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因为人性适用后进先出的原则，马戏团团长关闭了电子邮件的声音通知，改为一个小时查收一次邮件，回复邮件的时间也尽量控制在10~15分钟。由于你只是在回复邮件，基本上是重复相同的动作，因此每封邮件花费的时间更少。只要你在固定的时间（比如一个小时一次）检查电子邮件，你就是马戏团团长。如果你的电子邮件“叮”地响了，那么人性会迫使你不得不马上回复邮件。
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对待电话也一样。当你在做某些重要的工作时，可以把你的电话设成语音信箱。至少要安装来电显示功能，这样你只需接听重要的来电。一旦你完成了手头的工作，就可以批量回复电话。由于你是在同一时间段做相同的事，因此回复每个电话花费的时间也更少。
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最后，去找一下之前找过你的同事，回答他们的问题或提供他们所需要的信息。
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有了这一策略，你就再也不会一整天忙得像个心脏病人（电话、电子邮件、会见等等）。人性适用后进先出的原则。无论后果如何，你都会停下手中的工作回答新的要求。你是否曾在快下班的时候瞧一眼自己的工作清单，看看还剩多少没完成，却猛然发现所有的工作都没完成？批量处理类似的任务将助你一臂之力。
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培训同事
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当今最重要的管理技能就是培训能力。如果时间管理能像自我提升那么简单，那就太棒了。马戏团团长很早就发现，只有他/她自己在时间管理上表现非凡是不够的，他的同事在时间管理上依然一塌糊涂。我必须教会同事简明扼要地写电子邮件和留言。
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当某人有问题找到你，你应该意识到这其实是一次培训机会。如果你立即回答或解决他们的问题，他们还是会来找你（通常是带着同样的问题）。你应该训练他们在提问题之前有所准备。让他们对自己的工作或问题承担起责任。你可以要求他们：
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• 说清楚他们的疑问或问题（可以选择以书面的方式）。
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• 他们做了哪些努力？
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• 他们认为答案应该是什么？
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你可以亲自示范，让他们真正学会该如何做。下一次尝试这样做：
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• 首先，你看看我怎么做。
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• 其次，我看看你怎么做。
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• 最后，你自己来做。
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如果他们总让你来完成工作或回答问题，他们为什么还要自己做呢？人们喜欢学习新事物，节省时间（长远的解决方法）的前提是先投入时间学习（培训）。
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少建立关系
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一个人每天最重要的时间段就是上班后的第一个小时。事实上，根据现在的情况来看，这一个小时可能是你最好的时间，可以利用它合理安排工作。你或许养成了上班的第一件事就是和同事聊上几句的习惯。马戏团团长建议，最适合聊天的时间应该是休息时间或者午餐时间。马戏团团长深知，每天开始的第一个小时是他仅有的最好的时间。一上班他先赶紧做一些重要的工作，然后再休息一下，为自己充充电。
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马戏团团长清楚地知道，人际关系重在质量，而不是数量。如果你每天抽时间分享和倾听他人的故事，你的人际关系将得到真正的提高。当你打算推迟并晚些时候建立关系时，一定要向对方解释清楚，你的确喜欢听他们讲故事，只不过你现在很忙，没办法聚精会神地听故事。
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商议和“低许诺——高回报”
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马戏团团长接到一个新要求后，他会设法找到既最适合自己又适合提问者的时间去完成。如果提问者需要我做什么事，我会问：“我可以在下班前给你吗？”我会尽早完成他们要求做的事。把交工的时间设定在下班之前，对方总是会因你提前交工而感到高兴。请务必记下他们的要求，这样你就不会因为没有按时交工而让对方失望。马戏团团长的话不会错！
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如果一有新要求，你就扔下自己手中的活儿，提问者会很满意，可这是对自己不负责任。两者之间的理想状态应该是50/50。虽然你推迟答复他的要求，但你可以和后面的类似要求一同批量处理，从而提高工作效率。
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每天或每周更新你的语音问候语
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马戏团团长每天或每周都会更新语音问候语，请来电者留下他们的姓名、电话号码和来电事由，并告知接听回电的最佳时间。他/她解释说，如果来电者留下语音信息，他/她回电话的速度会更快，并提供来电者需要的信息。这种策略还将大大减少回电的数量。如果不知道对方来电的目的，你如何判断回电的先后顺序呢？
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如果提问者仍然留下糟糕的信息，马戏团团长不必自己瞎琢磨，而应等待提问者再次打过来。这叫作“强化”你的要求。如果人们发现其他的行为对自己有利，人们则愿意修正自己的行为。难倒你想一整天抱着电话打个不停？
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你必须以身作则。当你给别人留言时，必须留下你的姓名、电话号码和事由，以及你希望对方回电的最佳时间。请记住：电话号码要重复一遍，而且别说得太快。
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