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1702311130 此外,传真具有在一般情况下没有被大家充分认识到的大问题。那就是它的接收量超出了它的处理能力。关于这一点,我将在第四章中结合电子邮件进行讲述。
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1702311132 还有一点。由于此前与外国之间的文件交换要花大约一周的时间,因此,外国的合作伙伴为工作的延迟找到了借口。在能够使用传真的现在,这种借口已不再通用了。
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1702311134 我的失败——传真堆积如山
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1702311136 有一天,传真机亮起了红灯,在传真机的旁边,接收文件纷飞。由于过于接收了大量的信息,因此产生了卡纸情况。发送传真的是某经济官厅,发送过来大概100张传真。我因此受到了很大的损失,传真机出现故障,不得不拿去修理。
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1702311138 在这个记忆还没有退去的某一天,传真机接收又一次总也结束不了。过去一看,又是同一官厅发来的文件。要是传真机再发生故障就糟了,于是我急忙关了开关。
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1702311140 “这样就可以放心了。”正这样想着,那个官厅来了电话:“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”
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1702311142 在NTT的某次委员会上,我曾经提问过:“为什么不制作一个传真号码簿?”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是,即便没有传真号码簿,也会发生“传真劫持(fax hijack)”事件。
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1702311144 把碎片化时间用起来 [:1702309848]
1702311145 将传真接收文件用于事后的事务处理
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1702311147 实际上,使用传真之后我们就会发现,传真除了具有上述的优点之外,还有其他各种各样的优点。例如,在时间管理方面,我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。
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1702311149 假设关于我们需要就如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系,那么为了将这件事交代给部下,我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是,如果对方通过传真联系,就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议,请准备一下”的字条,然后再交给部下就可以了。与口头指示相比,这样能够更简单、迅速,且准确地传达信息。
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1702311151 传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述,经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”,传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说,传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候,我们必须得自己做记录。但是,如果用传真接收文件,接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
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1702311156 利用传真接收文件的事务处理
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1702311158 把碎片化时间用起来 [:1702309849]
1702311159 自动生成计划表
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1702311161 如果运用上述方法,我们就能自动生成计划表,关于这一点,前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收,然后,在右上角写上日期并折叠成固定大小,再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作,我们就能制作详细的未来计划表。
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1702311166 计划表自动生成
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1702311168 计划表的原型是手账,但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外,通过偶尔核查这个文件夹,我们能够防止重复预约。此外,这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
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1702311170 把碎片化时间用起来 [:1702309850]
1702311171 能够判断对方的情况
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1702311173 如果用传真进行联系,我们就能通过看传真文件来判断对方的情况。
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1702311175 如果传真文件上必要事项整理清晰,那么对方是可以信任的。如果是接受采访的工作,我们从所收到的传真文件上得到的启发也比较多。如果是协同工作,也是如此吧。
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1702311177 与此相对,传真上写着冗长的废话,却漏掉联系方式、日期以及会议场所等重要的事项,有时甚至弄错接收方的名字,对于这类发送传真者我们需要注意,因为之后出现问题的情况会比较多。事实上,我们只要看一页传真,就能够把握对方的事务处理情况,还能够借此很清楚地了解对方的情况。自从使用传真接受委托,我就能很确切地进行事后的应对了。
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1702311179 也许有人会认为,通过接收文件评价对方好像是单方面评分,这样做很失礼。但是,即使我们用电话联系,也会在无意识中做出这样的判断,而传真只不过是以明确的形式将其表现出来了而已。两者的区别只不过是,电话可以通过腔调以及说话方式做一些掩饰,而传真难以做到这一点。
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