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√ 除非真有必要，否则不要使用“即时通讯工具”。
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√ 使用“自动预览”功能浏览每封邮件的主题和正文的前三行。这样，你就不必打开每封邮件看看是什么内容。
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√ 每次检查电子邮件，可以采取立即删除、回复邮件或将邮件移至文件夹并添加提醒等方式处理邮件。
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√ 除非你想要成为核心人物，否则不要让发件人把邮件发给你。
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√ 保持收件箱整洁有序。不要把收件箱当作工作清单来用。
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√ 建立文件夹和子文件夹，并和桌面上的归档系统保持一致。
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√ 建立规则，移动和删除某些邮件。
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√ 给邮件设置标志，以提醒自己将来处理它们。
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√ 启用拼写检查功能，使每封邮件在发出前进行自动检查。
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√ 如果你需要讨论问题，应该打电话而不是发邮件。邮件用来传递信息，电话或会议用来讨论问题。
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√ 如果邮件内容很敏感，你应该改为打电话。
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√ 利用“已读回执”功能，跟踪你发出的重要的、有时限要求的邮件。
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√ 根据日期、发件人或主题整理你的收件箱，利用“视图”功能查找邮件。
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√ 当你需要归档时，从收件箱中近期的邮件开始着手，然后再处理更早期的邮件。
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√ 当你即将外出时，启用“外出时的助理程序”功能。当你离开办公室时，将发件人引荐给另一个能帮助他/她的人。
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√ 利用日历功能向他人展示你的时间进度。
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√ 每周花一点时间了解outlook的新功能。
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每天节省2小时 第7章 规划写作和演讲，效果立竿见影
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如果你希望成功地管理和控制他人，先学会管理和控制自己。
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——威廉·J·别特克（William J. Boetcker）
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每天节省2小时 利用主题栏吸引收件人的注意力
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改进主题栏是让自己的邮件获得对方迅速响应最直接的方法。利用主题栏告诉收件人此封邮件的目的，而不需要公布邮件的内容。让收件人产生一种迫不及待打开邮件的冲动。让你的主题栏在对方的收件箱中赫然醒目。所有读者都想知道：
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