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(3)在这个命题上我的朋友之间引起了激烈的争论。
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(4)关于事务性的工作,通过让工作“休息”所获得的好处几乎是不存在的。
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(5)这叫作“小人闲居为不善”。罗伯特·哈钦斯如下说:“自由时间的增加意味着浪费时间的增加。曾经,只有时间酩酊大醉、殴打妻子的劳动者,现在不仅有了酩酊大醉、殴打妻子的时间,还有了看电视的时间。”
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把碎片化时间用起来 第三章:让沟通更省时的技巧
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使通信变得过于方便的电话成为导致工作中断的原因,从而渐渐成为工作的障碍。通过将电话替换为传真,能够大幅节约联络所需要的时间。
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(1)电话——问题百出的联络手段
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电话是最好的手段吗?
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在当前社会,不同地点之间的联络大部分都是通过电话进行的,电话给我们的生活带来多么大的利益,这一点不用再说(1)。
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但是,电话也是导致时间浪费的元凶。就我个人而言,把一整天都耗在打电话上也不罕见。这种时候我会觉得自己完成了大量的工作。然而,这只不过是错觉。实际上,我并没有在什么事情上取得进展,最终只能是“没有着手重要的工作”。因此,摆脱这种状态是时间管理的重要课题。
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电话真的是最好的联络方式吗?
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我们有必要试着认真反省这一点,只需认真思考一下就会发现,电话存在很多的问题。
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时间碎片化事件
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从接电话的这一方来看,最大的问题就是电话总是在工作的过程中若无其事地插进来。无论我们正在做多么重要的工作,都不得不中断。通话本身会耗费时间不用说,工作被中断是很大的问题。
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关于“中断综合征”,在第二章的(1)中已经讲过。通常电话结束后,我们就会进入一种患了失忆症似的状态。看到桌子上散乱地放着写到一半的文件,这才想到“可能刚才正在做这个工作吧”。但是,至于刚才正在想什么,不多想几次是想不起来的。在写稿子的过程中,正在顺着思路写的时候,电话突然插进来的话,就会削弱气势,很难再回到原来的状态。此外,忘记重要想法的情况也会经常发生。
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如果对电话的随意插入置之不理,就不只“中断”这么简单了。我们一整天的时间都会被分割得零零散散的,这就是“时间零碎化事件”。
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电话在最坏的时机打来
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除此之外,电话还有其他几个问题。一是由于电话来得突然,接电话的那一方的状态会被打乱。例如,关于调整会议日程的电话打来。为了寻找手账,我们翻皮包和口袋,拨开桌子上的文件,却怎么找都找不到。如果让对方稍等,我们又会感到过意不去。因此,即使日程安排上有些勉强,我们也会接受。但是,仔细考虑过这个日程与其他计划的关联等事项之后再做决定,不是更好吗?
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在大部分的情况下,电话都是突然打来的。从接电话的那一方来看,那就像遭受了突然袭击。尽管打电话的人的本意并非如此,可结果还是会变成这样。实际上,人们100%认可打电话那一方的自由,却几乎没有考虑到接电话人的情况。仔细考虑一下我们就会发现,这是毫无道理的事情。
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即使打电话的一方有所顾虑地问“现在方便吗”,接电话的一方也很难说“现在很忙,希望您待会儿再打过来”,因为这样回答会传达一种不重视对方的信息。事实上,你能在社长打来的电话里这样回答吗?虽然打电话的人会说“很抱歉给你打电话”,但在很多情况下,这并不是为电话的突然插入所表达的歉意,而是为没能登门拜访所表达的歉意。
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这样的手段光明正大地被认可本来就很奇怪。由于工作性质的关系,在很多情况下,我都属于接电话的那一方,因此,我想要主张接电话那一方的权利。
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