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1. 使用简短、简单的词汇（无论是写起来还是读起来都更快、更轻松）。
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2. 邮件的末尾处必须写明要求读者回复的截止日期和必须在此日期前回复的原因。
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3. 使用项目符号，而不是采用段落划分，如有必要，可以画表格。
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4. 让邮件看上去易读。
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5. 保持邮件段落简短（长度不超过3~4行）。
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6. 保持语句简单，使之易读、易懂。每句话不超过17个字。
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7. 邮件的语气不要强硬。在发送邮件前进行检查。
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使用PADD模型组织你的写作
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为了让你写作的速度更快，并使收件人读起来更轻松，在下次写信的时候，试着使用以下这个简单的模型。
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PaDD代表：
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• 目的（purpose）：你为什么要发送这封邮件。（用4~8个字在主题栏写明）。避免写得像新闻标题似的。
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• 行动（action）：你希望收件人做什么。（在正文的第一段写明，让收件人对行动一目了然。）第一段要尽可能简短，长度不要超过2~3行。
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• 细节（detail）：就是使用项目符号或编号的列表。
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（如果你是按照段落来写，细节就是邮件的主体或处于邮件的中部。）
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• 截止日期（deadline）：邮件的末尾处务必写明截止日期以及合理的原因。（让你的截止日期成为收件人最关心的事。）
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说明：为了突出强调邮件的重要性，可以在邮件的主题栏写明截止日期，不要使用“尽快”的字样。分清优先次序的首要依据是截止日期。
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在邮件的结尾你可以写道：请于今日下午5点以前告诉我答案好吗？否则，我今天将无法完成这个项目。（不要说“提前表示感谢”。这对收件人而言毫无意义。）
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如果你必须转发邮件，请给予指示
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在主题栏或正文第一段的开头加入你的评论意见。这将为收件人节省时间。“仅供参考”对于收件人而言毫无意义。而一条用不了30秒就能写完的简短评论，却能帮助读者节省几个小时的时间。
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当你点击答复键时，先修改主题栏
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许多人认为点击“答复”键，输入一段文字或一个回复，再点击“发送”键就完事了。这很快就会形成一串长长的邮件。可以试着把主题栏改为：
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• 我的回答是……
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• 我的回复是……
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• 你的要求或……
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经过修改，收件人就会知道这是一封最新的邮件，并会很快明白发件人的目的。
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