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从另一个方面来说，作为商务礼仪之一，学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
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传真发送用纸
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（上：笔者 下：大熊由纪子氏）
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把碎片化时间用起来 [:1702309851]
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传真发送其实很简单
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也许很多人会认为，“用电话交流就能解决的事情，却逐一写下来并用传真机发送太麻烦了”。不可否认的是，传真确实有这样的缺点。
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但是，如果事先准备并复印如上一页所示的传真用纸，在该传真用纸上只写上必要事项，并不会花费很多的时间和精力。因为我们无须逐一写上发信人的姓名、号码等，所以比较轻松。在来自企业的传真中，这种纸张被广泛使用。不过，即便是来自企业的传真，也有很多至今仍然是全文手写，且没有写上发信人的号码等信息，或者不能辨读。只要做好一张传真，之后就可以通过复印做成无数张，因此我建议马上做一张这样的传真。
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此外，传真发送用纸也可以这样使用，即随身携带几张这种传真发送用纸，想到联络事项的时候就写到纸上，之后再统一查传真号并发送，这是某种“当下主义”。
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会用文字处理机的人还有更轻松的方法——事先输入模板文件的格式，只需改收信人的姓名、日期和内容等就能立即生成文档。此外，不用特意制作（书写的）格式，将在实际通信中比较典型的通信保存起来，然后改写一下就可以了。由于不用逐一写上问候语，因此在很多情况下，传真比电话更能节约时间。如果对方是需要反复联系的对象，就更简单了。只要取出上次的联系文件，由于上面已经写好了收信人的姓名以及联系方式，因此这一次只要修改一下内容就可以了。
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如果我们使用电子邮件的传真发送服务或者传真调制解调器，就不用逐一打印到纸张上，我们可以直接通过电话线传送个人电脑中的文件，这样效率会更高。
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每天需要联系10件事项以上的人才会完全依赖于使用传真的联系系统。不过可能也会视情况而定，但用电话需要五分钟才能解决的事情，如果采用这种方式，几十秒就能处理。如果我们每天有10件联系事项，那么每天就能节省大约一个小时，一年就能节省几百个小时。如果换算成工作日，就能省出一个月或者更多的时间，这是一个非常大的优点。
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我们还可以使用这种方法预约海外旅行时的酒店。无论你要在多少个地方住宿，只要改写一下日期和地址，就能非常方便地做出几十份咨询函，并发送过去。有时我们用电话可能一天都做不完的事，用传真30分钟就能解决(2)。
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把碎片化时间用起来 [:1702309852]
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顺利发回传真接收文件
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以下所说的方法其实是我不想公开的技巧，但还是写下来吧。
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这个方法就是在收到的传真文件上写上简单的回复，然后再发送回去。比如，圈上对方所写内容的一部分，然后写上“这件事我已知道”。写上收信人的姓名和发信人的姓名，然后用传真机发送，这样就完成了。回复极其容易。
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如果用电话联系，就需要等到对方来接电话，然后打招呼，重复对方联系过的事项等。而使用这种方法，就无须做上述事项。即使对方不在，我们也可以只发送传真，一眨眼的工夫就能办完事情。
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当你试着这样做的时候就会发现，在很多的事务联系中，用于传达事项所需的时间并没有那么长，必办事项部分就是工作本身。但是，必办事项的周边部分是无用的，想要将这些时间合理化，是可以做到的。
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我发现这个方法的契机源于校对工作中的相互沟通。我会在用传真发送过来的校样上做修改，然后再这样发回去。某一天，我突然发现不仅是校对，在普通的联系文件中我们也可以使用这个方法。
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只是，如果再收到已经发送过的传真，接收方不会有好心情吧。你很有可能为了节省那几分钟的时间，而失去了花费好多年建立起来的信任。
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最简单的传真发送
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因此，我不推荐使用这个方法，我自己也基本上不使用这个方法。但是，使用这个方法节省时间的效果是惊人的。在我们很忙的时候，不知不觉地就会败给“恶魔的耳语”，这种情况发生过好几次。
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但是，这个方法是可以改善的。为了减轻对方的不愉快感，我一般会做个回复用的印章，然后盖上这个章，以此表达我对简略回复的歉意。另外，这个方法也具有能够写明此方的联系方式等优点。当然，即使你做了这些努力，也不可能完全消除对方的不愉快感。但是，在只需确认已收到来信时，我认为比起什么也不回复，这个方法更好一些。这是第二章所述的“拙速原则”（80%原则）的一个例子。