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1702311181 从另一个方面来说,作为商务礼仪之一,学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
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1702311186 传真发送用纸
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1702311188 (上:笔者 下:大熊由纪子氏)
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1702311190 把碎片化时间用起来 [:1702309851]
1702311191 传真发送其实很简单
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1702311193 也许很多人会认为,“用电话交流就能解决的事情,却逐一写下来并用传真机发送太麻烦了”。不可否认的是,传真确实有这样的缺点。
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1702311195 但是,如果事先准备并复印如上一页所示的传真用纸,在该传真用纸上只写上必要事项,并不会花费很多的时间和精力。因为我们无须逐一写上发信人的姓名、号码等,所以比较轻松。在来自企业的传真中,这种纸张被广泛使用。不过,即便是来自企业的传真,也有很多至今仍然是全文手写,且没有写上发信人的号码等信息,或者不能辨读。只要做好一张传真,之后就可以通过复印做成无数张,因此我建议马上做一张这样的传真。
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1702311197 此外,传真发送用纸也可以这样使用,即随身携带几张这种传真发送用纸,想到联络事项的时候就写到纸上,之后再统一查传真号并发送,这是某种“当下主义”。
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1702311199 会用文字处理机的人还有更轻松的方法——事先输入模板文件的格式,只需改收信人的姓名、日期和内容等就能立即生成文档。此外,不用特意制作(书写的)格式,将在实际通信中比较典型的通信保存起来,然后改写一下就可以了。由于不用逐一写上问候语,因此在很多情况下,传真比电话更能节约时间。如果对方是需要反复联系的对象,就更简单了。只要取出上次的联系文件,由于上面已经写好了收信人的姓名以及联系方式,因此这一次只要修改一下内容就可以了。
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1702311201 如果我们使用电子邮件的传真发送服务或者传真调制解调器,就不用逐一打印到纸张上,我们可以直接通过电话线传送个人电脑中的文件,这样效率会更高。
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1702311203 每天需要联系10件事项以上的人才会完全依赖于使用传真的联系系统。不过可能也会视情况而定,但用电话需要五分钟才能解决的事情,如果采用这种方式,几十秒就能处理。如果我们每天有10件联系事项,那么每天就能节省大约一个小时,一年就能节省几百个小时。如果换算成工作日,就能省出一个月或者更多的时间,这是一个非常大的优点。
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1702311205 我们还可以使用这种方法预约海外旅行时的酒店。无论你要在多少个地方住宿,只要改写一下日期和地址,就能非常方便地做出几十份咨询函,并发送过去。有时我们用电话可能一天都做不完的事,用传真30分钟就能解决(2)。
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1702311207 把碎片化时间用起来 [:1702309852]
1702311208 顺利发回传真接收文件
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1702311210 以下所说的方法其实是我不想公开的技巧,但还是写下来吧。
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1702311212 这个方法就是在收到的传真文件上写上简单的回复,然后再发送回去。比如,圈上对方所写内容的一部分,然后写上“这件事我已知道”。写上收信人的姓名和发信人的姓名,然后用传真机发送,这样就完成了。回复极其容易。
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1702311214 如果用电话联系,就需要等到对方来接电话,然后打招呼,重复对方联系过的事项等。而使用这种方法,就无须做上述事项。即使对方不在,我们也可以只发送传真,一眨眼的工夫就能办完事情。
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1702311216 当你试着这样做的时候就会发现,在很多的事务联系中,用于传达事项所需的时间并没有那么长,必办事项部分就是工作本身。但是,必办事项的周边部分是无用的,想要将这些时间合理化,是可以做到的。
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1702311218 我发现这个方法的契机源于校对工作中的相互沟通。我会在用传真发送过来的校样上做修改,然后再这样发回去。某一天,我突然发现不仅是校对,在普通的联系文件中我们也可以使用这个方法。
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1702311220 只是,如果再收到已经发送过的传真,接收方不会有好心情吧。你很有可能为了节省那几分钟的时间,而失去了花费好多年建立起来的信任。
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1702311225 最简单的传真发送
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1702311227 因此,我不推荐使用这个方法,我自己也基本上不使用这个方法。但是,使用这个方法节省时间的效果是惊人的。在我们很忙的时候,不知不觉地就会败给“恶魔的耳语”,这种情况发生过好几次。
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1702311229 但是,这个方法是可以改善的。为了减轻对方的不愉快感,我一般会做个回复用的印章,然后盖上这个章,以此表达我对简略回复的歉意。另外,这个方法也具有能够写明此方的联系方式等优点。当然,即使你做了这些努力,也不可能完全消除对方的不愉快感。但是,在只需确认已收到来信时,我认为比起什么也不回复,这个方法更好一些。这是第二章所述的“拙速原则”(80%原则)的一个例子。
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