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传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述，经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”，传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说，传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候，我们必须得自己做记录。但是，如果用传真接收文件，接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
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利用传真接收文件的事务处理
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把碎片化时间用起来 [:1702309849]
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自动生成计划表
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如果运用上述方法，我们就能自动生成计划表，关于这一点，前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收，然后，在右上角写上日期并折叠成固定大小，再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作，我们就能制作详细的未来计划表。
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计划表自动生成
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计划表的原型是手账，但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外，通过偶尔核查这个文件夹，我们能够防止重复预约。此外，这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
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把碎片化时间用起来 [:1702309850]
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能够判断对方的情况
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如果用传真进行联系，我们就能通过看传真文件来判断对方的情况。
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如果传真文件上必要事项整理清晰，那么对方是可以信任的。如果是接受采访的工作，我们从所收到的传真文件上得到的启发也比较多。如果是协同工作，也是如此吧。
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与此相对，传真上写着冗长的废话，却漏掉联系方式、日期以及会议场所等重要的事项，有时甚至弄错接收方的名字，对于这类发送传真者我们需要注意，因为之后出现问题的情况会比较多。事实上，我们只要看一页传真，就能够把握对方的事务处理情况，还能够借此很清楚地了解对方的情况。自从使用传真接受委托，我就能很确切地进行事后的应对了。
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也许有人会认为，通过接收文件评价对方好像是单方面评分，这样做很失礼。但是，即使我们用电话联系，也会在无意识中做出这样的判断，而传真只不过是以明确的形式将其表现出来了而已。两者的区别只不过是，电话可以通过腔调以及说话方式做一些掩饰，而传真难以做到这一点。
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从另一个方面来说，作为商务礼仪之一，学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
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传真发送用纸
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（上：笔者 下：大熊由纪子氏）
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把碎片化时间用起来 [:1702309851]
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传真发送其实很简单
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也许很多人会认为，“用电话交流就能解决的事情，却逐一写下来并用传真机发送太麻烦了”。不可否认的是，传真确实有这样的缺点。
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但是，如果事先准备并复印如上一页所示的传真用纸，在该传真用纸上只写上必要事项，并不会花费很多的时间和精力。因为我们无须逐一写上发信人的姓名、号码等，所以比较轻松。在来自企业的传真中，这种纸张被广泛使用。不过，即便是来自企业的传真，也有很多至今仍然是全文手写，且没有写上发信人的号码等信息，或者不能辨读。只要做好一张传真，之后就可以通过复印做成无数张，因此我建议马上做一张这样的传真。
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此外，传真发送用纸也可以这样使用，即随身携带几张这种传真发送用纸，想到联络事项的时候就写到纸上，之后再统一查传真号并发送，这是某种“当下主义”。
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会用文字处理机的人还有更轻松的方法——事先输入模板文件的格式，只需改收信人的姓名、日期和内容等就能立即生成文档。此外，不用特意制作（书写的）格式，将在实际通信中比较典型的通信保存起来，然后改写一下就可以了。由于不用逐一写上问候语，因此在很多情况下，传真比电话更能节约时间。如果对方是需要反复联系的对象，就更简单了。只要取出上次的联系文件，由于上面已经写好了收信人的姓名以及联系方式，因此这一次只要修改一下内容就可以了。