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• 我还剩下多少时间可以利用?你希望填写的是10分钟、30分钟还是60分钟?
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• 现在我的精力如何?头脑清醒吗?(如果你精力充沛,你可以选择一项棘手的任务;如果你累了,发封电子邮件这种轻松的活儿或许更适合你。)
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• 根据你当前的时间和精力状况,从总清单中选择一项适合的任务。利用这一过程,每天你可以灵活地重新设定工作的优先次序。
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9. 如果要求有截止日期,将这个日期填写在“到期日”一栏的方框内,一旦有机会,就将到期日记录在你的电子日历中。
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10. 记录的第一个词要指明是什么活动。例如,发电子邮件给比尔,打电话给苏珊,拜访玛丽或支付账单。通过这个过程可以批量处理类似的任务。
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11. 确保你的总清单中除工作清单之外,还包括以下内容:
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• 谈话记录。
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• 想法。
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• 不能忘记的事。
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• 个人要做的事。
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• 任务的截止日期(添加到你的日历中)。
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• 包含行动要点(分开填写,防止遗忘)的会议纪要。
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12. 只有一张清单。一张清单便于管理。所有信息都包含在这一张清单中。大多数人常常有很多张活页纸或即时贴式的工作清单。但你的总清单必须非常便于携带,因为你要随身携带。你的大脑时刻处于“开通”状态。你永远不知道自己什么时候会灵光一闪,冒出一个伟大的想法。这种想法稍纵即逝。因此,不要家里放一张清单,办公室放一张清单。把两张清单合并为一张,这样便于管理。
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活动
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取出一张便笺或一张纸。花10分钟时间写下你脑海中的所有想法、不能忘记的事情或需要做的工作。不要遗漏你的个人生活事项。在每一笔记录之间空一行。今天结束工作或下班之前,在原有的内容中添加新的想法、电子邮件、电话号码和不能忘记的事情。
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说明:下面是一张总清单的样本,从中你可以直观地看到总清单的概念以及填写方法。
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总清单样本
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关键项目或任务:
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行动要点→在××年12月7日之前,向蒂姆提交想法。
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完成预算
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支付汽车贷款
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