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当你写邮件或语音留言时，表达得含糊一些或许一开始会节省时间，然而，从长远看来，这会耗费你更多的时间。因此，在打电话或写邮件之前，你必须先制订好计划。制订计划总是会帮你节省时间。
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一次关注一件事——争取完成
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马戏团团长是一个“交通警察”。他每天都疏导经过其办公桌前的工作流。想象一个真的交通警察站在十字路口，示意从某个方向驶来的车辆驶过路口，而让另一个方向的车辆停在原地。
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现在，想象一下你每天是什么样子。你真的能指挥来自四个方向的车流吗？一次指挥一个方向的车流会更有效。试着将100％的专注力和注意力投入一个活动中。这样，你完成任务的时间将会缩短，犯的错误也将更少。在电话和电子邮件中任选一项，直到你完成其中一项之后，再进行另一项。
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每天节省2小时 第3章 使用总清单制订一个可行的计划
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如果你想当场忘掉什么事，把它记在笔记上。
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——埃德加·爱伦·坡（edgar allen Poe）
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每天节省2小时 使用总清单制订一个可行的计划
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本书推荐的新工具绝非传统的工作清单，而是保持每天、每周、每月和每年都能有条不紊地工作的两个关键构件——总清单和日清单。简单说来，总清单是一沓纸，你可以在上面记载每周发生的所有活动、笔记、行动要点等等。你是否见过星期六或星期天站在足球场边的教练？他们手里都拿着一个战术板，他们可以在上面找到所有可能的进攻方式。这和总清单的原理是一样的。
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日清单是一种电子日历，可以用来计划当天的一系列关键活动。总清单和日清单取代了传统的工作清单和效率手册。以下内容将详细介绍这两种清单，以及如何结合你的日历或电子管理系统充分运用这两种清单。
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如何创建和使用总清单
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1. 总清单旨在理清你头脑中所有的事情。总清单是记录思想和活动发生的日志。如果大脑能够一览无余，看见你要做的所有事情，它就可以更高效地整理这些事情。
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2. 工作清单是一张记录一天工作内容的清单，主要关注的是当天的事情。而总清单是一份记录随机思维的清单，你所写下的任务或活动不一定必须当天完成。这个头脑风暴的过程能使你的大脑未雨绸缪、展望未来。如果你想保持领先，那么在未来到来之前，就需要开始考虑并研究未来。
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一旦你有了一个看法、想法，或者发出或收到一个要求，立即把它写下来。
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3. 总清单每周写一次即可。为什么要每天制定一份新的清单？太浪费时间了。一周比一天能更好地显示你的工作效率。每周你都可能有一到两天的时间工作完成得不理想，但如果你以五天的时间来看，会发现你已经做得相当不错，而不必再感到灰心丧气。比如一支橄榄球队，如果他们只赢了一节比赛并不算赢，必须在四节比赛得分胜出后才能算赢。这两者的原理是一样的。
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4. 每周将总清单钉在一起并放进文件夹。这样不但可以时常把它当作备用，还可以年度考核时使用。在同事忘记曾经对你说过什么的时候，这些清单还可以唤起他们的回忆。此外，由于记不清自己在一年中完成了多少重大的任务、项目和特别活动，一般人常常得不到自己应得的荣誉。而在年末翻看自己保存的总清单，你就能强调或突出显示足以使你获得荣誉的事件。马戏团团长总是在提醒他/她的老板自己是多么不可或缺。总清单就是非常直观的证据。千万不要把每天的“证据”随意丢弃。
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5. 在每一笔记录之间空一行，以便添加注释和细节。这样也便于你快速查找具体细节。
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6. 填写电话号码、电子邮件地址时，使用双倍边距，用作清单右侧笔记内容的“快速查找”。你是否注意到，文具店里卖的大多数便笺本实际上就是记事簿？只不过这些便笺的边距只有1英寸，很不好用。
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7. 如果你必须用语音留言或发电子邮件，在记录旁边画个圈并打个钩。等你收到回电或回信时再打钩。这将让你变成一个“大嗓门儿的人”，你会拼命追问结果。如果快下班的时候你发现圆圈内还没打钩，你会再次跟踪结果。如果你对时间的要求很严格，可以每天至少跟踪一次，直到对方给你回电或回信，让你得到满意的回复。你这是在向同事传授你的做事方法——一直跟踪悬而未决的问题，直到他们给你回电或回信。你是在培训他们。
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8. 不要在你的总清单中设定优先次序。笔记要记得详尽而简短，以便你能一眼就分清优先次序。这样就能保证清单的灵活性，因为你每天的工作和相应的优先次序经常会发生改变。
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每当你完成一项任务，浏览一遍你的总清单，利用以下这些指标重新设定优先次序，并决定当前如何最好地利用自己的时间。这些指标包括：
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