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你的邮件必须具备以下三个特征
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1. 简短。
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2. 直切主题。
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3. 易读、易懂、令人印象深刻。
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理解关键所在
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一般读者在打开信或邮件后,会在5~10秒内做出判断,并决定是否:
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① 看完邮件并采取行动。
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② 放进文件夹或塞进一堆文件中,有时间再看,前提是如果还能找到的话。
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③ 删除或扔掉。
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让收件人易于理解
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1. 使用简短、简单的词汇(无论是写起来还是读起来都更快、更轻松)。
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2. 邮件的末尾处必须写明要求读者回复的截止日期和必须在此日期前回复的原因。
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3. 使用项目符号,而不是采用段落划分,如有必要,可以画表格。
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4. 让邮件看上去易读。
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5. 保持邮件段落简短(长度不超过3~4行)。
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6. 保持语句简单,使之易读、易懂。每句话不超过17个字。
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7. 邮件的语气不要强硬。在发送邮件前进行检查。
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使用PADD模型组织你的写作
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为了让你写作的速度更快,并使收件人读起来更轻松,在下次写信的时候,试着使用以下这个简单的模型。
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PaDD代表:
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• 目的(purpose):你为什么要发送这封邮件。(用4~8个字在主题栏写明)。避免写得像新闻标题似的。
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• 行动(action):你希望收件人做什么。(在正文的第一段写明,让收件人对行动一目了然。)第一段要尽可能简短,长度不要超过2~3行。
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• 细节(detail):就是使用项目符号或编号的列表。
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(如果你是按照段落来写,细节就是邮件的主体或处于邮件的中部。)
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• 截止日期(deadline):邮件的末尾处务必写明截止日期以及合理的原因。(让你的截止日期成为收件人最关心的事。)
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