得到大家的精神支持。“我做得对吗？”你担心会把一切搞砸，担心没人会再雇你，担心你的收入会一落千丈。
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这些担忧也会有解决的办法。几年前，我决心要把我大多数时间用于写书和写“严肃”的长文章。当时我刚组建家庭，对于时间安排，我知道我必须要有自己的策略。
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然而，我月收入过半都来自于为《读者文摘》的休闲娱乐专栏“美国见闻”写不署名的小故事。任何以平衡工作和家庭为主题的书都会告诉你，这对于一个刚当妈妈的人来说是一份完美的工作。它每周花费我20小时，我可以在家工作，而且薪水达到了大多数人心目中全职工作的标准。但是每月构思、调查并写出7~8篇极其短的文章也需耗费很多脑力。当我努力安排围绕8个不同话题的20~30个采访后，再试图构思吸引人的短小文章时，我感到有点力不从心了。所以，最终我十分感谢《读者文摘》给我这个机会，让我写了两年栏目，但我不会停滞于此。
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没错，第二年我的收入少了一半。不过，我写的书和长篇署名文章及时让我的薪水恢复到了原来的水平。而《读者文摘》在2009年申请了破产保护——他们把减少签约作家的支出作为保证预算限额最容易的方法——所以当我可以选择退出的时候，忍痛结束合同的做法看来是明智的。
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虽然我是为自己工作，但即使是为别人打工，放弃某些计划或者拒绝任务也是有必要的。做任何一份工作都需要不断思量。如果在思量时，你能从一个好的角度出发，那么你就可以在这份工作上做得很好。理想情况下，找到好的角度需要很强的职业技能和能力。接下来你要做的就是说服你的上司或团队理智地看待此问题，要不然就直接按自己的意愿做，如果结果要比他们计划的好，就没必要向别人道歉。如果一些任务你做得得心应手，那么把你的大多数时间花在那上面，自然要比让你干那些没有多大帮助的事情强。毕竟这对大家都好，还能提升团队的整体实力。为什么不向别人提议，或者选择试一试呢？
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假如你现在的职位不理想，那么你就需要拥有一个有实力的地位，如果最终你没有得到这个地位，你应该选择辞掉这份工作。或许你有另外一份聘请书，或许你得动用自己的应急资金。当然我希望这不会发生，但我认为不急切需要工作时，人们的表现要更好。因为你更乐于冒险，更乐于付出最大努力进行尝试。如果是在一个公司整个部门人员都随时有可能被解雇的境况下，你一个劲儿地奉承老板，这么做不仅有伤你的自尊，而且一点好处都没有。
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怎样才能拥有让自己自信的职位呢？本书不是一本教你理财的书，但有两个方法可以解决这个问题。
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第一，如果可能的话，不要让养活全家的重担都压在你一个人身上。尽管双收入家庭有其弊端，但它的成员会比唯一养家糊口的人有更多的灵活性。当你是家里唯一收入来源的时候，你就很难为专注于具有核心竞争力的事务而放弃一些工作，或在事业上作出大的冒险。有些配偶会支持你这样做，但有的可能会反对你。
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第二，如果你真的想要减少自己对当前工作的依附性，可以存一部分可以支撑8~12个月花销的应急存款。你可以在收入范围内达成这一目标。但如果你的基本收入只能满足你当前的生活，你就需要做兼职或通过省钱来进行存储。这不是很容易，但和其他的事情一样，完全靠自律。对于我来说，靠的是我对破产的强烈恐惧，年轻时就开始这个计划最合适。不管怎么说，以后你就不会太担心生计问题。当我23岁来到纽约开始自由作家的职业时，我的生活很简朴，一分一毫我都会存储下来，这样到结婚前，我的应急存款一度已经可以支付两年的房租、保险、食品和其他费用。虽然在其他方面我很傻（比如把钱存在没有利息的活期账户里）。这样做可以赋予你在任何协商中说“不”的机会。
