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在邮件末尾写一个简单的签名，让收件人看见你的三种联系方式。签名不要超过6行。
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点击“工具”→“选项”→“签名”设置即可。确保你的签名中包括：
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• 姓名。
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• 公司名称。
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• 部门和职位。
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• 邮箱。
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• 电话号码。
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• 传真号码。
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大多数的签名还包括企业的网址和一些法律声明。签名不能超过6行，且不能包含某位逝者的励志名言。
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如果你即将“外出”
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如果你即将外出，启用“外出”功能，给你的发件人一个快速回复。向他们提供办公室里另一个人的联系方式，并列明这个人的电子邮件地址和/或电话号码。发件人将立即明白，你将在某一特定时间外出，在你回来之前他们可以联系你办公室里的另一个人，或等你回来后再联系你。
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点击“工具” →“外出时的助理程序” →“我目前外出”即可设置。在“使用以下消息对每个发件人自动答复一次”的方框内，键入你想让发件人在你外出时收到的信息，并点击“确认”。信息要明确且不要太长。
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快速技巧
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√ 关闭邮件的通知功能，改为定期检查邮件。如果你检查邮件，可以利用“预览”功能，并且只寻找“素食”邮件。
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√ 如果你每天早上到办公室的第一件事是检查邮件，那么可以先寻找“素食”邮件。完成一个“素食”邮件后，再处理其他的邮件。
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√ 用颜色标注最重要的发件人发给你的邮件，以便你可以一目了然。
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√ 利用抄送过滤器将只发给你的邮件显示为蓝色。这意味着需要你采取行动。
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√ 批量回复邮件，以便节省时间。
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√ 除非真有必要，否则不要使用“即时通讯工具”。
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√ 使用“自动预览”功能浏览每封邮件的主题和正文的前三行。这样，你就不必打开每封邮件看看是什么内容。
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√ 每次检查电子邮件，可以采取立即删除、回复邮件或将邮件移至文件夹并添加提醒等方式处理邮件。
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√ 除非你想要成为核心人物，否则不要让发件人把邮件发给你。
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√ 保持收件箱整洁有序。不要把收件箱当作工作清单来用。
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√ 建立文件夹和子文件夹，并和桌面上的归档系统保持一致。
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√ 建立规则，移动和删除某些邮件。
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