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按照“超级”整理法整理文件的过程与此过程非常相似。据增川教授所说,动物的记忆机制是非常合理的,因此,按时间顺序整理文件的做法也是合理的。我对这个书评的印象非常深刻。
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信息的分类是通过这样的过程自然而然完成的。我认为,正因为人们从最开始保存信息的时候就想对它们进行勉强分类,因此才会产生问题。“超级”整理法并不是完全否定分类。“超级”整理法也会提倡大家通过信封的颜色区分、电脑文件的标题等进行分类,以提高检索速度。重要的是不把分类作为第一密钥,而只将其作为辅助性的密钥。
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动物在几亿年的进化过程中所形成的记忆机制不可能是不合理的。“超级”整理法与这种记忆机制相似,因此这也证明了“超级”整理法的合理性。
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人不是千手观音
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在对“超级”整理法的评论中,另一篇我非常感兴趣的文章就是《心的黑板:工作记忆,巧妙使用,提高脑力》(8)。
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据这篇文章中所介绍的京都大学灵长类研究所助教泽口俊之氏所述,人类的工作记忆(9)的数量少到让人吃惊的程度,只有七个左右。而在“超级”整理法中,由于将保存资料的架子设定为一个,因此能够节省用于记住架子分类的工作记忆,从而把这种富余用到其他的工作中。
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也就是说,作为“神奇的数字七”,人类的工作记忆与大脑的机制直接有关。今野浩先生曾说过“运用‘超级’整理法时,我有种大脑的空间变得宽敞的感觉”,原来这并不是单纯的比喻!
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作为提高脑力工作效率的诀窍,如何有效利用为数不多的工作记忆是非常重要的。这是应该更系统研究的课题,这一点我将在第七章中再次讲述。
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第五章 小结
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1.以往的按照依靠内容分类的整理法,在刚整理完的时候效果较好,但秩序会逐渐崩溃。
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2.挤压归档就是指将文件按最小单位进行汇总然后放进信封,并按照时间顺序进行排列。这样做能很好地发挥作用的原因如下:
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·工作文件统一放在一行的左边。
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·按照时间顺序进行的记忆比较深刻。
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·通过分类等进行区别。
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3.即使在时间管理中,挤压归档也发挥着重要的作用。
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4.“超级”整理法的基本原理是“一个口袋原则”和“按照时间顺序整理原则”。这两个原则也可以被应用于名片、电话簿、笔记的整理。
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(1)VIEWS 1994年3月23日期。
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(2)此外,对在第七章的(4)中所述的便条收纳也比较有用。如下所述,本来集中写到一个记事本中比较好。但实际上,有时不得不写到纸片上。为了使纸片不遗失,将其放入信封里,然后保存到挤压档案中。
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(3)SANSARA 1994年5月刊。此外,熵是表示系统的混乱程度的指标。
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(4)Marie Claire,1994年7月刊。
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(5)对谈“《‘超级’整理法》的奥义”《中央公论》,1994年3月期(吉川弘之氏与笔者的对谈)。
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(6)《日经Anthropos》,1994年5月期的文章中冈本三宜氏的话。
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(7)《日经产业新闻》,1994年2月2日。
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(8)《日本经济新闻》科学栏,1994年3月16日晚报。此外,Quark 1994年7月期有一篇关于从大脑心理学角度评价“超级”整理法的专题报道。
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