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“这样就可以放心了。”正这样想着,那个官厅来了电话:“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”
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在NTT的某次委员会上,我曾经提问过:“为什么不制作一个传真号码簿?”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是,即便没有传真号码簿,也会发生“传真劫持(fax hijack)”事件。
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将传真接收文件用于事后的事务处理
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实际上,使用传真之后我们就会发现,传真除了具有上述的优点之外,还有其他各种各样的优点。例如,在时间管理方面,我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。
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假设关于我们需要就如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系,那么为了将这件事交代给部下,我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是,如果对方通过传真联系,就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议,请准备一下”的字条,然后再交给部下就可以了。与口头指示相比,这样能够更简单、迅速,且准确地传达信息。
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传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述,经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”,传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说,传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候,我们必须得自己做记录。但是,如果用传真接收文件,接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
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利用传真接收文件的事务处理
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自动生成计划表
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如果运用上述方法,我们就能自动生成计划表,关于这一点,前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收,然后,在右上角写上日期并折叠成固定大小,再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作,我们就能制作详细的未来计划表。
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计划表自动生成
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计划表的原型是手账,但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外,通过偶尔核查这个文件夹,我们能够防止重复预约。此外,这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
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能够判断对方的情况
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如果用传真进行联系,我们就能通过看传真文件来判断对方的情况。
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如果传真文件上必要事项整理清晰,那么对方是可以信任的。如果是接受采访的工作,我们从所收到的传真文件上得到的启发也比较多。如果是协同工作,也是如此吧。
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与此相对,传真上写着冗长的废话,却漏掉联系方式、日期以及会议场所等重要的事项,有时甚至弄错接收方的名字,对于这类发送传真者我们需要注意,因为之后出现问题的情况会比较多。事实上,我们只要看一页传真,就能够把握对方的事务处理情况,还能够借此很清楚地了解对方的情况。自从使用传真接受委托,我就能很确切地进行事后的应对了。
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也许有人会认为,通过接收文件评价对方好像是单方面评分,这样做很失礼。但是,即使我们用电话联系,也会在无意识中做出这样的判断,而传真只不过是以明确的形式将其表现出来了而已。两者的区别只不过是,电话可以通过腔调以及说话方式做一些掩饰,而传真难以做到这一点。
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从另一个方面来说,作为商务礼仪之一,学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
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传真发送用纸
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(上:笔者 下:大熊由纪子氏)
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