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把碎片化时间用起来 第五章：挤压归档与时间管理
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缩短寻找文件的时间也是节省时间的重要课题。在本章中，我将总结在《“超级”整理法》中提出的看法，并讲述其与在本书中到目前为止提到过的时间管理法的关联。
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（1）“超级”整理法的基础
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节省寻找文件的时间
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在第三章和第四章中，我已经指出“联络工作中存在很多的时间浪费”，并讲述了使其合理化的方法。同理，寻找文件也是很浪费时间的。
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明明只需五分钟就能完成的工作，结果却花了一个小时去寻找所需的文件，谁都有过这样的经历。事实上，如果只花一个小时倒也还好，但是很多人都有过这样的经历：无论如何也找不到需要的文件，到处找了好几天。这些事都很可笑。难道不能设法缩短这个时间吗？1993年11月由中公新书刊行的《“超级”整理法》的主题就是找出这个问题的答案。
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在这里提出的方法是我经过长期的反复试验和失败之后摸索出来的方法，通过这个方法，我的事务处理效率得到了跨越性的提高。在著书时，我比较担心的是，这个方法的有效性是由我的工作特殊性所决定的。不过，好在这只是我杞人忧天。我从很多人那里都得到了“找到文件的时间显著减少了”的反馈。东京工业大学的今野浩先生说：“以前我每天平均要花将近一个小时的时间去找文件，但用了这个方法之后，找文件的时间缩短到了几分钟。”(1)
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下面将介绍该方法的概要，并做一些补充。
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挤压归档
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很多人按照内容对文件和资料进行分类，并将它们保存在橱柜中。按照这个方法，文件和资料在刚整理完的时候，摆放得井然有序，但维持这个状态比较难。此外，使用过的文件没有被放回原处，之后下落不明；由于没有时间特意去整理正在使用的文件，因此这些文件被不断堆放在办公桌上；或者即使有时间整理，我们也不知道如何判断应该把文件分类到哪个项目中的情况也比较多。保存在橱柜中的文件，即使失效了，也难以被轻易丢弃，就这样，橱柜里渐渐没有了存放文件的空间。这样一来，完美的秩序就会逐渐走向崩溃。
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造成这样的结果并不是因为我们怠慢，而是因为方法不好。“要时刻注意整理”“要定期逐一检查不需要的文件并丢掉”，如果是诸如此类的精神训话，是解决不了问题的。
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我提出的“挤压归档”具体操作如下——
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首先，按最小单位将文件、资料等汇总在一起，然后将之放入方形2号信封中。在信封背面的右端写上日期和简单的内容，将它们从书架的左侧开始存放。此时，不要按内容进行分类，而是按照时间顺序进行排列，这一点比较重要。使用过的信封不要放回原处，而是放到书架的左端。这样一来，未使用的信封就会被挤到书架的右侧。在这个过程中，不需要的文件随时可以扔掉。
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没有分类为何能够检索？
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其实这个方法非常简单。由于我们不进行分类，因此只要是文件，就都能放进去。这样，一眨眼的工夫办公桌就能变整洁。但是问题在于，之后需要某个文件时，我们能否迅速检索到呢？如果只是将文件简单排列起来，我们会不会找不到呢？这也许是所有人都会感到疑惑的地方。
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事实上，这样做确实能比按内容分类时更迅速地检索，原因有三。
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第一，因为我们所需的文件大部分是近期用过的文件的重复使用，我们把这些文件叫作“工作文件”吧。在挤压归档中，这些文件集中在左侧。因此，我们只需几秒钟就能找到。
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第二，即使是几个月都没有使用过的信封，按照时间顺序摆放后它们大致会被放在哪个位置我也基本上清楚。或者说，至少我知道，一个文件被放到哪个位置时，代表它“还没这么陈旧”。因为我们对于“什么时候做的工作”这种按照时间顺序发生的事的记忆是相对比较清晰的（与此相对，我们对于“放在哪儿了”这种位置的记忆不太清晰。因此，如果按照内容来区分文件的放置位置，就会发生丢失事件。而且越是重要的东西，我们越会小心地收起来，就越有可能找不到）。
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第三，按照内容给信封标上颜色区分标志，或者将类似的信封汇总到一起等，通过随时做这样的工作，我们很容易就能找到。
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即使遇到最坏的情况，我们需要检索所有的信封，这个时间也是有限的。即使有1000个左右的信封，我们也只需要十五分钟左右就能检索完。因为不知道文件放在哪儿，而到处找了好几天，这种情况将不再发生。
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时间管理中的挤压归档
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在到目前为止所提到的时间管理法中，挤压归档在各种各样的地方被使用。在这里，我们来总结一下。
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