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• 我为什么收到这封邮件？
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• 需要我做什么？
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• 对方什么时候需要？
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一般读者会在短短5~10秒内判断是否要对你的邮件采取行动、归档或是删除。为了营造紧迫感，可以在主题栏写明截止日期。
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我们通常会最先处理那些看似容易或不太麻烦的事情。因此，如何给读者留下良好的第一印象非常关键。当收件人打开邮件时，如果你的邮件正文看上去复杂难懂，且看着和/或理解起来颇为费劲，那么收件人往往会关掉邮件或直接删除。
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案例研究
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布莱恩所从事的项目，非常依赖同事的帮助和同事提供的信息。唯一的问题是，似乎所有事情都需要花费很长时间。他发出去的邮件长达三页，然而，两星期后这份邮件依然石沉大海。他从来没想过或许是自己的问题。然而，他很清楚如果不能及时得到同事的回复，自己绝对不可能准时下班。
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布莱恩向他的朋友求助，请对方看看自己的邮件出了什么问题。他的朋友说：“很简单。如果是我，我也不会回复你的邮件。”
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“为什么？”布莱恩问道。
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他的朋友解释说，“如果我不能很快看出一封邮件的目的，而你又不是我的老板，我不是把它删了，就是等到有时间的时候再来看。当我打开你的邮件，发现要花很长时间才能看完，于是我决定有时间的时候再接着看。”
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他的朋友接着说，“此外，你还应该告诉对方截止日期和请对方及时回复的重要原因。如果你写的是‘尽快’，我一点都不觉得你很急。”当布莱恩开始告诉收件人截止日期后，他收到回复的速度明显加快。
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你写信或电子邮件的目的
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在你开始撰写电子邮件之前，需要明确你写信的目的。许多发件人发现，自己的信或邮件没能抓住问题的要害。这是因为他们的信或邮件一开始就是介绍情况，而不是说明写信的目的，因此，直到对方读到最后才能看出发件人写信的目的所在。而且，发件人的主题栏也写得平淡无奇。
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你是想劝说、告知、询问/回答某个问题，还是想向某人表示谢意？当你决定并写下邮件的目的后，你要准备分析收件人。什么样的文体会吸引收件人的注意力？
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每次只谈一个焦点或议题
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写邮件的规则是每次只谈一个主题或议题。如果你有多个议题、行动要点或要求，在正文的第一段写明，让收件人知道。如果你不这么做，他们很可能只回复一个要求或问题，你还得再次发邮件或再次提要求。
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添加空格，并在你的要求或问题前添加项目符号或编号。
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写信前分析你的收件人
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大多数作者犯下的一个最严重的错误是，他们在下笔前没有花时间分析收件人。你对收件人了解得越多，邮件的定制程度就会越高。
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• 你的收件人是谁？
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• 你的收件人对你的主题了解的程度有多少？（这将决定你需要提供多少信息和背景资料。）
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• 他们年轻还是年长，是女性还是男性？
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• 他们喜欢什么样的邮件，是简短、直切主题的，还是先寒暄几句再引入话题的邮件？
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理解你的收件人
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你的收件人可能正遭受来自各种渠道的、各式各样的干扰。让我们看看，你的收件人可能会因为什么样的任务而分心：
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