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据说，要想提高文件处理效率，我们就需要统一文件的规格。确实，如果事先确定好格式，会比较方便。另外，如果每个部门都使用不同的格式，那么有时候相同的内容就必须重写多次。在复印技术普及的当下，这就是重复性的工作。但是像上述那样的日常联系，我们只要将其书面化就能提高效率。另外，“什么样的格式比较好呢？”这也是由具体情况而定的。总之先开始工作，然后再慢慢找到合适的格式就行。
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向上司报告也要用书面形式
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对于上司，我们也可以使用与上述相同的方法。不要从一开始就做详细资料的口头说明，而是应该先附上简单的说明，然后再提交资料。当然，如果只放下文件，会被认为很失礼吧。因此，如果能说“我已经写下了要点。我会给您说明，您有时间的时候请叫我”就好了。如果能坚持这样做，上司也会意识到书面形式的便利性吧（意识不到这一点的人原本就是无望的）。
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如果能这样做，那么更简单的事务联系也能用便条进行。例如，如果是简单的事后报告，即使不面对面进行说明，也应该能用一张便条解决。
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如果能将这个方法日常化，就没有必要为配合上司的时间而等待了。实际上，政府机关的大部分工作时间都是用于“等待”的时间。不仅是政府机关，在日本的其他组织中，“等待时间”也非常多。由书面形式所进行的时间差调整功能也许会显著改善这种状况。
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另外，如果上司能以便条的形式进行指示，那么部下的工作被中断的情况也会消失，这个效果应该非常明显。
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（2）重新认识书面和口头的区别使用
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书面形式在时间管理中的作用
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我在第三章中提到应该把电话转换为传真。在本章中我进一步推进，提出组织内部的日常联系也可以在很大程度上采用书面化。在这里，我来总结一下书面形式在时间管理方面能起到什么样的效果吧。
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·无须配合对方的时间。即使各项工作所需的时间不变，由此也能产生几个效果。首先，免去了等待的时间；其次，工作流程不会被对方的行为所左右，自己能够控制。也就是说，能够防止第二章中所说的“中断综合征”。最后，统一做类似的工作，能够节省时间。
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·能够马上阅读自己认为重要的部分。这一点源于随机存取和按序存取的方式。“随机存取”是指，如唱片的唱针落到任意的地方，听者就从唱针落在的地方开始听那样，我们能直接到达目标位置。而像磁带那样，如果不是从一开始就按照顺序听，就难以到达目标位置的方式就是“按序存取”。
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只要我们采用书面形式，就能做到随机存取。文件和资料我们没必要从最开始阅读，从需要的地方开始阅读就可以。如果能够做到随机存取，对于接收方来说，就能产生极大的节省时间的效果。
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与此相对，如果采用口头交流的方式，那么就无论怎样都会变成按序存取。磁带可以快进，但听取不得要领的人的口头报告，简直连快进都不能减轻困扰。虽然采用问答方式进行推进，能够做到某种程度的随机存取，但与采用书面形式相比，效率还是要低得多。
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·无须重复同一内容。采用口头形式进行联络时，如果想要将事务的处理交托给他人，就必须重复相同的内容并传达给对方，而采用书面形式进行联络时，只要把书面材料交给对方就能好。
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如上所述，采用书面形式的益处非常大。很多人认为“制作书面文件需要时间，为了节省时间应该用口头联系”。但事实与之相反，“正因为没有时间，才采用书面形式进行联络”。如果以组织内的时间管理为目标，书面形式的适当活用就是关键点。一旦知道采用书面方式的便利性，你就会明白口头联系多么不合理，你肯定会大吃一惊。
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另外，采用书面形式进行联络除了具有节省时间的优点，还具有如下优点（最初的两点作为传真的优点，已经在第三章中讲过）——
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·“一不小心犯的错误”和“说了、没说”问题不再发生。在很多情况下，口头进行的报告和指示的内容都模棱两可（将谈话录下来重新听一遍就能清楚地知道这一点）。使用日语时，由于日语的主语不明确，这个问题就会放大，有时甚至会出现不清楚所要完成的工作的主体的情况。
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·能够通过书面文件的完成情况评价对方的能力。
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·在将事情书面化的过程中，能够逻辑性地思考问题。
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更适合口头的情况
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当然，并非在任何情况下都是使用书面形式更好。希望面对面的口头交流的情况也有很多。下面来列举一些情况。
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a．相互间的即时通信比较重要时。用于产生新想法的头脑风暴就相当于这种情况。另外，在工作内容复杂的情况下，如果不能立即提出问题，工作就无法向前推进。因此，在很多情况下，我们不仅要看书面内容，而且还要听取口头说明，这样做更高效。此外，通过面谈，边探听对方的想法边进行谈判也是比较常见的。
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b．需要传达真心话和机密事项时。由于书面内容会留存下来，因此具有被非特定人阅读的可能性。因此，有时书面形式不适合传达真心话和机密事项。
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