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会议希望达到的结果决定了：
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• 开会日期。
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• 参会人员。
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• 会议时间。
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75％的受访者声称，他们在安排会议之前几乎没想过会议要达到的结果。他们把会议安排在上午是因为以前就是这么做，还邀请尽可能多的人来参加会议，然而从会议日程上根本看不出来完成这些议题需要多长时间。只要想清楚这些问题，你下一次会议的效率将自然有所提高。
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让与会者提交想法或会议议题
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每个人都要参与会议。有时候与会者的想法会让你始料未及。让与会者感受到自己和会议有关系，他们有可能会：
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• 准时或提前出席。
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• 做好准备，分享相关的信息和想法。
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这些安排和准备将有助于实现会议既定的目标，保证会议能准时或提前结束。
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减少会议的目标，增加休息时间
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简短的、直击主题的会议，效率最高。设法将会议时间控制在一个小时以内。一般人的注意力持续集中的时间为60~90分钟。然而，大多数会议都超过90分钟。你是否观察过当会议超过60分钟后，与会者就会表现出不投入或“开小差”的情况？如果你的会议总是超过一个小时，那么看看能否在下次开会的时候减少会议的目标。
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每当拿到内容很多、需要花些工夫才能看完的会议日程，我都会感到很吃惊。与会者需要以超高的速度读完日程上的所有内容：显然，会议肯定要超时。请记住：与会者喜欢参加的会议是能够提前结束的会议。这样在安排下一次会议时，他们才会因对你的良好印象而决定前来参加。
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技巧：
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下次你在制定会议日程时，删除最少20％的日程安排，这样你就可以准时甚至提前结束会议。
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提前准备好会议日程，并及早分发给大家
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在过去的20年里，我参加过或调查过的会议有很多，有的会议甚至连日程都没有。一个没有日程的会议相当于发出一个信号，这个会议可能是一场持续时间很长但用处不大的“自由讨论”。我最终吸取了这个教训并制定了一个规则：如果我没有及时收到会议日程，除非是公司的总裁或首席执行官召集的会议，否则我不会参加。我不会在毫无效率的会议上浪费时间。请记住：如果连你都不珍惜自己的时间，那么还有谁会珍惜呢？
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请务必让所有与会者都有足够的时间安排自己的日程，以便参加你的会议。参会人员的数量也很可能会更多。如果与会者都能在会前做好准备，那么会议的时间也将缩短。
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技巧：
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要求他人给你一份会议日程，以便你能做好准备为他们的会议出力（并判断自己是否有必要出席会议或派其他人出席）。
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让与会者得知他们被邀请参加会议的原因
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许多人都表示，不知道自己为何被邀请参加一些会议。此外，他们会前没有收到任何会议日程；也常常不知道参会的还有哪些人；因此没有为会议做好准备。
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告诉每一位与会者邀请他们参会的原因以及你希望他们在会上有何种表现。这将显示出你对他们参与的重视程度，鼓励他们来参加会议，并促使他们事先做好准备。
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如何有效地组织会议日程和会议
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• 开场白和重复上次会议记录应该占会议时间的1/6（60分钟的会议应该占10分钟）。
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