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最小化。你总是不能摆脱某些事情。有时候，这是因为完成它们才能发挥你真正的核心竞争力，而有时候是因为你的确应该做这些事。它们可能不是最纯粹的核心竞争力，但它们同样有价值，所以你想在这些事情上投入一定时间。如何确定它们不会占用你过多的工作时间呢？
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一年前，当翠斯特·哈里斯在明尼苏达州明尼阿波利斯市海德沃特斯公平正义基金会开始执行董事的工作时，她问了自己同样的问题。在管理7名员工，并利用150万美元的预算解决贫困和支持各项正义事业的过程中，她一直想找到可以将重要但非核心竞争力的工作最小化的策略。她得出如下两个结论。
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首先，她努力将危机扼杀在萌芽阶段。鉴于冗长的多人会议效率一般不高，哈里斯定期安排简短的一对一谈话，让员工直接向她汇报工作。这些谈话都有一个议程表。因为她的员工都知道谈话很经常，所以，“他们大多都能把重大的、急迫的问题留到谈话时再告诉我。”她说。这样做不需要很多时间的投入。每周7个员工各自两个15分钟的直接汇报总共需要210分钟，而这不到4小时的时间，却大大降低了员工打断她工作的次数。海德沃特斯还在努力将工作环境转变为只问结果的环境——一个几年前在百思买率先实行的工作模式，即不管员工何处、何时、用多长时间工作，只要完成工作就行。这样一个模式需要设定非常具体的工作目标、截止日期和责任分工，即使每个人就坐在自己的工作隔间里，此模式也需要一个实现有效管理的技巧。模糊的任务提交时间规定会导致时间的浪费，而且这之后还需要任务的再明确。
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其次，将花在价值相对低的事务上的时间最小化。为实现这一点，你的周工作时间应该有一个上限目标。翠斯特· 哈里斯设定的是40小时。帕洛平托综合医院CEO哈里斯·布鲁克斯的目标是每天下午5点下班，和卡罗·法斯宾德–奥斯一样。东西融合发展基金会的领导约翰·安纳，每天都力争5点30分下班。不管你的工作级别是什么，每周30~50小时（最多60小时）的工作时间最为合理。
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接下来，限定你的工作时间后，承诺把这段时间中的大部分投入具有更高价值的工作。翠斯特·哈里斯将周一、周三和周五上午的绝大部分时间划为策略思考时间。在这段时间之前，她会选好自己要思考的问题，并且汇集她所有的调查研究资料。在这几个小时内，她会关上办公室的门，不查邮件，仔细考虑集资的策略，10年内慈善事业的趋势，海德沃特斯应该进入、退出哪些领域。如果你需要和同事分享各自的电子日程表，以便在大家都空闲的时间里安排会议，那么你应该在日程表上将具有更高价值工作的时间标为“没时间”。如果这段时间内真有什么重要的事，别人会来找你。但一般情况下都没有。
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你可以安排特定的时间段来解决工作中的琐事。哈里斯经常在下午2∶30~3∶30处理邮件。其他时间她也会查看是否有紧急邮件，但都会等到在这段时间回复。前段时间一个正在静修的女人告诉我，她周五上午答复那些友善但不紧要的电话。当有人找她时，她会重复助理的话说：“我们一定会解决这个问题，周五怎么样？”她助理说这话，就暗示这件事不是急事，而后她就可以把这些电话事务一个个摞起来，留到周五上午再处理。
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还有很多其他方式能使不具有核心竞争力的工作最小化。除非必须，否则尽量不出差。我相信你是个有趣的人，但你的客户很可能没有你想象中那么想见你，特别是让他们担负你的行程费用时。有人甚至还会担心，你在去他们总部的飞机上看的是电影而不是他们给你的项目计划。可以尝试一下电话会议软件。使用过最高端版本电话会议软件的人说，它让人感觉对方就坐在对面。有机会就在家工作，并且抑制自己仅仅因为有老板出席或提供甜甜圈就想去参加那些次要会议的欲望。实际上，可以学习约翰·安纳与东西融合发展基金会的做法，努力创建一种公司文化，使每个会议都有重点，有议程，有极其严格的时间控制制度，有明显的成果，而且涉及的人员越少越好。改改你的思维模式吧。你被请去开会，不是因为你有多么重要——而是人们觉得你没有更好的事情去做！
