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将电子邮箱的界面设置成预览窗口，这样你就可以看见邮件的主题和邮件正文前3~4行的内容。点击“视图”→“自动预览”。通过这个功能，你将快速浏览电子邮件，判断早上应该最先该给谁回邮件。我没有时间看完邮件的全部内容再判断其优先次序。立即删除垃圾邮件，减少邮件数量。
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技巧：
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在每天开始工作的时候，你只需在电子邮件中寻找“素食”工作，即那些需要在当天完成，且对方已说明重要性的工作。如果没有重要的电子邮件，将其放进你的总清单中，稍候再处理，或者直接删除。
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你必须让发件人在邮件的主题一栏写明他们发邮件的目的，并在邮件正文的第一段写清楚他们需要你做什么工作和明确的截止日期（在第2章曾讨论过）。你会选取并回复一些最重要的邮件，然后关上邮箱。
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利用你前一天晚上在日清单中记录的6项任务，对邮件进行过滤，判断邮件是不是重要邮件。如果邮件的重要程度比不上清单中其他工作，在下一次检查电子邮件的时候再回复。这样，你就可以从电子邮件中脱身，快速开始“素食”工作。
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批量处理电子邮件
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如果每次只做一件事，你会更节省时间。通过定期检查电子邮件（比如一小时一次或一天四次），你可以集中精力处理电子邮件，更快地完成工作。这样，你才能真正做到每次只做一件事，回复电子邮件的速度也将有所提高。
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给自己10~15分钟时间，按照事情的优先次序，尽可能多地处理收件箱中的邮件，然后关上邮箱，继续工作。
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使用即时通讯工具的技巧
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即时通讯工具会瞬间降低你的工作效率，影响你当天完成的工作量。我认为，如果你想讨论某件事或咨询问题，相比在“即时通讯工具”上来来回回地说，打电话预约时间或召开会议效率会更高。
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让“即时通讯工具”一整天开着，就是给自己创造机会，使自己不停地从一个工作转移到另一个工作上。当天能完成的任务或活动的数量将大大减少。我们已讨论过破坏性极强的干扰会导致怎样的后果：你掂量着办。
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有一种例外情况。如果安装“即时通讯工具”的前提是推动某个项目或任务的完成，以便提问更便捷和发起实时讨论（远程），这个工具就是必要的。
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电子邮件只处理一次——进行相应的处理
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在你第一次阅读电子邮件后，就应马上进行相应的处理。看完邮件后首先删除，然后对最重要的邮件进行相应的处理，最后将其余邮件归档，保持收件箱的整洁。
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不要把收件箱当成工作清单
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把收件箱当成工作清单，是导致效率低和陷入麻烦的主要原因。这同在办公桌上堆满文件一样。规则是，收件箱内的邮件数量永远不要超出屏幕所能显示的范围。大多数人每天浪费在找邮件正文上的时间为30分钟。
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当阅读完一封邮件后，第一件事就是立即采取以下行动：
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• 处理邮件后将其归档。
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• 设置标志并将其归档，以便将来处理。
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• 将其放进你的时间进度表或设置提醒，以便在将来处理。
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• 删除或阅读完删除。
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说“不”
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如果事情与你无关，请通过电话或电子邮件告诉对方，发邮件时不要同时发给你或抄送给你。如果你不说“不”，事情将不会发生改变。
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技巧：
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告诉你的直接下属涉及哪些项目的邮件需要抄送给你；否则，他们会把所有邮件都抄送给你。
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