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1702321340 处理垃圾邮件
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1702321342 垃圾邮件的形式可谓多种多样。立即删除这些邮件,千万不要打开。如果你打开了,它将会告诉发件人这是一个有效的电子邮件地址。
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1702321344 更适合使用电子邮件的规则
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1702321346  电子邮件   电话   只需要信息   需要立即响应   提供了一个书面备份   需要提问题   有的人对电子邮件的反应更快   想听到某人的声音   可以同时发给数人   私密性  技巧:
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1702321348 严格地说,电子邮件不夹杂任何语气。如果你不确定某人将如何解读你的电子邮件,干脆给他/她打电话,或者在点击“发送”按钮前给他们打电话,让对方听到你的声音,从而理解电子邮件的意思。
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1702321350 发邮件要比打电话节省时间,要比作记录更方便,特别是在你忙的时候。电子邮件是用来传递信息的,电话是用来讨论问题的。如果你需要讨论问题,就应该拿起电话拨过去。
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1702321352 利用日历安排你的工作进度
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1702321354 利用在线日历,安排你要参加的会议、预约以及你为了准时完成某些重要的项目空出的时间。这样,别人就会了解你什么时候有时间,什么时候适合召开一项会议。
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1702321356 利用电子邮件系统管理电子邮件
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1702321358 无论你使用的是Lotus notes、outlook还是groupWise(novell公司旗下的邮件系统),这些工具都可以帮助你节省大量的时间。关键在于,每周你应该学会如何使用一种新的工具并真正将其用到实处。短期内你可能会多花点儿时间,但从长远来看,可以达到事半功倍的效果。
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1702321360 这些工具可能藏在Lotus notes、outlook或groupWise不同的工具栏里,但简单易懂的使用手册将会为你详细讲解如何使用这些策略。以下介绍一些易于使用的工具和策略,让你每天都工作得更加轻松。
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1702321362 关闭你的电子邮件通知功能
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1702321364 如果你听到电子邮件发出“叮”的声音,或者看见通知窗口弹出来,你可能会中断手中的工作去查看邮件。点击“工具”→“选项”→“电子邮件选项”,选择“高级邮件选项”。
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1702321366 点击“收到新邮件”按钮,确认“播放声音”选项前没有打钩。如果你想知道是否收到电子邮件,在“通知区域显示信封图标”选项前打钩即可。
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1702321368 确认“显示新邮件桌面通知”选项前没有打钩。
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1702321370 利用自动预览或预览窗格节省打开电子邮件的时间
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1702321372 你可以不必打开全部的电子邮件正文,可以利用预览窗口来查看,以节省时间。你可以告诉发件人,让他们知道:
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1702321374 ① 在主题一栏写明他们发邮件的原因。
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1702321376 ② 在邮件正文的第一段,写明他们的要求及截止日期。
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1702321378 点击“视图”→“自动预览”。“视图”下面另一个选项是“阅读窗格”。选择“靠右”或“底端”,你将会看见你的个人文件夹、收件箱和邮件正文。
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1702321380 创建电子文件夹和子文件夹
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1702321382 如果邮件箱里的邮件数量超出一个屏幕的显示范围了,那么就应该整理你的邮箱了。如果找邮件所花费的时间太长,你就应该把这封邮件放进收件箱里。
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1702321384 不要建立太多的主文件夹。如果每个主文件夹都附带子文件夹,那么主文件夹的数量最好不要超过10个。
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1702321386 技巧:
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1702321388 电子邮件中文件夹的名称和目录,必须和桌面上文件夹的名称和目录一致。以下介绍一些常用的文件夹名称:
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