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√ 给邮件设置标志，以提醒自己将来处理它们。
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√ 启用拼写检查功能，使每封邮件在发出前进行自动检查。
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√ 如果你需要讨论问题，应该打电话而不是发邮件。邮件用来传递信息，电话或会议用来讨论问题。
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√ 如果邮件内容很敏感，你应该改为打电话。
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√ 利用“已读回执”功能，跟踪你发出的重要的、有时限要求的邮件。
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√ 根据日期、发件人或主题整理你的收件箱，利用“视图”功能查找邮件。
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√ 当你需要归档时，从收件箱中近期的邮件开始着手，然后再处理更早期的邮件。
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√ 当你即将外出时，启用“外出时的助理程序”功能。当你离开办公室时，将发件人引荐给另一个能帮助他/她的人。
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√ 利用日历功能向他人展示你的时间进度。
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√ 每周花一点时间了解outlook的新功能。
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每天节省2小时 第7章 规划写作和演讲，效果立竿见影
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如果你希望成功地管理和控制他人，先学会管理和控制自己。
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——威廉·J·别特克（William J. Boetcker）
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每天节省2小时 利用主题栏吸引收件人的注意力
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改进主题栏是让自己的邮件获得对方迅速响应最直接的方法。利用主题栏告诉收件人此封邮件的目的，而不需要公布邮件的内容。让收件人产生一种迫不及待打开邮件的冲动。让你的主题栏在对方的收件箱中赫然醒目。所有读者都想知道：
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• 我为什么收到这封邮件？
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• 需要我做什么？
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• 对方什么时候需要？
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一般读者会在短短5~10秒内判断是否要对你的邮件采取行动、归档或是删除。为了营造紧迫感，可以在主题栏写明截止日期。
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我们通常会最先处理那些看似容易或不太麻烦的事情。因此，如何给读者留下良好的第一印象非常关键。当收件人打开邮件时，如果你的邮件正文看上去复杂难懂，且看着和/或理解起来颇为费劲，那么收件人往往会关掉邮件或直接删除。
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案例研究
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布莱恩所从事的项目，非常依赖同事的帮助和同事提供的信息。唯一的问题是，似乎所有事情都需要花费很长时间。他发出去的邮件长达三页，然而，两星期后这份邮件依然石沉大海。他从来没想过或许是自己的问题。然而，他很清楚如果不能及时得到同事的回复，自己绝对不可能准时下班。
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