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在过去的20年里，我参加过或调查过的会议有很多，有的会议甚至连日程都没有。一个没有日程的会议相当于发出一个信号，这个会议可能是一场持续时间很长但用处不大的“自由讨论”。我最终吸取了这个教训并制定了一个规则：如果我没有及时收到会议日程，除非是公司的总裁或首席执行官召集的会议，否则我不会参加。我不会在毫无效率的会议上浪费时间。请记住：如果连你都不珍惜自己的时间，那么还有谁会珍惜呢？
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请务必让所有与会者都有足够的时间安排自己的日程，以便参加你的会议。参会人员的数量也很可能会更多。如果与会者都能在会前做好准备，那么会议的时间也将缩短。
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技巧：
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要求他人给你一份会议日程，以便你能做好准备为他们的会议出力（并判断自己是否有必要出席会议或派其他人出席）。
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让与会者得知他们被邀请参加会议的原因
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许多人都表示，不知道自己为何被邀请参加一些会议。此外，他们会前没有收到任何会议日程；也常常不知道参会的还有哪些人；因此没有为会议做好准备。
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告诉每一位与会者邀请他们参会的原因以及你希望他们在会上有何种表现。这将显示出你对他们参与的重视程度，鼓励他们来参加会议，并促使他们事先做好准备。
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如何有效地组织会议日程和会议
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• 开场白和重复上次会议记录应该占会议时间的1/6（60分钟的会议应该占10分钟）。
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• 讨论会议日程上的议题应该占会议时间的2/3（60分钟的会议应该占40分钟）。
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• 总结会议内容、介绍下次会议的行动方案以及确定下次会议的日期和时间应该占剩余的1/6时间（60分钟的会议应该占10分钟）。
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先讨论最重要的议题
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使用“素食”原则安排会议议题的优先次序。刚开会时人们的精神状态最好。先讨论会议日程上最重要的议题。如果最重要的议题讨论完了，即便与会者因为事情被叫走或者你时间不够了，对会议的影响也不大。这将有助于你准时结束会议。
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然而多数的会议日程却恰恰相反。日程上先安排最容易的议题（为了使容易的议题早点结束）。会议快结束时才开始讨论最重要的议题，所以会议肯定延时。
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设定开始和结束时间
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一个小提示：不要把会议安排在整点开始，比如下午2点。人们会认为你的会议是在2点左右开始。当会议安排在下午2：10时，人们就知道会议开始的时间就是2：10。最糟糕的情况：如果他们认为你的会议是在下午2点开始，即便他们2：10才来也会认为自己是准时到场。
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技巧：
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在规定的时间开始会议。让迟到者知道，迟到是不对的。对迟到者处以“罚款”。让迟到者尊重自己和准时到会者的时间。
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制定开会的基本规则
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公司应该制定开会的基本规则。这些基本规则应该张贴在各个会议室醒目的位置。每一次会议都遵循必要的标准和结构。许多高效率的公司都已这么做。然而也有很多公司不这么做。
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如果你的公司还没有这么做，那么在开会前要公布基本规则，或将规则写在会议室前面的白板上。开会前重复这些基本规则，让所有与会者都清楚。（重复了一定次数后可以不再赘述。）
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以下是一些基本规则的范例：
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• 关闭手机等即时通信设备。
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• 不要把其他工作带到会议中。
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• 集中精力、保持良好的状态，实现既定目标。
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