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• 讨论会议日程上的议题应该占会议时间的2/3（60分钟的会议应该占40分钟）。
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• 总结会议内容、介绍下次会议的行动方案以及确定下次会议的日期和时间应该占剩余的1/6时间（60分钟的会议应该占10分钟）。
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先讨论最重要的议题
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使用“素食”原则安排会议议题的优先次序。刚开会时人们的精神状态最好。先讨论会议日程上最重要的议题。如果最重要的议题讨论完了，即便与会者因为事情被叫走或者你时间不够了，对会议的影响也不大。这将有助于你准时结束会议。
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然而多数的会议日程却恰恰相反。日程上先安排最容易的议题（为了使容易的议题早点结束）。会议快结束时才开始讨论最重要的议题，所以会议肯定延时。
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设定开始和结束时间
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一个小提示：不要把会议安排在整点开始，比如下午2点。人们会认为你的会议是在2点左右开始。当会议安排在下午2：10时，人们就知道会议开始的时间就是2：10。最糟糕的情况：如果他们认为你的会议是在下午2点开始，即便他们2：10才来也会认为自己是准时到场。
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技巧：
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在规定的时间开始会议。让迟到者知道，迟到是不对的。对迟到者处以“罚款”。让迟到者尊重自己和准时到会者的时间。
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制定开会的基本规则
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公司应该制定开会的基本规则。这些基本规则应该张贴在各个会议室醒目的位置。每一次会议都遵循必要的标准和结构。许多高效率的公司都已这么做。然而也有很多公司不这么做。
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如果你的公司还没有这么做，那么在开会前要公布基本规则，或将规则写在会议室前面的白板上。开会前重复这些基本规则，让所有与会者都清楚。（重复了一定次数后可以不再赘述。）
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以下是一些基本规则的范例：
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• 关闭手机等即时通信设备。
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• 不要把其他工作带到会议中。
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• 集中精力、保持良好的状态，实现既定目标。
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• 不要到最后一刻再取消出席（你必须派某人代你出席会议）。
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• 所有与会者都应准备发言。
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• 所有与会者的观点都很重要。
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• 所有与会者都应受到尊敬。
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• 提前到场可以和与会者交谈、做准备，或在会前吃点东西和/或喝点饮料。
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技巧：
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让与会者参与制定基本规则。这将有助于提高与会者遵守规则的积极性，也有助于减少导致会议延时的干扰。
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提前到场
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有许多理由让你提前达到会议室：
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