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过去我经常看到一种现象:管理者总是让下属干了大部分的活儿而将荣誉归于自己。如果下属已经完成了某个项目的大部分工作,那么让下属继续做完整个项目,并且与你分享那份成功的“荣耀”。
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接受现实,他人也可以做得很好
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完成任务的方法有很多种。或许你还可以从他人身上学到一种新的、更有效的方法。这样的事情屡见不鲜。
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在我早期的职业生涯中,刚开始我很难接受别人比自己强。当你是个年轻的“自命不凡的人”,很难相信还有什么人比你强。随着年龄的增长,由于时间不足而“被迫”将越来越多的任务委派下去后,我日益羞愧,发现其实下属可以做得一样好,甚至比我还要好。当心智日渐成熟,我可以欣然享受下属的成功。我认为这样才能算得上一个优秀的管理者。
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选择合适的人
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• 为某个任务或项目选择合适人选,最简单的方法是问你的直接下属是否对此感兴趣。这么做可以消除猜疑,并且他或她常常就是你要找的那个人。
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• 如果你选好了人,请告诉被任命者你选择他/她做这项任务的原因。(前提是这个人必须拥有足够的技能、知识和做这件工作的热情。)我最经常听见的提问是,“如何做才能显得你不是在‘推卸’某项任务?”
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• 体察下属的感受。特别是当你向他们“推卸”某项任务时,表达你的谢意。
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• 调整你对下属能力的期望。
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• 要求下属尽力把工作做好。只有当下属实在没办法的时候你才帮助他。从错误中吸取教训是最有效的学习方法。
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• 如果下属有问题,让他在找你前先把问题记下来。这么做有助于提高他的专注度,也有利于你节省时间且提高下属的忠诚度。
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• 要求下属批量提交问题,以便你能一次性回答。
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• 从小一点的任务开始做起,慢慢发展,逐步提高下属的自信心。
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案例研究
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格洛丽亚发现,每当她委派某项任务或项目给下属,他们都看上去很反感。她不明白原因。而且让下属准时完工也极为困难。因为任务和项目太多,所以她没时间去想应该把任务委派给谁以及为什么委派。
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终于有一天,她问一位下属接到委派的任务后有什么感受。这位下属说当格洛丽亚把任务委派给他时,他感觉自己是“办公室里唯一喘气的人”,于是他接受了任务。而且,他常常觉得这个任务之所以委派给他,是因为格洛丽亚不想做,所以自己才会得到。他并没有觉得格洛丽亚真正信任自己。他希望能融入这个团队,和团队一起成长,学习新的东西。
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从那天起,格洛丽亚决定授权的时候多花些时间。她决定先问问下属对项目和任务的兴趣程度,向下属解释任务或项目的重要性。如果有必要,再向下属说明选择他们做这个任务或项目的原因。效果立刻显现出来了。此外,她还积极地告诉下属她的期望是什么,让下属充分了解,并积极改善自己的沟通技能。现在,他们成为了一个真正的团队。
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明确界定项目、希望达到的结果和期望
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留出时间会见被任命者,向他讲解任务并确保他清楚地知道希望达到的结果是什么样的。不要假设他知道该怎么做。不要在他还没有完全理解任务、你们双方没有达成一致意见的情况下,就草草结束会议。强调任务的重要性,否则很可能会被推延。
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如果你是被任命者,接到的工作没有明确的期望值,要一直问问题,直到你完全清楚领导想要什么。否则,你很有可能最后发现自己要推倒重来。
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技巧:
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告诉下属你在接到任务、报告或项目时是怎么做的,以便他们可以效仿。
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设定开始和完成时间
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你需要明确告诉下属什么时间开始、什么时间你会检查他们的进度、什么时间必须完成任务或项目。让下属把这些日期记录在自己的日历上。你也要将任务和被任命者的名字记录在你的日志上,并在总清单上记下后续跟踪的日期。
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技巧:
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