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1702311151 传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述,经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”,传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说,传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候,我们必须得自己做记录。但是,如果用传真接收文件,接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
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1702311156 利用传真接收文件的事务处理
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1702311158 把碎片化时间用起来 [:1702309849]
1702311159 自动生成计划表
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1702311161 如果运用上述方法,我们就能自动生成计划表,关于这一点,前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收,然后,在右上角写上日期并折叠成固定大小,再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作,我们就能制作详细的未来计划表。
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1702311166 计划表自动生成
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1702311168 计划表的原型是手账,但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外,通过偶尔核查这个文件夹,我们能够防止重复预约。此外,这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
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1702311170 把碎片化时间用起来 [:1702309850]
1702311171 能够判断对方的情况
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1702311173 如果用传真进行联系,我们就能通过看传真文件来判断对方的情况。
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1702311175 如果传真文件上必要事项整理清晰,那么对方是可以信任的。如果是接受采访的工作,我们从所收到的传真文件上得到的启发也比较多。如果是协同工作,也是如此吧。
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1702311177 与此相对,传真上写着冗长的废话,却漏掉联系方式、日期以及会议场所等重要的事项,有时甚至弄错接收方的名字,对于这类发送传真者我们需要注意,因为之后出现问题的情况会比较多。事实上,我们只要看一页传真,就能够把握对方的事务处理情况,还能够借此很清楚地了解对方的情况。自从使用传真接受委托,我就能很确切地进行事后的应对了。
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1702311179 也许有人会认为,通过接收文件评价对方好像是单方面评分,这样做很失礼。但是,即使我们用电话联系,也会在无意识中做出这样的判断,而传真只不过是以明确的形式将其表现出来了而已。两者的区别只不过是,电话可以通过腔调以及说话方式做一些掩饰,而传真难以做到这一点。
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1702311181 从另一个方面来说,作为商务礼仪之一,学会“如何写传真”是必需的吧。我希望企业能将“如何写传真”与“如何打电话”一起纳入员工培训课程。
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1702311186 传真发送用纸
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1702311188 (上:笔者 下:大熊由纪子氏)
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1702311190 把碎片化时间用起来 [:1702309851]
1702311191 传真发送其实很简单
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1702311193 也许很多人会认为,“用电话交流就能解决的事情,却逐一写下来并用传真机发送太麻烦了”。不可否认的是,传真确实有这样的缺点。
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1702311195 但是,如果事先准备并复印如上一页所示的传真用纸,在该传真用纸上只写上必要事项,并不会花费很多的时间和精力。因为我们无须逐一写上发信人的姓名、号码等,所以比较轻松。在来自企业的传真中,这种纸张被广泛使用。不过,即便是来自企业的传真,也有很多至今仍然是全文手写,且没有写上发信人的号码等信息,或者不能辨读。只要做好一张传真,之后就可以通过复印做成无数张,因此我建议马上做一张这样的传真。
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1702311197 此外,传真发送用纸也可以这样使用,即随身携带几张这种传真发送用纸,想到联络事项的时候就写到纸上,之后再统一查传真号并发送,这是某种“当下主义”。
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1702311199 会用文字处理机的人还有更轻松的方法——事先输入模板文件的格式,只需改收信人的姓名、日期和内容等就能立即生成文档。此外,不用特意制作(书写的)格式,将在实际通信中比较典型的通信保存起来,然后改写一下就可以了。由于不用逐一写上问候语,因此在很多情况下,传真比电话更能节约时间。如果对方是需要反复联系的对象,就更简单了。只要取出上次的联系文件,由于上面已经写好了收信人的姓名以及联系方式,因此这一次只要修改一下内容就可以了。
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