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确实，如果要联系的对象少且固定，也许这样做比较好。但是，如果要联系的对象变多，单单是制作电话号码簿就是一项辛苦的工作。此外，电话号码也会因为工作调动等原因发生变化，因此必须频繁更新，这很费工夫。与工作单位的电话等有关的信息的有效期平均只有一年半。假设存有1000个人的电话号码，那么每天就会有两个人的电话号码失效。如此，我们是否还能做到经常更新电话号码呢？实际上，即使好不容易制作了电话号码簿，最后变成“保存的尽是些旧且无法使用的电话号码”的情况比较多。
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按照时间顺序整理的通信簿
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是否应该制作电话号码簿以及地址簿并保存下来，要根据联系的频率而定。如果不是经常联系的对象，常见的模式就是“一定期间内频繁联系，工作一旦结束就不再联系”。因此，不要把所有的电话号码都存入电话号码簿，而选择以如下的方式进行处理更为便利。
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·我们在日程表中填写会面的约定时，也要问一下对方的电话号码，然后将电话号码写到日程表中。
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·如果是初次联系对方，要将自己以某种方式查到的对方的电话号码以及地址填写到联系当天的日程表中。
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·另外，要事先将记通话记录的笔记本放在电话机旁，在接电话的时候询问对方的电话号码，然后写下来。
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这就是“按照时间顺序整理的通信簿”(3)。正如在第五章中所述，“超级”整理法的基本原则是“对于流动的信息，要按照时间顺序进行整理”，这正是应用了上述原则，之后参照时，我们可以根据日期很容易地找到需要的电话号码和地址。
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实际上，在很多情况下，这要比记载到普通的电话号码簿及地址簿上方便得多。如上所述，我们会在一定时期内与某个对象频繁联系，为此，我们只要打开最新时间的日程表以及电话记录，就能马上找到电话号码。而如果是普通的电话号码簿，由于电话号码簿里还留有不再联系的电话号码，因此要找到需要的电话号码，有时是很费时间的。
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另外，认为将号码记录到电话号码簿中比较麻烦，而将其写到纸片上，结果纸片丢失了，这种情况也经常发生。这样一来，就会变成“需要的东西被杂乱处理，而整理得干干净净的都是些不用的东西”。如果是流动的信息，重要的就是新的信息。因此，适当处理这些信息很重要。
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名片、问候卡也按时间顺序排列
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我们可以将“按照时间顺序整理的通信簿”的原理的使用范围扩大到名片和工作调动、迁居的问候卡上。一般情况下，建议都会告诉大家“将这些名片和问候卡按照五十音的顺序或者工作单位进行分类保存”。但事实上，这些名片以及问候卡还是“按时间顺序保存”更为方便。
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按照接收顺序用长尾夹将这些名片和问候卡固定起来，集中到某种程度，就复印下来，然后装订成文件，实物原则上要扔掉。通过复印，这些名片和问候卡会变薄，同时具有一览性。
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如果使用这种方式，就会很难找旧的东西。不过，重要的是新的东西，因此这样已经足够实用。因为频繁使用的东西能够被我们当即看懂，所以这样做就缩短了平均存取时间。对于虽然旧但是重要的东西，我们可以标上红色标记或贴上标签等，使其变得更显眼。
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此外，正如在第二章中提到的那样，我们还没回信时间就过去了，连对方发来的联系信件也弄丢了，这样的事情经常发生。对于需要回信的信件，我们要事先采取“现场应急措施”。也就是说，事先用文字处理机制作好只写有收信人姓名的文件，或者事先制作好只写有收信人姓名的明信片或封口书信。
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将发信记录用作地址簿
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使用文字处理机时，我会保留有发出传真或者信函的记录，这个记录中记有对方的传真号和地址。因此，发信记录本身可以被当作地址簿使用。通过电子邮件通信的方式，一旦普遍化，我们接收的信件就能被存储在个人电脑中，这样就很容易检索，且非常方便。
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如果我们将这些记录也按照时间顺序保存，就很容易找到。如果再巧妙地取个标题，就更容易找到。
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如果这样做仍然找不到，就搜索硬盘的全部内容。只为寻找一个人的地址就要查找甚至几百兆的硬盘区域，这乍一看似乎是个愚蠢的方法。本书全书大约有0.2兆，如果是200兆的硬盘，那么就要查找相当于1000册本书的区域。但是，电脑进行的搜索是自动且高速的，因此很实用。电脑的高速性正迫使我们对信息管理的常识有个大的转变。
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通信簿的制作方法
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在按照时间顺序整理的通信簿中的人当中，也会出现今后会频繁联系的人。如果要联系这样的对象，就必须要参照日程表中旧时的记载，很不方便，因此我们要把这样的对象的号码转记入一个单独的号码簿。为了实现这个目的，使用电子手账会比较方便。因为电子手账会自动帮我们按照五十音顺序重新排列依次输入的名字。只不过，将名字输入并编辑到电子手账中极其麻烦。因此，还是将数据传送到电脑中，并用电脑管理原始通信簿比较好。
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在不得不使用纸质的号码簿时，按照什么样的顺序写是个问题。即使想要按照五十音顺序进行分类或者按照工作单位进行分类，也会由于事先不知道应该在各区段留有多大的空间比较好，而比较麻烦。有时可能某个项目留有空白，而另一个项目空间不够。如果空间不够，我们就会在别的地方写，这样就会造成混乱。因此，不进行分类而是按照时间顺序填写更高效。
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另外，关于发送贺年卡所用的地址簿，我建议尽量用电脑进行管理。市面上有好几款印刷明信片收信人姓名的软件在发售，如果使用这个软件，就能在短时间内印刷收信人姓名。对于每年要发几百张甚至更多贺年卡的人来说，这个软件就是必需品。如果原始通信簿中保存的信息是正确的，那么就不会再发生写错名字和地址的问题。另外，忘记写“先生（女士）”的问题不再发生也是使用这个软件的很大优点。
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此外，对于经常使用的电话号码，事先在电话机上贴上贴纸，在贴纸上写上该电话号码，会比较方便，这也可以说是“当下号码簿”。最近市面上出售的电话机虽然有快速拨号功能，但我并不认为它很方便。因为保存号码比较麻烦，而拨号所花的时间并不长。所以除非每天拨打某个相同的号码好几次，否则就不太实用。
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