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在精力最旺盛的时候专心做项目
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如今，我们由于太专注于应对紧急情况，以至于项目进展得非常缓慢，甚至不可能按期完成。完成项目的数量和项目执行的质量只占个人考评的80％。而每天和每年处理的紧急情况的数量只占20％。
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然而，我们每天将80％的时间用于处理紧急情况，只有20％的时间用来做最重要的工作。不仅个人如此，公司也是一样。
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如果你的活动对完成项目没有产生直接的贡献，那就是在浪费时间。如果态度不诚恳，你或许不可能认识到自己在错误的时间做了错误的事情。请记住：“灭火”属于维修行为。“灭火”只对维持现状有帮助。如果你能彻底消除火灾的隐患并修复故障，那么将改善公司的经营状况，并让你获得领导的赏识。
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大多数公司都把项目视为最重要的工作，因此，当你考虑每天、每周、每月和每个季度的计划时，必须接受这种安排。你在日历中必须先列入项目计划，因为项目的优先级别最高。
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案例研究
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葆琳是一名兢兢业业的员工。对于其他同事和部门的问题，她总是乐于伸出援手，帮忙“灭火”。终于有一天，她的上司过来对她说：“最近你在忙什么呢？”她回答道：“我一直在帮别的部门灭火。”上司有些不悦地说：“我派给你的项目进展得怎么样了？”
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葆琳说：“我还没机会开始呢。”于是，上司清楚地表示，如果项目仍没有起色，就先别忙着帮人“灭火”。（你知道我的意思吗？）于是葆琳转变了想法，她发现分清工作的优先次序其实很简单，并且那种完成工作的感觉很棒。
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技巧：
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人们很少因为“灭火”而受到表扬和鼓励，更多的是因为“消除火灾隐患”、为公司挣钱或省钱。
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我在前面说过，你每天所做的一切工作都必须与你的项目有关，并且扑灭的火也应该是项目周围的火。关键在于，你在制订计划时应率先而不是最后安排这些项目，更不是推迟到快下班的时候再处理。否则，你就会把项目推迟到第二天，眼看着交工的最后期限一天天逼近。
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准确建立项目，这对你很重要
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• 项目开始之前，要清楚项目的预期结果是什么。
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马戏团团长会不停地追问，直到他/她完全搞清楚提要求者所希望的结果，这比在缺乏信息的情况下草率开工，最后不得不全部返工的情况要好得多。你可以因此准确地分清工作的优先次序。
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• 确保提要求者清楚自己想要的最终结果。即便是提要求者，他对自己所分派的任务和/或项目也常常含糊不清。这将导致你交付了非预期的最终结果。你问得越仔细，提要求者就越清楚自己想要得到什么样的最终结果。这样一来，你们双方将取得一致意见，最大限度地抑制误解的发生。
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• 在项目开始时，确认自己能够得到单位的资源或其他小组的帮助。因为你需要从他们那里得到承诺，确保单位资源可以方便你使用，这样也能让其他同事尽早做计划。如果你不这么做，就无法保证项目按期完成。
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有效管理项目的9个简单步骤
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想象最终结果
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闭上眼睛，想象一下项目结束时是什么样的结果。现在，逆向思考，想到什么就写什么。人们在筹划项目时往往会遗漏一些步骤。如果你能展开想象，犯这种错误的概率将会降低。
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现在，对项目的最终结果进行清楚、具体地说明。在项目开始前向提要求者确认，你对最终结果的描述是否符合他的期望。最终结果界定得越清楚，你准确、按时完成项目的概率就越大。
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记下开始日期和完成日期
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记下开始日期和完成日期，将提高你对项目的关注度和按时完成项目的可能性。如果你不这么做，你很可能迟迟不能推进项目，最后只得延期交付项目。
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如果你在接到项目时并不知道需要何时开始和/或何时完工，一定要询问清楚。如果还是没有准确的日期，就估计一下完工日期并告诉你的老板。你现在就要这么做。你过去多次接到过没有截止日期的任务或项目，却突然接到指示说该任务或项目现在十万火急？不要让这样的情形在你身上重现！
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通过头脑风暴分解项目
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从头脑风暴开始。想象一下预期的最终结果，接着记下需要完成的各个步骤、任务和冒出来的想法。不分先后，把想到的事情都记下来。大多数人都不知道，如果你的大脑能够想象出你需要完成的各个步骤或任务，你就能更快速、轻松地组织这个项目。如果非要按照一定的顺序去回忆所有需要完成的步骤或任务，大脑的反应反而会很慢，而且更不准确。
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