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1702311091 把碎片化时间用起来 [:1702309847]
1702311092 从电话到传真
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1702311094 上述问题通过将传真作为联络的基本手段就能全部解决。原则上来说,联络要通过传真的方式,而不是通过电话。自己这方联系对方时也要尽可能地使用传真。现在,如果对方是事务所,我首先会使用这个方法进行联系。
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1702311096 使用了这个方式之后,我们才会又一次深刻地认识到电话是多么不合理的手段,而传真是多么合理的手段。我来总结一下吧。
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1702311098 ·时间零碎化事件的解决
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1702311100 如果是传真,工作就不会在中途被打断。传真里的事项也能够在我们有空的时候得到统一阅读并处理,所以传真的效用非常大。自从我把自家的电话换成传真,我就能集中精力做写稿件等其他工作了。
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1702311102 ·最坏时机问题的回避
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1702311104 认真思考之后,就能够应对。只要想到自己不会被电话打乱,就能安心。
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1702311106 ·开场白问题的解决
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1702311108 传真能够让我们最先阅读自己觉得重要的部分。以前文所述的委托写稿的例子来说,我们就可以按照先看截止日期,然后看主题、背景的顺序进行阅读。此前听开场白要花五分钟,现在五秒钟就解决了。
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1702311110 ·错过问题的解决
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1702311112 即使自己不在或者对方不在,也能联系。由此,彼此能够可靠地取得联系。出于外出讲课等事情的需要,白天我不在研究室的时候比较多,所以传真所发生的效用非常大。
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1702311114 ·“说了、没说”问题的解决
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1702311116 传真对这个问题的解决也有比较大的帮助。如前边已经提到的那样,即使我们用电话或者口头约好了截稿日期以及会议的日程,为了便于确认,我也会让对方用传真发给我。
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1702311118 ·一不小心犯错的规避
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1702311120 传真能使得忘说、忘问、草率断定等问题不再出现。
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1702311122 只要实践起来,我们就能马上了解到传真的上述优点。传真机是每个人都能加以利用的神奇的时间机器。一旦我们“尝到使用这种方式的甜头”,就难以再接受电话所带来的不便和不妥。因为我是很性急的人,偶尔用电话询问事情的时候,就会因对方的磨蹭而几乎要发狂。
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1702311124 当然,传真也并不是没有问题。传真特别让人苦恼的地方就是我们无法确认对方有没有看传真,如此,就会产生,“发送了、没收到”问题。如果对方是会收到很多传真的事务所,有时也会发生收到了传真却没有看的情况。此外,还有一个问题就是传真缺乏亲笔书写性。
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1702311126 机密文件自不用说。虽然有的机器能够通过数字密码等保守机密,但还没有普及。这个问题可以通过利用传真调制解调器或者电子邮件来解决。关于怎样利用电子邮件的事务处理系统,我将在第四章进行讲述。
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1702311128 另外,很多人认为,需要对方立即答复的时候,还是电话的效率更高。确实,这种情况比较多。但是,不属于这种情况的时候也比较多。实际上,如果双方都在传真机旁待命,就能够实现比电话交谈更快速的相互沟通。特别是需要用到图表的时候,更是如此。也许有人会说“这样的话就会被传真机束缚住”,但是,电话正是强行要求我们做到这一点。此外,关于是否真的需要立即回复,仔细思考一下,我们就会发现,不必完全做到这一点的情况也比较多。
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1702311130 此外,传真具有在一般情况下没有被大家充分认识到的大问题。那就是它的接收量超出了它的处理能力。关于这一点,我将在第四章中结合电子邮件进行讲述。
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1702311132 还有一点。由于此前与外国之间的文件交换要花大约一周的时间,因此,外国的合作伙伴为工作的延迟找到了借口。在能够使用传真的现在,这种借口已不再通用了。
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1702311134 我的失败——传真堆积如山
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1702311136 有一天,传真机亮起了红灯,在传真机的旁边,接收文件纷飞。由于过于接收了大量的信息,因此产生了卡纸情况。发送传真的是某经济官厅,发送过来大概100张传真。我因此受到了很大的损失,传真机出现故障,不得不拿去修理。
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1702311138 在这个记忆还没有退去的某一天,传真机接收又一次总也结束不了。过去一看,又是同一官厅发来的文件。要是传真机再发生故障就糟了,于是我急忙关了开关。
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