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把碎片化时间用起来 [:1702309867]
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（1）流动信息也要以书面形式记录下来
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把碎片化时间用起来 [:1702309868]
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多采用书面形式
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我在第三章中所述的时间节约法的基本原理是“用书面形式进行联系”。进一步推进这个原理就会得出“即使是一般的工作，也最好从口头联系转变为书面联系”的结论。事实上，有时即使是针对就在眼前的对象，也是书面形式比口头形式更方便。
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也许有人会说“什么？！那么麻烦”。事实并非如此。为了用具体的例子说明这一点，我想回顾一下我在大藏省的经历。
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在政府机关工作的日子有如在文件堆里生活，也就是说，工作是以文件为中心进行的。然而，大部分文件都是来自其他部局、其他官厅、企业等地的文件，正式的起草文件、用于会议的讨论文件以及参考资料等，这些都是要保存相当长时间的资料，在这个意义上来说，它们是具有作为库存品性质的文件。除此之外，谈判、调整以及事务联系等则都是通过口头进行的。
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但现在回想起来，我认为其中相当大的一部分都能够书面化。即使是马上就失效的流动信息，也应该用书面形式来处理，而不是用口头或电话来处理，因为用书面形式进行处理的效率更高。
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不要从最开始就接受详细的口头说明，采取如下方式的效率更高。
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a．首先，让对方提交篇幅在一页纸以内的极其简单的要旨，这个要旨的字数要控制在几百字左右，内容就是“主要是哪些事情”。
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b．如果只提交要旨，肯定是不够的，因此，接下来我会简单地提出问题，让对方按照我所指定的格式写上回答。
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c．做了这些事情之后，我才会要求对方进行口头的详细说明。
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在我曾经的工作方式中，相当于a、b的部分是使用电话进行的。对方会先打来“关于××事，我想去你们那儿进行说明”的电话。因此，我们之间关于内容会有一个简单的应答，这个应答的结果我得自己做笔记（当时没有传真，所以只能这样做）。
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如果采用上述方式，那个笔记就需要让对方准备。由此，我不仅能够节省做笔记的时间，而且不用跟对方统一时间就能进行a和b的工作，b的提问笔记由我来写。这些提问原本是要通过电话来问的，这里就不会花费多余的时间，并且，这样做还有能够明确传达提问事项的优点。
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与部下联系时，也可以采取同样的方法。我的指示和提问以简单的笔记的形式递交给部下，部下的报告和回答也以笔记的形式传送给我。另外，讨论的记录等我也会让部下记录下来。
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把碎片化时间用起来 [:1702309869]
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以“留言条”的方式处理日常业务
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进一步推进上述原理，我认为，极其简单的日常联系事务也用书面形式进行的效率会更高。在很多的办公室中，电话留言都是通过便条来传达的。也就是说，我们要把这个方法进一步推广。
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为了具体说明这个方法，我们先假设有电话留言条的情况。假设这张留言条上写着“××打来了电话，说是想设定关于××事的会议日程”。利用这张留言条，我们能够如下推进工作——
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首先，给A打电话，确定日期，确定议题的详细内容，并将这个结果追加到上述留言条上，然后，使用这张纸向部下下达指示。在这张纸上我们要写上如下指示事项：“准备关于这件事的相关资料，也请B出席会议。”在这里比较重要的一点是，由于这张便条上写有A的名字、电话号码以及会议的日期及主题等，所以我们无须再一一重复。也就是说，如果最开始就有文件（说是文件，也可以只是简单的留言条），那么不用重复内容就能把信息传达给他人。
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这与在第三章中所述的利用传真接收文件进行事务处理是一样的，由此我们可以节省时间。考虑一下这样做的效果我们就会明白，即使对方就在眼前，用留言条传达也比口头传达的效率更高。另外，当工作不是从外部打来的电话开始时，我们可以自己写张便条。
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把便条交给眼前的对象，这在最开始可能不太好办。也许有人会说“你是不想跟我说话吗？”其实。这只是一种习惯。试想一下，如果我们在参加会议的过程中想与某人商量某些事项，也是要写在便条上交给对方的，等待对方的回复以在那张纸上追加内容的形式返回。实际上，只要将这种方式在与之类似的事情上推而广之就好。也就是说，将日常业务当作一种“留言条游戏”。
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利用留言条的事务处理
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我们读“如何写商务文件”这类书就会发现，里面记载有好几种固定格式的文件。但是，这些文件都是用于发送到外部或者作为记录留存下来的正式文件。在这里我们需要思考的是，寿命更短的非正式文件。
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在上述说明中，假设的是用电话与外部进行联系，而如果用传真进行，效率会更高。此外，当我们与同一事务所内的其他部门联系时，所有简单的记录都用传真发送，或者亲自给那个部门送去也许会比较麻烦。这个问题可以通过活用在本章（4）中所述的电子邮件得到解决。
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