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• 如果你无法打电话联系到他们，不必不好意思，直接发传真或电子邮件。如果事情的确很重要而且到了不解决不行的地步时，就直接去办公室找他们。
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• 如果对方提出要你留言，就请求语音留言，因为这样更准确、更详细。
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• 如果你回电话请求对方提供资料且无须和对方交谈时，就设法选择对方不在的时间打电话。
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• 在“总清单”上记录打电话的内容，以备将来之需。
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打入的电话
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设法筛选来电
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成功人士会利用语音信箱或助理保护自己的“素食”时间，以便完成“素食”工作。如果你有助理，早上一上班就先将自己当天的日程告诉助理，让助理帮你筛选来电。遇到优先级别低的电话，助理会告诉对方你在开会或你的门关着，以及你可能回电话的时间。
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如果你没有助理，语音信箱则更有效。在你“素食”工作期间将电话设置成语音信箱，当你思考完问题或工作后再检查留言。这么做你就成了马戏团团长，因为你能判断回电的优先次序。
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你可以在了解呼叫者所需要的答案或信息后，给呼叫者回电话，甚至可以不必和呼叫者通话而把答案留在其语音信箱中。
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如果你接听了电话，那么呼叫者将变成马戏团团长。因为你为了设法满足他的要求而丢下了自己手中正在做的工作。如果呼叫者的要求的确比你手中的工作更重要，你应该先停下来，记录自己进行到了哪一步再接听电话。
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如果呼叫者的要求没有手中的工作重要，那么你可以将对方的要求记录在你的“总清单”上，当你完成“素食”后再给对方回电话。本书中将会详细讨论语音信箱的使用。当然，如果你的工作是客户服务或必须接听每一个电话，务必集中精力且尽可能在短时间完成通话。
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让人们知道什么时间找你最合适
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有些时候人们需要接听电话。让经常打电话给你的人，知道什么时间找你最合适（和最不合适）。告诉呼叫者，你的部门中还有谁可以帮助他们。
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将电话委派给合适的人
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有时候，他人比你更适合处理电话。因为这通电话对于他人的重要性大于你，或者他人掌握了必要的信息。要抑制自己充当取悦者的冲动。将合适人选的姓名和电话号码告诉呼叫者，或提议直接将呼叫者的电话转给合适的人接听。向呼叫者解释，如果由那位合适的人处理，呼叫者的电话或要求能得到更快的解决。
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迅速判定来电的性质
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判断来电和优先考虑的工作之间的关联程度。你是放下手中的活儿去接听呢，还是根据你的日程安排和来电的重要性找个更合适的时间回复对方？
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问问呼叫者：“我能为你做点什么？”你要使对方直切主题，而不要让呼叫者不紧不慢地开始谈论天气。你要不停地向呼叫者提问直到能判断出来电的性质。
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技巧：
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促使呼叫者在拿起电话前先做计划（这是马戏团团长的另一招）。这将有助于集中呼叫者对通话的专注力，减少天马行空式的漫谈。
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案例研究
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杰姬一听见电话铃响就去接听。有些来电的确值得接听，而有些却不值得接听。即便是值得接听的电话，由于呼叫者事先未做准备，通话似乎总也完不了。杰姬不想让对方觉得自己不礼貌，但她的确有很多活儿要干。
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杰姬开始思考该怎么办。如果她认为时间很宝贵并希望准时下班，就应该长话短说，让通话尽快结束。杰姬发现电话是她最大的干扰者。当她开始专心致志地打电话时，她发现每天可以节省出30~60分钟。
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如何有效使用语音信箱
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即使一天或一周不在办公室，许多人却从来不更换自己的语音留言。下列两种方法能帮助你提高职业素养：
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