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综上所述，如果你达到了良好的平衡状态，就不会在真正重要的事情上投入不足。有些时候，为了追求较高的目标，我甚至没有投入足够的时间在阅读中寻找启发我的观点，也没有努力寻找更新更大的市场。我跳过那些行业内部的大型活动，因为在类似于鸡尾酒会的场合我总是很害羞，而且我认为研讨会所占用的时间与它们提供的信息量成正比的几率只有5%。对于一些我很久没说过话的作家和编辑，我总是推迟给他们写“最近怎么样” 之类的寒暄邮件。之后我会安排两个小时来专门做这些事情，或者请人吃午饭，并且通过吃饭，找到之前没有预料到的很棒的新计划或者其他努力方向。所以我一直想聪明地应对这方面，有选择地参加几个最有前途的活动，为自己设立类似于结识5个陌生人（第五章会详细介绍）的目标。
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同样，哈里斯也在为一些不是非常有效率但是却很重要的事情寻找时间。她的长期目标是增强慈善领域从业人员的多样性，因此她会花时间为年轻女性和非白种人群体作顾问，帮助他们在各种基金会找到工作。尽管如此，由于她发现在咨询访谈的过程中自己总是在重复回答同样的问题，所以她设计了人们可以事先阅览的列有各种资源的手册，还要求她的咨询对象在咨询前将问题及参加访谈的人员列表先发给她，以便在正式访谈过程中介绍他们。这个方法可以使她在访谈时专注于增加其价值，而且大大降低了她不断重复同一个问题的次数，例如应聘基金会对简历的要求。
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把工作外包。如果你有一个负责任的助理，或者和他人共有一个助理的话，这非常好。可以找一个不仅有管理能力，且解决问题的能力也很强，以及将推进你的工作看成使命的助理。
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然而，在当今这个讲究高效率、高科技的经济环境中，想找到这样的助理更难。哈里斯曾有一位女助理。后来这个助理移居印度，所以哈里斯决定把省下来的资金用在事业规划上面，而不是再找一位助理。当人们都习惯留存语音信息，找人帮你接电话也就没那么重要了。我们现在都自己用电脑打出邮件。不管怎么说，事实上，把工作外包出去并不是消灭一切你不想做的工作。如果这项任务真的十分耗时且无聊的话，也许根本就没必要完成它，也许这个过程可以自动完成。例如，以前助理的一个繁重的任务就是四处打电话，赶在最后一分钟订到饭店的餐位，而现在如果你在OpenTable.com订餐的话，只需要将时间和宴会的人数输进去，就可以看见哪个饭店有空位。
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聪明的外包意味着时刻牢记哈里斯所说的话：“一些事情我可以做，但并不是我应该做。把时间投入在能使事业发展的地方才是重要的。”如果经营一个致力于实现公平正义的基金会，你会很快发现不公平随处可见，相对简单的解决办法也手到擒来，但这样做可能会导致“一千个其他机会的丧失”。你不能解决所有的事情。这不仅是要给个人生活留下时间的问题，而且你应该意识到，如果自己忙于其他事情的话，最重要的活动就没有充足的精力投入。
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想要最大化地利用你的168小时，你需要拥有一个专注于各自核心竞争力的工作团队和一个家庭团队。只有这样，你才可以专注于自己的核心竞争力。工作方面，某些人可能为了整个团队工作，有些人可能不是。哈里斯将实现基金会从业人员多样化作为自己使命的一部分，于是她建了一个与海德沃特斯分离的博客，名叫“慈善新声音”。她以个人的名义在外包服务站点eLance雇人来设计她的网页。之后她雇用了一个虚拟助理来为她做职位调查。这种外包在节省时间的同时，还能扩大人际网。她自认为不擅长在会议上或在同行中发言，在被邀请参加这些活动时，她有时还会在基金会宣传之时增加慈善业的机会。“工作上我有一个非常宽广的人际网。”她说。为这些人提供机会，不仅为海德沃特斯带来声誉，也提高了她个人的名望。
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