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为了启动会议，号召那些你认识的、擅长表达的与会者发言。他们将有助于会议的启动，帮助你开个好头，营造良好的氛围。一旦会议开始，要给没有机会在会议上发言的与会者分享自身观点的机会。
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当性格外向的与会者已经为会议开了个好头，并想继续发言时，你需要特别留意。还要号召其他与会者都参与到发言中来。设法让所有人都投入到会议中。
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从上次会议的议题开始
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首先讨论上次会议提出的行动方案。好的会议记录会让人们的注意力集中在会议内容上。然而花太长的时间去重复上次会议提出的行动方案很容易使会议失控。如果会议不能向前推进，你就不可能在规定的时间内讨论完会议日程上的所有内容。
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只关注会议日程上的议题
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造成会议不能按时结束的最重要原因是，会议的领导者对会议失去控制。马戏团团长要严格按照会议日程依次进行。严格遵照会议日程，会议就能提前结束，下一次人们就更愿意参加你安排的会议。因为你给大家留下了好印象，他们认为你做事有条不紊、职业化。
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令我大吃一惊的是，有那么多受访者表示，一直以来他们参加了许多没有马戏团团长的会议。这让他们感到很失望。如果你要开会，要当马戏团团长。
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技巧：
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如果出现了其他议题，把它们写在活动挂图上；如果会议日程结束后还有时间，你就可以接着讨论。如果没有时间，你可以把这些议题留到下次会议或再安排一次会议讨论。
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利用活动挂图激发并控制与会者
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我建议每个会议室都摆放活动挂图。利用活动挂图可以：
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• 写下与会者提出的想法。
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• 写下与会者所提出的，但与此次会议日程无关的想法，以保证会议的正常进行。
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• 将与会者分组，利用活动挂图写下他们的想法。
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当你集思广益时，可以将与会者分成若干小组，让他们把想法写在挂图上。这样最容易吸引所有人参与会议，有助于在更短的时间内激发更多的创意（创意常常是五花八门的）。
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案例研究
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弗兰克讨厌开会。这些会议从来都不按时结束。会议开始时，头几个议题进展还算顺利，接着就会有人提出一些与会议不相干的议题。你马上就会意识到，会议已脱离了日程。讨论结束后，你会发现会议已超出了原计划一个小时。弗兰克想：“又是这样的一天。”
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终于有一天，他决定做点什么以摆脱这种挫折感。弗兰克问上司，他是否可以当会议的“计时器”，以使会议按照议程进行。上司同意让他试一试，看看能否行得通。
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结果让人们大吃一惊。第一次尝试，会议就实现了准时结束，而且讨论完了所有议题。
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给与会者分派任务
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把所有参加会议的人当作一个团队，给他们分派任务，让他们成为团队中的一分子。这将使所有与会者都参与会议中，有助于与会者密切关注会议。
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与会者的类别：
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• 领导者（马戏团团长）：会议的推进者，确保会议按照议程进行。
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• 记录人：做会议记录。
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• 计时器：确保会议在规定的时间内完成。
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