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规划会议
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你是否真的需要开这个会？
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在你安排下一次会议之前，问问自己：“真的有必要开这个会吗？是不是就因为以前都这么做，我才这么做？有什么重要事项或议题必须要讨论吗？”你是否考虑过把所有人召集起来开会要付出多大代价？或许你甚至还没有安排过会议。
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我发现人们在实现目标时选错了沟通工具。看看这些例子：
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• 本应该给对方打电话或安排会议时，却选择即时通讯工具或者来来回回地发电子邮件。
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• 安排了一个全体人员参加的会议或电话会议（本应该发封电子邮件告诉某些人就可以了）。
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技巧：
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如果你看见电子邮件发来发去都没有结果，就应该安排面谈或打电话。这样更节省时间，也更有助于提高沟通效率。
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界定希望达到的结果
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会议希望达到的结果决定了：
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• 开会日期。
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• 参会人员。
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• 会议时间。
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75％的受访者声称，他们在安排会议之前几乎没想过会议要达到的结果。他们把会议安排在上午是因为以前就是这么做，还邀请尽可能多的人来参加会议，然而从会议日程上根本看不出来完成这些议题需要多长时间。只要想清楚这些问题，你下一次会议的效率将自然有所提高。
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让与会者提交想法或会议议题
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每个人都要参与会议。有时候与会者的想法会让你始料未及。让与会者感受到自己和会议有关系，他们有可能会：
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• 准时或提前出席。
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• 做好准备，分享相关的信息和想法。
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这些安排和准备将有助于实现会议既定的目标，保证会议能准时或提前结束。
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减少会议的目标，增加休息时间
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简短的、直击主题的会议，效率最高。设法将会议时间控制在一个小时以内。一般人的注意力持续集中的时间为60~90分钟。然而，大多数会议都超过90分钟。你是否观察过当会议超过60分钟后，与会者就会表现出不投入或“开小差”的情况？如果你的会议总是超过一个小时，那么看看能否在下次开会的时候减少会议的目标。
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每当拿到内容很多、需要花些工夫才能看完的会议日程，我都会感到很吃惊。与会者需要以超高的速度读完日程上的所有内容：显然，会议肯定要超时。请记住：与会者喜欢参加的会议是能够提前结束的会议。这样在安排下一次会议时，他们才会因对你的良好印象而决定前来参加。
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技巧：
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下次你在制定会议日程时，删除最少20％的日程安排，这样你就可以准时甚至提前结束会议。
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提前准备好会议日程，并及早分发给大家
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