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以下介绍一种开始工作的新方法,可以帮助你在上午完成更多的工作。比如,你从上午8点开始工作:
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8:00~8:15
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当你早上查收电子邮件、收听语音留言时,只寻找有没有“素食”。比较邮件和留言中的事情,以及你前晚计划中的“素食”。如果你找到了“素食”,将其添加到你的清单,然后退出电子邮箱,将电话设置为语音留言状态,并投入清单上所列出的工作中,关闭电子邮箱的通知功能。
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8:15~9:15
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处理最大的“素食”工作或最重要的任务。这段时间是一个小时。设法拖延这个时间段内出现的任何干扰。告知对方一旦你完成了“素食”工作,就会尽快回复他们。
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9:15~10:15
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完成你的“素食”工作,查收电子邮件、收听语音留言并允许他人干扰。寻找“素食”并尽快回复。在这60分钟内尽可能多地处理他人的要求。
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10:15~11:15
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一旦你做完上面这些工作了,立即退出电子邮箱,再次把电话设置成语音留言状态,并设法拖延这个时间段内出现的一切干扰。将注意力集中在第二个最大的“素食”上,并花一个小时处理它。
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11:15~11:30
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当你完成第二个“素食”后,可以回复那些不太重要的电子邮件和电话。在午餐前继续恢复自我控制。你将发现在这个时间段,人们对你的反应很迅速(干得漂亮)。
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11:30~12:15
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利用午休时间制订下午的计划,让自己头脑清醒地迎接下午的工作。请记住,不要边吃饭边干活儿。否则,不但每一件事都会更浪费时间,而且每件事情都干不好。
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技巧:
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请记住,吃午餐的时候坐在你最大的干扰者对面。因为他们在吃午餐,你们之间将会相安无事,而且你可以把第三个“素食”工作(最大的干扰者要求你做的工作)做完。当干扰者吃完饭回来后,你可以离开。这将有助于你避开干扰。
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将会议安排在下午
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会议有三种类型:
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• 介绍情况。
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• 制定决策。
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• 头脑风暴。
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如果需要做决定或酝酿新的点子,这种会议就应该定在上午开。如果是介绍情况或最新动态的会议,就应该安排在下午。如果你上午的时间全都在开会,你哪里还有时间去做最重要的工作?
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充分利用你的能量循环
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每个人每天至少有3个能量循环。75%的人,最旺盛的能量循环是在上午,下午稍微差一些,晚上的能量循环最微弱。但是,为什么晚上的能量循环(当你还在加班时)却常常显得很旺盛呢?因为大家都走了,没有任何人可以干扰你。
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因此,你必须保护上午的黄金时间。我建议你在上午不要安排会议、退出电子邮箱、把电话设置成语音留言状态。将每天的第一个小时空出来,这样你才能至少完成一项“素食”工作。
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我花了很长时间才搞明白,别人是在利用我最好的工作时间来做他们的事情。他们将我一天当中效率最高的时间挥霍了,而且我同意他们这么做。如果我没有充分利用上午的时间,关键的任务和项目就不得不推到下午,在我工作效率低的时候去做。于是,我每天需要花更多的时间去完成工作,最后我只能熬夜工作。
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