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如果是传真，工作就不会在中途被打断。传真里的事项也能够在我们有空的时候得到统一阅读并处理，所以传真的效用非常大。自从我把自家的电话换成传真，我就能集中精力做写稿件等其他工作了。
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·最坏时机问题的回避
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认真思考之后，就能够应对。只要想到自己不会被电话打乱，就能安心。
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·开场白问题的解决
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传真能够让我们最先阅读自己觉得重要的部分。以前文所述的委托写稿的例子来说，我们就可以按照先看截止日期，然后看主题、背景的顺序进行阅读。此前听开场白要花五分钟，现在五秒钟就解决了。
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·错过问题的解决
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即使自己不在或者对方不在，也能联系。由此，彼此能够可靠地取得联系。出于外出讲课等事情的需要，白天我不在研究室的时候比较多，所以传真所发生的效用非常大。
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·“说了、没说”问题的解决
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传真对这个问题的解决也有比较大的帮助。如前边已经提到的那样，即使我们用电话或者口头约好了截稿日期以及会议的日程，为了便于确认，我也会让对方用传真发给我。
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·一不小心犯错的规避
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传真能使得忘说、忘问、草率断定等问题不再出现。
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只要实践起来，我们就能马上了解到传真的上述优点。传真机是每个人都能加以利用的神奇的时间机器。一旦我们“尝到使用这种方式的甜头”，就难以再接受电话所带来的不便和不妥。因为我是很性急的人，偶尔用电话询问事情的时候，就会因对方的磨蹭而几乎要发狂。
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当然，传真也并不是没有问题。传真特别让人苦恼的地方就是我们无法确认对方有没有看传真，如此，就会产生，“发送了、没收到”问题。如果对方是会收到很多传真的事务所，有时也会发生收到了传真却没有看的情况。此外，还有一个问题就是传真缺乏亲笔书写性。
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机密文件自不用说。虽然有的机器能够通过数字密码等保守机密，但还没有普及。这个问题可以通过利用传真调制解调器或者电子邮件来解决。关于怎样利用电子邮件的事务处理系统，我将在第四章进行讲述。
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另外，很多人认为，需要对方立即答复的时候，还是电话的效率更高。确实，这种情况比较多。但是，不属于这种情况的时候也比较多。实际上，如果双方都在传真机旁待命，就能够实现比电话交谈更快速的相互沟通。特别是需要用到图表的时候，更是如此。也许有人会说“这样的话就会被传真机束缚住”，但是，电话正是强行要求我们做到这一点。此外，关于是否真的需要立即回复，仔细思考一下，我们就会发现，不必完全做到这一点的情况也比较多。
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此外，传真具有在一般情况下没有被大家充分认识到的大问题。那就是它的接收量超出了它的处理能力。关于这一点，我将在第四章中结合电子邮件进行讲述。
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还有一点。由于此前与外国之间的文件交换要花大约一周的时间，因此，外国的合作伙伴为工作的延迟找到了借口。在能够使用传真的现在，这种借口已不再通用了。
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我的失败——传真堆积如山
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有一天，传真机亮起了红灯，在传真机的旁边，接收文件纷飞。由于过于接收了大量的信息，因此产生了卡纸情况。发送传真的是某经济官厅，发送过来大概100张传真。我因此受到了很大的损失，传真机出现故障，不得不拿去修理。
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在这个记忆还没有退去的某一天，传真机接收又一次总也结束不了。过去一看，又是同一官厅发来的文件。要是传真机再发生故障就糟了，于是我急忙关了开关。
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“这样就可以放心了。”正这样想着，那个官厅来了电话：“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”
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在NTT的某次委员会上，我曾经提问过：“为什么不制作一个传真号码簿？”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是，即便没有传真号码簿，也会发生“传真劫持（fax hijack）”事件。
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将传真接收文件用于事后的事务处理
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实际上，使用传真之后我们就会发现，传真除了具有上述的优点之外，还有其他各种各样的优点。例如，在时间管理方面，我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。
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假设关于我们需要就如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系，那么为了将这件事交代给部下，我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是，如果对方通过传真联系，就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议，请准备一下”的字条，然后再交给部下就可以了。与口头指示相比，这样能够更简单、迅速，且准确地传达信息。
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