1702311820
1702311822
如何应对“电子邮件地狱”
1702311823
1702311824
前文我们提到了电子邮件积极的方面。不过电子邮件也存在一些问题。
1702311825
1702311826
我认为，电子邮件最大的问题就是接收量超出了处理能力。这一点在本章的（1）中和第三章的（1）中也提到过。这种情况很容易变成“摆脱了电话地狱，却又陷入了电子邮件地狱”的状态。
1702311827
1702311828
由于在日本电子邮件还没有那么普及，因此这并没有成为现实的问题。但是，一旦很多人都能轻松地使用电子邮件，那么不太重要的电子邮件就有可能大量袭来。
1702311829
1702311830
我们要逐一应对这种情况会比较辛苦，还有可能面临埋没重要信息的危险（在很多的邮箱的设置中，一旦接收邮件超过一定限度，就会显示“邮箱已满”，不再接收新的来信。这样的话，重要的信息就会被漏掉）。
1702311831
1702311832
我们应该如何应对这种情况呢？
1702311833
1702311834
我首先能想到的方法就是，不要公开ID（电子邮件中的地址）。但是，如果这样做，就连必要的信息也收不到了。
1702311835
1702311836
因此，与电话的情况一样，在中途让某人进行过滤，这种需求也会产生吧。经常有人说，“电子邮件是能让我们直接与总统或社长等高层取得联系的手段”。可事实上，以分为单位开展活动的他们是不可能直接阅读邮件接收到所有信息的。因此，进行“在中途拦截邮件，只将必要的信息呈报给上级”的操作是有必要的。一旦电子邮件被广泛运用，在组织内部采取这样的措施一定是不可避免的(6)。不过，这个方法帮不到没有秘书或部下的人。
1702311837
1702311838
我们也可以考虑将费用维持在一定金额以上。这乍一看似乎是一个逆行措施，但在信息泛滥的时代，要想让对方只传达必要的信息，也有不得不这样做的苦衷(7)。不过，由于不能针对组织内的联络收取费用，因此这个措施不能应对组织内部的通信过量问题。
1702311839
1702311840
对“电子邮件地狱”的应对是一个非常难的问题，目前我们找不到既简单又万能的解决办法。但毫无疑问，这是应该从现在开始就认真思考的课题。
1702311841
1702311843
第四章 小结
1702311844
1702311845
1．组织内部的简单联络也可以在很大程度上从口头转换为书面。由此，节省的时间和调整时间差成为可能，我们能够实现高效的时间管理。
1702311846
1702311847
2．日本式组织过于依赖口头联络。考虑到产业结构的变化和信息技术的发展方向，这是个很大的问题。
1702311848
1702311849
3．会议中要整理的东西很多。这里的要点也是转换为书面形式。
1702311850
1702311851
4．电子邮件一旦普及，就能在电脑中连续地进行事务处理，因此效率将得到跨越性的提高。不过，仍然存在邮件的接收量超过处理能力的“电子邮件地狱”的危险。如何应对这种情况，将是今后的重要课题。
1702311852
1702311853
(1)多数参加者就共同的话题通过电脑通信网络进行交流的机制。
1702311854
1702311855
(2)权限的不明确性也与不以工作成果（输出）进行业务评估，而是容易根据与努力和认真程度（输入）进行业务评估有关，这也是内部社会的特质。
1702311856
1702311857
(3)并不是只有日本人具有想要通过会议确认连带意识的这种心理。赛姆勒认为，“人们很享受自己是团队中的一员这种连带意识，所以才召开会议”，并稍带讽刺地说“完全抹杀会议有违人类的本性，并降低企业效率”。但同时，他也讲述了几个用于使会议变得有效的有趣忠告。李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler），冈本丰译，《赛姆勒主义》，新潮社，1994年版。
1702311858
1702311859
(4)在日本也有用于研究在家办公的“国际弹性工作论坛”这样的组织，该组织正在发行定期刊物。
1702311860
1702311861
(5)在经济学中，图只能作为说明的辅助手段来进行使用，本质部分只能通过文字、数字、符号以及表格来进行表示。这不仅是经济学，也是很多领域的共同点。不过，在需要设计图的领域中，也许图是本质的东西。但即便是在那种情况下，视频也是不太需要的。虽然强调运用多媒体能够播放视频，但难道不是只有在娱乐性的用途中这一点才比较重要吗？
1702311862
1702311863
(6)有人认为，在电子邮件时代，中间管理者变得不再必要，组织的等级制度会崩溃。但是，在考虑信息过滤的必要性时，也有可能并非如此。实际上，尽管由于复印机的发展，针对多人的信息传达成为可能，但组织的基本结构并没有发生变化。不过，电子邮件的普及会使中间管理者的作用发生变化，这一点是毋庸置疑的。关于电子邮件以及组织的等级制度，请参照珍妮弗·萨克斯，“电子邮件这样改变公司”，Foresight，1994年9月刊。
1702311864
1702311865
(7)实际上，在邮件方面，这是我们已经经历过的事情。由于大量的直邮广告或者定期刊物被邮寄过来，结果需要的信件混杂在其中看不见了。因此，对于无论如何都想让对方关注的邮件，尽管没有必要尽早发送，但也只能选择快邮。我曾经在邮政总局的某次委员会上指出过这个问题，并提出希望能提高直邮广告的收费。很遗憾的是，我的建议完全被无视了。
1702311866
1702311867
1702311868
1702311869
[
上一页 ]
[ :1.70231182e+09 ]
[
下一页 ]