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“这样就可以放心了。”正这样想着，那个官厅来了电话：“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”
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在NTT的某次委员会上，我曾经提问过：“为什么不制作一个传真号码簿？”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是，即便没有传真号码簿，也会发生“传真劫持（fax hijack）”事件。
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把碎片化时间用起来 [:1702309848]
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将传真接收文件用于事后的事务处理
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实际上，使用传真之后我们就会发现，传真除了具有上述的优点之外，还有其他各种各样的优点。例如，在时间管理方面，我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。
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假设关于我们需要就如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系，那么为了将这件事交代给部下，我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是，如果对方通过传真联系，就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议，请准备一下”的字条，然后再交给部下就可以了。与口头指示相比，这样能够更简单、迅速，且准确地传达信息。
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传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述，经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”，传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说，传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候，我们必须得自己做记录。但是，如果用传真接收文件，接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
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利用传真接收文件的事务处理
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把碎片化时间用起来 [:1702309849]
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自动生成计划表
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如果运用上述方法，我们就能自动生成计划表，关于这一点，前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收，然后，在右上角写上日期并折叠成固定大小，再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作，我们就能制作详细的未来计划表。
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计划表自动生成
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计划表的原型是手账，但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外，通过偶尔核查这个文件夹，我们能够防止重复预约。此外，这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
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把碎片化时间用起来 [:1702309850]
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能够判断对方的情况
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如果用传真进行联系，我们就能通过看传真文件来判断对方的情况。
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如果传真文件上必要事项整理清晰，那么对方是可以信任的。如果是接受采访的工作，我们从所收到的传真文件上得到的启发也比较多。如果是协同工作，也是如此吧。
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与此相对，传真上写着冗长的废话，却漏掉联系方式、日期以及会议场所等重要的事项，有时甚至弄错接收方的名字，对于这类发送传真者我们需要注意，因为之后出现问题的情况会比较多。事实上，我们只要看一页传真，就能够把握对方的事务处理情况，还能够借此很清楚地了解对方的情况。自从使用传真接受委托，我就能很确切地进行事后的应对了。
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也许有人会认为，通过接收文件评价对方好像是单方面评分，这样做很失礼。但是，即使我们用电话联系，也会在无意识中做出这样的判断，而传真只不过是以明确的形式将其表现出来了而已。两者的区别只不过是，电话可以通过腔调以及说话方式做一些掩饰，而传真难以做到这一点。
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从另一个方面来说，作为商务礼仪之一，学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
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传真发送用纸
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（上：笔者 下：大熊由纪子氏）
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